Principe de fonctionnement
Scout est un assistance à la recherche d’information sur votre ERP. Posez lui une question et ce dernier recherche les réponses possibles dans la documentation Serca Initial.
Afin de rationnaliser la recherche l’assistance détermine en premier le ou les domaine(s) fonctionnel(s) correspondant(s) à votre interrogation.
Si vous validez la proposition de domaine suggérée par l’assistant, ce dernier procède à la recherche et affiche sa réponse à la question posée initialement.
Les liens de ressources documentaires utilisées sont proposés en fin de réponse et permettent d’étendre la recherche manuellement dans les documents.
La réponse me convient (pouce en haut) mais je souhaite approfondir ma recherche, je pose alors une autre question complémentaire qui sera automatiquement analysée dans le domaine retenu de la conversation.
La réponse à la nouvelle question ne me convient pas (pouce en bas) je l’indique à l’assistance qui me propose alors 3 alternatives: reformuler la question; changer de domaine fonctionnel, contacter le support.
Option 1: Poser une question complémentaire dans le même domaine fonctionnel.
Option 2: Changer de domaine: l’assistant propose les 3 domaines les plus usités, si aucun ne correspondant il est possible de poser une question sur laquelle ce dernier s’appuiera pour proposer le ou les domaines potentiellement concernés. et poursuivre ainsi le dialogue.
Option 3: Contacter le support: l’assistant affiche l’ensemble des options de contact de l’assistance par envois d’un message , pas appel téléphonique ou enregistrement d’un ticket d’assistance.
L’importance du retour d’expérience utilisateur.
La documentation est évolutive et nourrit l’assistant qui est en perpétuel apprentissage. L’information du retour d’expérience utilisateur est donc prépondérante pour permettre au système de combler ses lacunes.
Ainsi, l’issu d’un dialogue permet d’identifier si le domaine fonctionnel interrogé est bien couvert ou non.
Ainsi l’issu d’un dialogue positive , le pouce en haut, permet de confirmer que le domaine fonctionnel interrogé est bien couvert et suffisant dans l’accompagnement et la recherche de solution.
A l’inverse, une réponse insuffisante, erronée , hors sujet sera identifiée avec le pouce en bas , ce qui permet à l’assistant de proposer des alternatives pour poursuivre l’accompagnement utilisateur.
Enfin, l’option “contacter le support” permet de soumettre la question (et la réponse insuffisante) au service d’assistance par mail, téléphone ou par la création d’un ticket. Il déclenche aussi un retour d’information qui bénéficiera à l’administration de l’assistant scout pour amélioration des ressources documentaires.
Ces retours statistiques sont importants pour l’amélioration continue du service par Tchat et de l’accès aux support. Nous comptons sur vous!
Les domaines fonctionnels
Les domaines fonctionnels sont des périmètres d’analyses permettant de définir un cadre spécifique au dialogue entre l’utilisateur et l’assistant. Il précise le périmètre d’activité de Serca Initial dans lequel s’effectue la recherche.
Ainsi une question sur “la saisie de commande” pourra concerner le domaine “les ventes et facturation” ou le domaine ‘achats marchandises”; en conséquence un choix de périmètre fonctionnel est proposé à l’utilisateur avant toute tentative de réponse; plus la question est précise, plus le domaine fonctionnel est identifiable et meilleure en sera la réponse.
Les domaines sous-jacents aux analyses de l’assistant sont
Pour le domaine général ERP
- Connexion, navigation, droits utilisateur dans Serca Initial: fonctionnalité de paramétrage et d’exploitation générale de l’application Serca initial
Pour la comptabilité générale
- Comptabilité générale: Ensemble des fonctionnalités de saisie, consultation, d’édition des écritures comptables.
- Comptabilité analytique: paramétrage ,exploitation et édition de la comptabilité analytique complémentaire à la comptabilité générale.
- Déclaration TVA: procédure de déclaration.
- Rapprochement bancaire: Regroupe l’ensemble des fonctionnalités liées au traitement des pointages d’écritures bancaires en comptabilité générale.
- Immobilisations: Regroupe l’ensemble des fonctionnalités de traitement des immobilisations de la création de bien à la dotation d’amortissement.
- Echéancier fournisseur: Regroupe l’ensemble des fonctionnalités de consultation et maintenance des échéances fournisseurs.
- Clôture comptable: procédures et éditions relatives au processus de clôture d’exercice comptable.
Pour le processus achat marchandises
- Achat Marchandises: Analyse de besoin d’approvisionnement, Processus de saisie de commande et réception, paramétrage fournisseur.
- Contrôle facture fournisseur: fonctionnalités liées aux principe de comptabilisation des achats marchandises avec contrôle préalable des prix.
- Prix revient article et conditions d’achat: Regroupe l’ensemble des fonctionnalités de gestion des prix de revient articles, conditions d’achat détaillées par fournisseur.
Pour la logistique stock, préparation et déclaration
- Logistique Livraison (Optimisation préparation): Regroupe l’ensemble des fonctionnalités liés au processus de préparation des marchandises et leur livraison, optimisation des tournées, déclenchement des préparations support papier et scannette, gestion des ruptures.
- Inventaire et stock: Regroupe l’ensemble des fonctionnalités de maintenance, de consultation et de mise à jour manuelle (hors processus commande client fournisseur) des stocks marchandises.
- Comptabilité matière et déclaration douane: Ensemble des options de paramétrage, de mise à jour d’édition et de déclaration lié à la maintenance du stock comptabilité matière.
Pour le processus gestion commerciale vente
- Vente et Facturation marchandises: Regroupe l’ensemble des fonctionnalités de traitement commande et facturation client; saisie mobile, saisie télévente, support carte de commande.
- Maintenance tarif et remise sur facture client: regroupe l’ensemble des fonctionnalités de création et maintenance de tarif, et de remise sur facture.
- Ristournes (Remises et Refacturation fin de période):Regroupe l’ensemble des fonctionnalités de paramétrage, génération facturation et comptabilisation des remises de fin de période client et refacturation ou demande d’avoir auprès des brasseurs.
- Contrats clients (Investissement, avance, prêt): Fonctionnalité d’enregistrement et suivi des contrats clients.
- Départ et retour camion: ensemble des fonctionnalités de gestion de la livraison marchandises et récupération des emballages: facturation, édition, suivi de la livraison sur mobile, contrôle retour, régularisation client et encaissement.
- Portefeuille client (Encaissement et suivi des encours): regroupe l’ensemble des fonctionnalité de gestion des règlements clients en portefeuille, procédure d’enregistrement, remise édition des encours.
- Litiges clients (relance client et blocage de commande): Regroupe l’ensemble des fonctionnalités liées aux traitements des litiges sur encours clients en portefeuille.
- Commissions: Regroupe l’ensemble des fonctionnalités associées à la démarche de commissionnement représentant et livreur.
- Tableau de bord CG et statistiques: Regroupe l’ensemble des fonctionnalités d’analyses statistiques commerciales ventes achats sur les axes clients/articles/fournisseurs.
- Facturation financière (commandes diverses) : Regroupe l’ensemble des fonctionnalités de traitement de facturation financières issues du module de traitement des commandes diverses.
Pour le module technique
- Entretien des TAP (Sanitation): Regroupe l’ensemble des fonctionnalités liées aux traitements de l’installation et l’entretien des tirage à pression (TAP)
Pour les processus d’échanges tiers
- EDI-Web services: Regroupe l’ensemble des fonctionnalité d’échange de données avec des tiers. Web service pour les référencements articles et prix de revient des centrales d’achat, EDI chorus, transfert des traitement des mercuriales centrale d’achat.