Comptabilité générale

Le Module de comptabilité générale repose sur tables de paramétrages appelés « données de base »

La maintenance du plan comptable (Option 326, 749)

L’écran de maintenance du plan comptable est constitué de trois zones distinctes :

Chaque compte est identifié par

• un numéro,
• le libellé 1 et libellé2,
• l’indicateur de centralisation tiers(existence ou non de sous numéro de compte de Type C pour client, F pour fournisseur),
• l’indicateur de gestion établissement (E pour établissement comptable, D pour division commerciale),
• l’indication de gestion en portefeuille (O le compte est géré en portefeuille client, N pour non),
• l’Indicateur Titre (Le compte est il un titre de rubrique dans le plan comptable),
• la saisie interdite (indicateur d’autorisation de saisie en écriture comptable),
• l’ajout Analytique (autorisation de rajouter une correspondance analytique lors de la saisie de l’écriture,
• la modification analytique (autorisation de modification de l’analytique en saisie des écritures comptables),
• le type de lien analytique (défini le mode d’application de la correspondance analytique prédéfinie et le compte, M pour manuel, A pour automatique),
• le sens préférentiel à la saisie des écritures (positionnement par défaut du curseur en saisie des écritures en fonction du code type journal, A pour achat, V pour vente, T pour trésorerie, D pour divers, N pour a nouveau, S pour situation),
• Lettrage obligatoire (indicateur de lettrage pour conditionner le report à nouveau à la clôture de l’exercice, O pour Oui le report se réalise sur les détail des écritures non lettrées, N pour non, le report à nouveau concerne uniquement le solde du compte en fin d’exercice),
• Saisie de l’échéance obligatoire ou non sur le compte,
• Lode opération banque de France obligatoire ou non,
• L’ analytique obligatoire ou non,
• Le code centralisateur analytique,
• l’indicateur de suppression.

Les comptes de comptabilité générale donnant lieu à une « auxiliarisation » sont définis comme des comptes centralisateurs de tiers (« C » pour les clients, « F » pour les fournisseurs et « N » pour les non centralisateurs de tiers).

Chaque tiers est enregistré dans le compte CG à partir d’un numéro de tiers, d’un libellé. Ce dernier peut être copié à partir du libellé de facturation. L’indicateur lien fort permet de confirmer la stricte correspondance entre le tiers en comptabilité générale et la fiche client ou fournisseur suivant les cas.

La maintenance des liens analytiques (Option 327)

L’écran de maintenance des liens analytiques permet de prédéfinir les correspondance possible entre un compte comptable de charge ou produit et les axes analytiques prédéfinis. Ainsi pour un numéro de plan analytique et un compte comptable saisis en en-tête, il est possible de configurer les données appliquées ou automatiquement ou saisie à l’enregistrement comptable de la pièce. Le paramétrage permet de définir des liste de choix qui s’ouvre automatiquement à la saisie, ou de prédéfinir les choix possibles de sélection par axe avec ou sans pourcentage de répartition en bout de ligne comme dans l’exemple ci-dessous.

Les correspondances peuvent être copiées d’un compte à l’autre pour faciliter l’initialisation du module

Journaux (Option 328)

L’écran de maintenance des journaux est formé de deux zones distinctes :

Chaque journal est enregistré en fonction de plusieurs critères :

• le code et libellé
• le type de journal (exploité pour certaines fonctionnalités nécessitant l’identification d’une catégorie de journaux spécifique : clôture comptable (ran), écritures de situation…)
• Le compte centralisateur par défaut associé au journal est exploité dans le cadre de la génération de la contrepartie en saisie des écritures comptables.
• Le numéro de protocole est un numéro obligatoire ou non et enregistré manuellement ou automatiquement avec la pièce comptable.
• Le type de numérotation permet de définir l’association du numéro de protocole à la pièce comptable ou au journal (regroupant un ensemble de pièce comptable).
• Le type de contrepartie défini si la contrepartie automatique est générée sur chaque ligne (détaillée) ou pour l’ensemble des lignes de la pièce (globale).
• La portée de la contrepartie définie la possibilité de générer une contrepartie sur l’ensemble de la pièce sur laquelle le curseur est positionné ou pour chacune des pièces enregistrées dans le journal.
• Le type de portefeuille client permet de définir uniquement dans le cadre d’enregistrement sur les comptes clients gérés en portefeuille si les enregistrements alimentent la table facture ou la table règlement.
• La navigation permet de définir selon les journaux si l’on accède automatiquement à la table de lettrage par tabulation ou si le curseur passe à la ligne suivante.

Exercice (348)

Chaque exercice est enregistré en fonction d’une année comptable, d’une période de validité, d’une devise principale, d’une devise secondaire, d’un numéro de plan analytique et d’une indication « ouvert » ou « fermé ».

Paramétrage Codes taxes (548) et CA3

Le traitement tva de Serca Initial est basé sur l’exploitation de codes taxes dans l’ensemble des processus de comptabilisation des écritures automatiques ou manuel. Ils garantissent la cohérence des ventilations compte/montant/taux et facilite le processus de contrôle en fin de période.

Les codes taxes sont configurés dans l’option 548. Cette table de paramétrage établi le lien entre:

• Un code taxe associé à la classe du compte 200 pour immobilisation, 600 pour les charges et 700 pour les produits.
• Une déclinaison par code taux de tva (0 pour sans tva, 1 pour le taux réduit, 2 pour 20%
• Une correspondance avec des comptes de tva collectée et tva déductible

• Un indicateur d’inclusion dans la déclaration CA3, des paramètres de récupération et codes taxes complémentaires exploité dans ce cas.

.

L’édition du plan comptable (377)

Plan comptable (Option 377), le tableau édité présente le plan comptable exploité en comptabilité, détaillé par compte (libellé 1 et libellé 2), l’indication de centralisation de tiers et de saisie interdite.

L’édition des tiers (Option 378)

Le tableau édité présente la liste des tiers associés au compte comptable sélectionné classés par numéro de tiers.

L’édition des liens analytiques par compte (Option 388)

Le tableau édité présente le récapitulatif des liens analytiques classés par compte et type de liens.

Paramétrage des Banques (99)

La configuration des références bancaires se réalise par l’option 99 du menu.

Elle permet d’identifié :

• Un code de banque
• Un libellé
• les coordonnées adresse, code postal et ville
• les coordonnées Bancaire
• Le compte comptable (à configurer au préalable dans le plan comptable (326)
• le code journal (à configurer au préalable dans le paramétrage des journaux (328)

En bas de page pour chaque ligne de banque

• La référence en mode IBAN
• Le mode de SEPA pour les fichiers (prélèvement, virement) transmis
• La date début du rapprochement bancaire.

Dans la mesure ou la référence bancaire peut être exploitée dans les procédures de gestions des encaissements (virement bancaire, impayé, mouvement remise espèce), il est peut être nécessaire de compléter le paramétrage dans les modules complémentaires de paramétrage des règlements clients et fournisseur (paramétrage des types de paiement 97, paramétrage des modes de paiement 93, paramétrage des mouvements de caisse 55).

Les types de paiement (97)

Le programme permet de définir les types de paiements qui seront associés aux fiches clients et aux fiches fournisseurs.

On défini un type de paiement avec

• Un code
• Un libellé
• texte pour document relevé
• type de jour pour échéance
• type facture ou relevé (+ découpage jour)
• code opération banque de France (facultatif)
• Catégorie de paiement permettant de spécifier la nature du règlement et traitements associés (chèque, lcr, traite a éditer , virement magnétique)
• La nature du règlement (règlement client, règlement fournisseur)
• la banque (issu de la table de référence des banque (99)

Dans le cas spécifique des règlements fournisseurs des paramètres complémentaires journal et compte comptable peuvent être renseigner pour les schéma d’écriture avec un compte intermédiaire (type effet 403000)

Mode de paiement client (93)

L’option 93 permet de définir les composants et le schéma d’écriture des modes de règlement exploités dans les modules de gestions des règlements client comme la saisie des règlements (104), génération des règlements sur facture et relevé (1171), extraction des Lcr (711) extraction de prélèvement (1819).

Type de mouvement de caisse (55)

Les mouvements de caisses exploités pour les enregistrements dans le livre de caisse sont définis par l’option (55) :

Chaque mouvement est identifié à partir d’un code, d’un libellé, d’un sens (encaissement ou décaissement, d’un indicateur de comptabilisation et en conséquence du compte comptable associé et d’un code taxe et d’une nature. Le code origine permet d’exploiter les tables des paramètres sociétés pour alimenter les saisies à partir de liste de valeur spécifique (Liste du personnel avec le paramètre société 61, ou une liste de valeur spécifique origine caisse avec le paramètre société 48).

Dans le cas de l’exploitation de la comptabilité analytique chaque mouvement de dépense sera associé aux axes analytiques correspondant en bas de l’écran.

Les mouvements non comptabilisables sont exploités automatiquement en association avec les modes de règlements espèce (encaissement ou remboursement). La correspondance entre les modes de règlements et les mouvements de caisse est établie par le paramètre société 67.

Les mouvements non comptabilisables peuvent être utilisés dans le cadre de régularisation du livre de caisse sans impact sur la comptabilité générale.

Les mouvements comptabilisables sont exploités exclusivement à partir de l’option 407 dans le cadre de décaissement ou sortie d’espèce n’impliquant pas de contrepartie sur un compte de tiers.

Ces mouvements permettent de déclencher des enregistrements de petites dépenses, impliquant le crédit du compte 531 par le débit d’un compte de classe 6 et le compte de tva associé au code taxe

, de remises d’espèces à la banque, impliquant le crédit du compte 531 par le début d’un compte banque ou d’un compte de virement interne 580.