Les règlements “nomades” sont des encaissements enregistrés sur les outils de mobilité comme Serca commerce par les représentants ou Serca livraison par les chauffeurs livreurs.
Par principe les encaissements sont enregistrés et comptabilisés en deux étapes:
- La saisie du l’outils mobile avec ou sans rapprochement d’une facture
- L’enregistrement comptable du règlement au moment de la remise en main propre du règlement au service comptabilité client.
Comment consulter et comptabiliser les règlements “nomades”?
Les règlements nomades sont visibles après “synchronisation” (envois des données) par l’outil mobile. Ils sont alors accessibles par deux boutons distinctes dans l’option de saisie de règlement client (104)
Le bouton Nomade affiche la liste globale des règlements nomades en attente de comptabilisation par utilisateur et source mobile.
Le bouton Nomade (par jour) affiche la liste des règlements nomades en attente de comptabilisation par date de règlement, utilisateur et source mobile.
La procédure de comptabilisation consiste à sélectionner une ligne de règlement en attente afin de l’afficher dans le tableau de saisie des règlements client.
Même si l’on ne sélectionne qu’une seule ligne à date et pour un utilisateur, le système affiche toutes les lignes ayant les mêmes critères :date de règlement, utilisateur.
Avant comptabilisation et, si cela n’a pas été fait en mobilité, il est possible de faire le rapprochement règlement et facture (imputation), en sélectionnant la ligne de règlement et en accédant au détail des lignes du comptes clients non lettrées.
Le tableau d’imputation permet d’affecter le règlements aux montants factures et avoirs en attentes. Pour sélectionner un montant a rapprocher du règlement identifié en en-tête de tableau il suffit de double cliquer dans la colonne montant à imputer ou de saisir le montant souhaité.
La validation de l’imputation par le bouton n’est possible si et seulement si le reste à imputer est égal à zéro ou est d’un montant inférieur au delta autorisé dans les paramètres société (option 68 type 1100 numéro 17: Plafond delta facture reglement pour régul auto.)
La comptabilisation de l’ensemble des règlements récupérés et éventuellement saisis se réalise par le bouton “Enregistrement avec Compta”.
Comment modifier un règlement nomade?
Les règlements nomades peuvent comporter des erreurs de saisie, que peut on modifier avant comptabilisation?
La modification des règlements nomade n’est pas possible dans le programme de comptabilisation des règlements (104). Pour modifier un règlement nomale il faut obligatoirement utiliser l’option maintenance des règlements nomade 521.
Dans ce programme alternatif, le bouton règlements nomade, permet de consulter et sélectionner la liste des règlements saisis en base nomade et en attente de compatbilisation.
Une fois affichés dans le programme, il est possible de:
- réaliser les imputations reglement/facture (bouton imputation)
- modifier le type de paiement
- modifier la date de règlement et date d’échéance
- La modification du montant de règlement
- supprimer le règlement
Une fois les traitements réalisés et enregitrés en maintenance des règlements, il est nécessaire de fermer le programme et rappeler les règlements nomades modifiés pour comptabilisation en option 104.
Cette procédure est destinée à ne pas faciliter la suppression ou la modification des encaissements en associant cette fonction à un droits d’accès spécifique.
En effet, les règlements nomades peuvent être enresgitrés consécutivement à un litige. La saisie du règlement peut être exigée pour déclocage des futures commandes à livrer. Cette procédure implique que tous règlements nomade doit être par défaut comptabilisé et à de rare exception supprimé. Ce droit de maintenance est donc lié spécifiquement à un profil utilisateur.