L’option 1070 permet de réaliser des enregistrements manuelles de pièces en comptabilités générales.
L’en-tête de pièce est identifiée (1)
- dans un journal
- une période (mois et année)
Chaque pièce est définie (2) et (3)
- par une date de comptabilisation
- un libellé principal (ou libellé 1)
- par une date de document (exploitée pour le calcul des échéances sur règlements fournisseur)
- par un numéro de document
- par un libellé secondaire (ou libellé 2)
Chaque pièce peut alimenter (4)
- le portefeuille fournisseur échéancier sur les comptes tiers fournisseur gérés en portefeuille
- la comptabilité analytique
- Le module des immobilisations
Procédure de saisie :
Etape 1 : Création du nouveau Journal de saisie par double clic et validation e depuis la liste de valeur des journaux existants.
Une fois la sélection du journal validée, on détermine la période de comptabilisation. (mois, année et de manière optionnelle, la période et la situation).
Etape 2 : Création de la pièce
Détermination de la date du document comptable (par défaut le jour de la date système). Attention le champ date compta n’est pas modifiable, il correspond à la concaténation du jour et du mois et année de l’en-tête du journal.
Détermination du libellé associé en comptabilité générale. Il peut être saisi ou sélectionné dans une liste de valeur accessible par double clic.
Renseignement de la date de document (par défaut date du jour), du numéro de document (exclusivement numérique), du champ libellé 2.
Renseignement de la nature de l’écriture. La nature 3 procède à l’enregistrement de la facture fournisseur en comptabilité et de la ligne d’échéancier dans le portefeuille fournisseur.
Le champ numéro de protocole est optionnel :
- soit il est obligatoire et manuel : il est impératif de renseigner le numéro de protocole pour accéder au détail de la pièce
- soit il est obligatoire et automatique : le numéro sera déterminé par le système au moment de la comptabilisation
- soit il n’est pas obligatoire.
Etape 3 : Saisie du détail de la pièce
Renseignement du numéro de compte de charge : dans le cas où le numéro de compte est incomplet le système renvoie à la liste de valeur des comptes correspondant.
Saisie du montant
Passage à la ligne suivante et sélection du code taxe lié au compte
Génération ligne de tva (permet de déclenché la saisie du compte de tva en automatique selon le paramétrage des codes taxes en option 548)
Saisie de la contrepartie fournisseur : compte, tiers, montant.
ATTENTION : La ligne de saisie sur le compte comptabilité générale de classe 4 renseigne une fenêtre d’informations complémentaires destinées à l’exploitation du portefeuille fournisseur comme :
- Le type de paiement : Celui-ci apparaît automatiquement si la fiche fournisseur a été renseignée. Sinon, il est possible de renseigner la cellule à partir de la liste de valeurs.
- Le délai de paiement : Celui-ci est généré automatiquement en cliquant sur le bouton « générer échéance » (si la fiche fournisseur a été paramétrée).
- Blocage du règlement de la facture que l’on enregistre.
- La banque sur laquelle sera effectué le règlement.
- Regroupement des règlements pour les propositions de règlements par lot.
Validation de la ligne par un passage en ligne suivante permet de déclencher l’enregistrement dans le brouillard de saisie. Jusqu’à la comptabilisation, l’annulation ou la suppression du journal les écritures restent enregistrées (il y a un enregistrement par utilisateur).
Etape 4 : comptabilisation : dans la mesure où toutes pièces du journal sont soldés, le bouton « comptabiliser le journal » est actif
Conseil de navigation pour la saisie des pièces : Saisie de tout ou partie du compte comptable pour accéder à éventuellement à la liste de valeur. Le passage d’une cellule à l’autre se réalise par la touche « Entrer » ou les tabulations. Descendre à la ligne suivante après la saisie du montant pour valider la ligne.
Traitement lettrage en saisie d’écriture
Lors de la saisie des écritures il est possible d’accéder aux écritures du compte lettrable via l’onglet lettrage. Selon le paramétrage du journal, il est possible de forcer la navigation sur l’onglet lettrage pour les comptes identifié en lettrage à Oui dans le plan comptable. Cette procédure permet de réaliser le pointage des écritures début et crédit dans le même temps que la comptabilisation.
Exemple pour la saisie d’un règlement fournisseur depuis l’option 1070.
La saisie de l’en-tête de pièce est identique à la procédure classique (choix du journal et choix de la période). Après la saisie de la ligne de pièce sur le compte comptable fournisseur pour associer le montant à son bénéficiaire, le passage à la ligne suivante, déclenche l’affichage de l’onglet Lettrage avec le détail des écritures non lettrées sur le compte concerné.
Lettrage s’effectue en pointant les lignes de compte concernées en prenant soin de contrôler le solde du rapprochement avant de revenir à la saisie de la pièce par le bouton Ok.
Exploitation d’un modèle de pièce en saisie d’écriture
Au préalable le model doit être configuré par le boutons Modèles.
En-tête de modèle : Nom du modèle, la nature de l’écriture et le libellé 1 et deux de la pièce.
En relation avec l’en-tête, le détail de la pièce permet d’identifier les comptes concernés par la pièce. Il est actuellement possible de définir la répartition en pourcentage des valeurs comme ceci
A l’enregistrement du model le système vérifie l’équilibre des montants mais enregistre tout de même le modèle « déséquilibré ».
Pour une gestion automatique des codes taxes il faut que le fournisseur soit aussi associé à un paramètre de code taxe préférentiel dans la maintenance des tiers du plan comptable
Ok pour sortir de l’écran
Exploiter le model
Etape 1:le code journal
Etape 2: Appliquer le modèle de pièce et renseigner à minima le montant ttc lié à la ligne, puis valider par le bouton Ok.
Vous obtenez une première partie de la pièce.
Générer la tva pour équilibrer la pièce
Remarque : Il est aussi possible d’exploiter le modèle de pièce sans montant uniquement pour lister les comptes
Saisie d’une immobilisation
Ainsi dans le cadre de la saisie des écritures le traitement d’immobilisation se matérialise de la façon suivante :
Le passage à la ligne suivante déclenche la boite de dialogue du choix du code taxe spécifique en classe 2 :
La validation du choix de la tva déclenche l’ouverture du module immobilisation :
En premier lieu l’utilisateur détermine le choix du dépôt (sélection automatique s’il n’existe qu’un seul dépôt).
Le choix du magasin
Le choix de la famille de bien
Le choix du client associé à l’immobilisation qui dépend du paramétrage des comptes d’immobilisation
La dénomination du bien (via le libellé du bien)
L’enregistrement de l’analytique
La validation du bien par la touche Ok
Attention la création du bien dans le module d’immobilisation est consécutive à la comptabilisation de la pièce.
Ainsi via l’option 630 vous visualiser le bien crée.
Recherche pièce et contrepassation
Il est possible re rechercher une pièce par compte comptable et/ou le tiers puis d’effectuer un zoom vers le grand livre (double clic dans le n° de piéce interne).
Lors du double clic dans la zone n° piéce interne, le zoom sur le grand livre permet ainsi d’afficher directement les données en consultation du grand livre :
Dans le grand livre, les lignes grisées sont les lignes qu’on ne peut ni copier, ni annuler, ni modifier. En effet, ces lignes ne sont pas issues de la saisie des écritures, mais d’autres programmes comme la comptabilisation des factures client, la comptabilisation des factures fournisseur, la saisie des règlements, la gestion de la caisse et d’autres encore, qui ont déjà leur propre processus d’annulation.
Par conséquent, on ne peut double-cliquer que sur les lignes blanches.
Exemple : « ACH » 01-04-2016 d’un montant au crédit de 9 Euros, et on revient ainsi dans la fenêtre de recherche avec le numéro de pièce de l’écriture, qui s’affiche automatiquement (contrairement à la version précédente où il fallait cliquer dans la zone avec la souris pour avoir le numéro de pièce).
On décide de contre-passer l’écriture, on clique sur le radio bouton « contre passation écritures » puis on comptabilise le journal.
Remarque: La procédure est équivalente pour le contrepassation , la copie ou la modification des écritures de situations avec la suppression de l’écriture d’origine.
Choix du code taxe par défaut
L’affichage par défaut d’un code taxe en saisie des écritures 1070 est lié à deux paramètres:
- Le paramétrage du code taxe préférentiel sur le tiers fournisseur (326): le numéro de tiers fournisseur peut être associé à un numéro de code taxe préférentiel de 1 à 6 selon la configuration des comptes de charges
- Le sens de saisie de la pièce: Pour que le système applique le code taxe par défaut associé au numéro prédéfinie dans la maintenance des tiers, il faut obligatoirement commencer la saisie de la pièce la ligne du fournisseur.
