Les modes de paiements clients correspondent au processus d’enregistrement d’un règlement dans le système. Ils sont exploités aussi bien dans les procédures automatiques de génération des règlements par lot (1171) que dans les traitements manuel saisie des règlements clients (104).
Paramétrage
Les modes de paiements sont définis par l’option (93) “Paramétrage des modes de paiements”
Le tableau de paramétrage permet de définir les modes de paiements à partir des informations suivantes:
- Le code et libellé (1 et 2) du mode de paiement : Ce code et libellé sont pour certain standard (1- espèce, 2 chèque, 3- Lcr), les libellés doivent être suffisamment explicites afin de permettre une bonne identification dans les listes de choix de la saisie des règlements.
- La catégorie de paiement: elle est définie par défaut dans le système et permet de préciser la nature du mode de règlement et donc ses modalités de traitement dans Serca Initial (Espèce, chèque, lettre de change, prélèvement, virement).La catégorie de paiement est elle même configurée via le paramètre société (68) type 130.
- Indicateur de représentation: indicateur spécifique reporté dans le fichier LCR.
- Sens “positif” ou “négatif”: permet de définir le sens de l’enregistrement sur le compte du client (positif= au crédit du compte client, négatif= au débit du compte client).
- Acceptation: indicateur spécifique reporté dans le fichier LCR, il permet de définir si le règlement Lcr est soumis ou non à l’acceptation du client.
- Compte client exploité en comptabilité générale: permet de définir me compte mouvementé par le règlement client (potentiellement 411, 416, 417)
- Déclinaison division: utilisée en correspondance avec le compte client , la déclinaison division remplace le dernier caractère du compte par le numéro de dépôt. Ce critère permet d’utiliser un même paramètre sur des comptes distingués par dépôt.
- Contrepartie: Le compte de contrepartie exploité pour l’écriture comptable du règlement.
- Déclinaison division: utilisée en correspondance avec le compte de contrepartie. Ce critère permet d’utiliser un même paramètre sur des comptes distingués par dépôt.
- Le journal: journal d’enregistrement de l’écriture comptable de règlement.
- La nature comptable: Nature de l’enregistrement comptable de l’écriture (règlement client , Opération diverse….)
- Le code opération banque de France: code utilisé pour les transactions financières auprès des banques (règlements ou encaissement).
- Nombre de jour: Champs de paramétrage (non défini actuellement dans les paramètres de l’application).
Espèce
Phase d’encaissement
Le mode de règlement espèce est associé à un livre de caisse (via le paramètre dépôt (69) type 5 correspondance de mode de paiement et numéro de caisse et un mouvement de caisse) et associé à un mouvement de caisse via le paramètre société (68) type 67 correspondance saisie des règlements et caisse). Le livre de caisse, alimenté par le règlement, est quant à lui paramétré via l’option 84.
Ainsi chaque comptabilisation d’encaissement espèce alimente le compte client en portefeuille (108) le grand livre des comptes pour les classes 411, 531 et sera parallèlement enregistré dans le livre de caisse associé par les paramètres.
Phase de remise en banque
C’est le livre de caisse qui sera utilisé dans ce cas pour le processus de remise en banque. Le module dispose d’un mouvement de remise en banque comptabilisable qui permet de déclencher l’écriture de remise espèce en banque à partir du livre de caisse.
Chèque
Le mode de règlement par chèque est généralement associé à un compte de contrepartie 511200 (potentiellement décliné par division pour dissocier les traitements par dépôt).
Phase de remise en banque (109)
Le programme de constitution de remise en banque permet d’établir la liste des règlements chèque comptabilisé et en attente de remise en banque (valeur en portefeuille).
Pour afficher les chèques à remettre en banque, il faut:
- Renseigner la date de remise
- Sélectionner la banque de remise
- Choisir la catégorie de paiement 2
Pour valider la remise en banque il faut sélectionner les chèques à remettre (case à cocher) et valider le traitement par le bouton Valider (avec ou sans édition du bordereau de remise). Le système passe en comptabilité générale l’écriture crédit 511200 / débit 512.
LCR
Le mode de règlement LCR est associé avec une contrepartie 413 et un processus de traitement en 3 étapes: Ce principe qui décompose saisie, remise en banque + extraction fichier et enfin passage des écritures en banque à date d’échéance permet de regrouper sur une remise en banque plusieurs échéances en maintenant un rapprochement bancaire chronologique.
La saisie de règlement 104 (potentiellement générée en lot par l’option 1171)
La phase de remise en banque (109)
Le programme de constitution de remise en banque permet d’établir la liste des règlements LCR comptabilisé et en attente de remise en banque (valeur en portefeuille).
Pour afficher les chèques à remettre en banque, il faut:
- Renseigner la date de remise
- Sélectionner la banque de remise
- Choisir la catégorie de paiement 4
Phase d’extraction de fichier LCR magnétique (711)
La remise en banque permet de proceder à l’extraction du fichier LCR.
Les répertoires d’extraction et copie de fichier LCR se configure via le paramètre dépôt type 3 numéro 47 et 60.
Le passage en banque à date d’échéance se réalise via l’option 588 qui affiche les montants de remise par date d’échéance.
Prélèvement
Le mode de règlement prélèvement est associé avec une contrepartie 413 et un processus de traitement en 3 étapes: Ce principe qui décompose saisie, remise en banque + extraction fichier et enfin passage des écritures en banque à date d’échéance permet de regrouper sur une remise en banque plusieurs échéances en maintenant un rapprochement bancaire chronologique.
La saisie de règlement 104 (potentiellement générée en lot par l’option 1171)
Phase de remise en banque (109)
Le programme de constitution de remise en banque permet d’établir la liste des règlements LCR comptabilisé et en attente de remise en banque (valeur en portefeuille).
Pour afficher les chèques à remettre en banque, il faut:
- Renseigner la date de remise
- Sélectionner la banque de remise
- Choisir la catégorie de paiement 65
On notera que le client doit être oblkigatoirement associé à une référence unique de mandat qui défini le type et la nature du mandate de prélèvement.
La phase d’extraction de fichier (1819)
La remise en banque permet de procéder à la phase d’extraction du fichier au format sepa (xml) (1819)
La phase d’extraction:
Le répertoir d’extraction est défini via le paramètre dépôt (69) type 3 numéro 48.
Le passage des écritures en banque se réalise par l’option 588 à date d’échéance
Virement
Le mode de règlement virement est un mode de règlement avec une contrepartie directe en banque. Il conviendra de décliner le mode de règlement virement par établissement bancaire.
Aucun processus de remise en banque et aucune extraction de fichier. Le virement mouvemente directement le compte de banque à date d’écriture. En conséquence e type de règlement est enregistré après lecture du relevé de banque.
