Le processus Chorus permet l’envois aux clients étatiques des factures dématérialisées via l’EDI Chorus.
Le paramétrage fiche client (901)
Plusieurs paramétrages sont nécessaires pour la mise en œuvre du processus EDI et rendre les clients étatiques éligibles à l’envoi automatique de leur factures vers la plateforme “Chorus Pro”
Onglet « Identité »: dans le champ « SIREN NIC » : Renseigner le code SIREN et NIC du client Etatique.
Onglet « Facturation »:
- Schéma EDI : On paramètre le schéma EDI correspondant, en l’occurrence, CHORUS. On peut le sélectionner par un double-clic.
- Code Service (CHORUS) : A récupérer auprès du client étatique. Le code service est également disponible dans le fichier CHORUS dans l’option 2089. Toutefois, un client peut ne pas avoir de code service rattaché.
- Code Marché (CHORUS) : A récupérer auprès du client étatique. Toutefois, un client peut ne pas avoir de code marché rattaché.
- Gestion de la déconsigne sur facture séparée : Pour éviter le rejet des factures sur la plateforme chorus pro, il faut paramétrer le client en Gestion de la déconsigne sur facture séparée.
Transposition et paramétrage de masse (2089)
Utilitaires d’aide à la mise à jour des fiches clients: Option 2089 « Transpo CHORUS dans les fiches clients étatiques ».
Cette option facilite la mise à jour « en masse » de certaines informations de la fiche client.
Pour afficher une liste de clients étatistes selon différents critères, cette option permet de filtrer la recherche (sur fond jaune) selon :
- Le dépôt,
- La grande famille,
- La famille,
- Le tarif (brasserie ou alcool)
- Les clients Bevor (Serca initial) avec SIRET, sans SIRET ou Tous
- Les clients Bevor(Serca initial) avec Schéma Edi CHORUS, Sans CHORUS ou Tous.
Si vous ne souhaitez pas faire de recherche par filtre, cliquer sur le bouton « Rafraichir » pour afficher toute la liste de vos clients et les clients du fichier Chorus :
Partie entourée en rouge : Clients Serca Initial actifs.
- La partie grise est non modifiable : elle donne des informations sur le client
- La partie blanche est modifiable : elle permet de mettre à jour le numéro SIRET, le code service, le code marché.
Le schéma EDI est également modifiable.
- Dès que le numéro de SIRET d’un client est renseigné, le schéma EDI se mettra à jour au moment de l’enregistrement.
Partie entourée en bleu : Contient les informations des structures et services récupérés à partir du fichier Excel du Site CHORUS.
Comment mettre à jour un client Etatique Serca initial à partir du fichier Chorus ?
Le client s’affiche dans la partie BeVor, cela permet de vérifier la correspondance des informations.
Si les informations sont exactes, il faut cliquer sur le bouton (la couleur jaune indique qu’on est sur la bonne ligne).
Cette action permet de mettre à jour le SIRET, le schéma EDI « CHORUS » et éventuellement le Code Service sélectionné à droite.
Si vous avez connaissance d’un code marché, il faudra ensuite le saisir manuellement et l’enregistrer avec la disquette 
.
Après avoir cliqué sur « Maj Client » on peut constater, dans le pavé [Fichier Chorus Structures], qu’il est indiqué « Bevor Traité », cela signifie que la mise à jour a été faite :
Traitement commande (890)
La création de commande impose la saisie de données au préalable de l’enregistrement des lignes:
Il est possible de vérifier et de modifier le code service erroné d’un client (et/ou la référence client) via la saisie des commandes. Pour cela, après avoir ouvert la commande concernée, il sera nécessaire de :
- – Cliquer sur l’onglet « client »
- – De modifier le code service et/ ou la référence client
Option 890 : Principe de modification du code service et/ou référence client
Gestion des flux EDI (1835)
Seules les commandes facturées et comptabilisées (option 137 ou via la facturation Bevcam) apparaissent dans cette option.
Dans l’onglet « Factures EDI »,
- les lignes dont la case « Envoyée » est activée correspondent à des factures qui ont déjà été transmises vers le portail Chorus Pro (1)
- les lignes dont la case « Envoyée » n’est pas activée correspondent à des factures qui sont en attente d’envoi : un automatisme est programmé chaque jour à 17h45 puis à 18h45 pour envoyer ces factures EDI vers le portail Chorus Pro. (2)
- L’envoi d’une facture peut être bloqué pour cause de donnée erronée. Dans ce cas, possibilité de modifier la référence client, modifier le Code service, envoyer la facture (3) et (4). (Consulter le détail d’une facture à l’aide du ZOOM de la barre dynamique Serca initial).
- Si l’on souhaite désactiver l’envois EDI pour une facture il suffit de décocher la case de sélection (5). La facture après enregistrement bascule dans l’onglet Facture Non EDI
Dans l’onglet « Factures Non EDI » apparaissent les factures qui n’étaient pas éligibles au flux EDI au moment de leur comptabilisation mais qui le sont devenues suite à l’affectation « a posteriori » du Schéma EDI CHORUS pour le client facturé.
Si on souhaite qu’une facture apparaissant dans cet onglet soit envoyée vers le portail Chorus Pro, il faut la sélectionner puis cliquer sur Appliquer ; la facture va alors basculer dans l’onglet « Facture EDI » et sera en attente d’envoi.