Les principes de comptabilisation dans Serca Initial reposent sur trois axes de traitements :
- La Comptabilisation automatique de la facturation client et des commandes d’approvisionnement fournisseurs
- Des Interfaces simplifiées pour la gestion des règlements clients et fournisseurs sur la base des échéances.
- Un Module de comptabilité générale et analytique pour des mise à jour manuelle consultation et édition.
Le schéma fonctionnel de traitement de la facturation et des règlements aboutit sur trois programmes de comptabilisation :
- La confirmation du retour camion
- La saisie des règlements
- La maintenance du livre de caisse
Le principe de comptabilisation automatique des factures repose tout d’abord sur le paramétrage des données de base.
Ventilation comptable vente article / client (Option 907 et 901)
La ventilation comptable de la vente d’un article s’articule autour de la notion de code « géo compta ». Chaque client est paramétré avec un code géo compta spécifique.
Le paramétrage du code géo compta se réalise dans le programme de maintenance des clients, accessible par l’option 901, il permet de classer chaque client dans un canal de vente.
Ce même code géo compta est associé à un compte comptable de vente dans le programme de maintenance des articles.
Le programme de maintenance des articles est accessible par l’option 907, il permet de lister les correspondances codes géo compta / comptes de vente
Ainsi dans l’illustration ci-dessus : toutes les ventes du produit « X » réalisées sur le client « Y » identifié comme client CHR (code géo compta 1) sont comptabilisées sur le compte de vente 707100.
Les paramètres de comptabilisation des ventes (Option 94)
La comptabilisation automatique des factures clients repose sur le programme de paramètre de la comptabilisation des ventes.
Ce programme liste l’ensemble des types de facturation réalisables sous BeVor : consigne, déconsigne, vente client, frais de facturation, vente inter dépôt, ristournes.
Pour chacune des lignes, le programme recense les configurations de ventilation comptable en fonction des couples tva client et tva article possibles (compte de charge ou produit, compte de tva, journal, nature de l’écriture comptable et code taxe (voir module comptabilité générale).
Comptabilisation des factures clients (Option 137)
Au terme du processus de facturation, les factures sont récupérées dans le programme de confirmation du retour camion pour l’étape ultime de comptabilisation.
Les factures issues des traitements livraison par BeVcam sont comptabilisées dès signature du client.
Comment comptabiliser les factures non traitées par le processus de livraison BeVcam ?
Cliquer sur le bouton « Factures non comptabilisées » pour visualiser la liste des factures en attente de comptabilisation.
Visualiser l’ensemble des factures en attente de comptabilisation y compris les factures en tournées de livraison.
Sélectionner le groupe de factures souhaité (tournée), puis cliquer sur le bouton OK.
Il est possible à ce stade de compléter la facture sur les montants de déconsigne.
Sélectionner la facture à actualiser puis cliquer sur le bouton « détail déconsigne », renseigner le code de l’article et la quantité à déconsigner puis valider la saisie par le bouton « ok »
Validation et les factures sont désormais comptabilisées.
Paramétrage Pièces de la comptabilisation des ventes
Les modalités de comptabilisation des ventes sont définies par le paramètre société 68, type 431.
Les facturations marchandises peuvent être comptabilisées en une seule pièce par tournée ou une pièce par facture.
les facturations diverses ou facturation financière peuvent être comptabilisées en une seule pièce par lot de comptabilisation ou une pièce par facture.
