Règlements clients

Préalable

Cette documentation détaille l’utilisation et l’administration des Prélèvements Clients aux normes
SEPA.
IMPORTANT :
Cette documentation n’est pas être une référence dans les règles et obligations légales liées aux
prélèvements SEPA. C’est votre banquier qui vous a déjà fourni des brochures sur ces règles et c’est
votre Direction Administrative et Financière qui matérialise les procédures à suivre pour respecter ces
mêmes règles.
Nombre de ces règles sont reprises dans cette documentation afin de décrire concrètement l’utilisation du module.

Les prérequis indispensables à l’utilisation des prélèvements SEPA sont :

• Obtenir de la part de l’administration, pour chacune des entreprises que vous gérez, un code
  « Identifiant Créancier Sepa » (code ICS). Si vous ne disposez pas de ce code, il faut vous
  rapprocher de l’un de vos banquiers, qui lui-même en fera la demande à l’administration pour
  votre compte.
• Disposer d’un mode de transfert de fichier « prélèvements SEPA ». Ceci peut être réalisé par
  un logiciel de type « poste banque » fourni par votre banque, ou bien par une fonctionnalité proposée par le site web de votre banque (fonctionnalité à laquelle il faut certainement être abonné).
• Avoir migré votre application (BEVOR ou FACTOR) en mode IBAN+BIC. Si ce n’est pas le cas, il faut vous rapprocher de SERCA Informatique afin que les processus soient mis en place.
• Avoir généré en masse les « Références Uniques de Mandats » (code RUM). Si ce n’est pas
  le cas, il faut vous rapprocher de SERCA Informatique afin que le traitement de données en
  masse soit réalisé.

Présentation générale

Avec les normes SEPA la gestion des prélèvements devient beaucoup plus contraignante que par le
passé.
Mandats de prélèvements:
Chaque « demande de prélèvement » envoyée à la banque est obligatoirement liée à un « Mandat de
prélèvement ».
Chaque « mandat de prélèvement » est identifié par un code RUM (Référence Unique de Mandat).
Un « Mandat de prélèvement » est un contrat conclu entre vous-même et votre client dont l’objet est
« l’autorisation d’effectuer des prélèvements en liaison avec un code RUM ».
Séquence des demandes de prélèvement:
Pour un mandat de prélèvement, le système SEPA exige le respect d’une certaine séquence dans
l’envoi des demandes de prélèvement.
Le premier prélèvement lié à une RUM est marqué « FRST » (comme FIRST = premier).
Les autres, à partir du deuxième, sont marqués « RCUR » (comme RCUR = récurrents).
Cette gestion est faite automatiquement par l’application, mais elle implique certaines contraintes
dans certains cas précis (voir plus loin).

Les fonctionnalités implémentées dans les logiciels Serca Initial sont :

• Création de fichier « Euro Prélèvement SEPA »
• Maintenance des Mandats de prélèvement
• Impression du courrier à l’attention des clients
• Impression du formulaire « Mandat de prélèvement ».

Création du fichier « Euro Prélèvement SEPA » (1819)

Le début de la chaîne applicative à utiliser pour aboutir à la création du fichier de prélèvements SEPA est
exactement le même que pour les prélèvements traditionnels. A savoir :

• Avoir dans le système des factures comptabilisées ou des relevés de factures comptabilisées.
• Générer les règlements sur base des factures ou des relevés payables par prélèvement.
• Remettre en banque les règlements.
• Ensuite il faut utiliser le programme : Extraction des fichiers EUROPREL

Option 1819: extraction des fichiers Europrel

Le programme se situe au niveau dépôt.
Le champ « Répertoire d’extraction » est le chemin du dossier dans lequel les fichiers vont être extraits. Ce
chemin est paramétré dans le paramètre dépôt type 3 numéro 48. Ce dossier doit exister sur le PC de l’utilisateur.

A l’entrée dans le programme, le système affiche les « Remises en banque » qui n’ont pas encore été extraites. En effet, au fur et à mesure des extractions, le fichier marque les remises en banque. Il sait donc si elles ont été extraites ou non.

Dans l’exemple ci-dessous le système affiche une remise en banque qui n’a pas encore été extraite.
On peut voir 3 règlements sur cette remise en banque.

• Non extraites : Ce sont les remises pour lesquelles aucune extraction de fichier EUROPREL n’a été effectuée.
• Extraites partiellement : Ce sont les remises pour lesquelles certains règlements ont été extraits, mais pas la
• totalité des règlements.
• Extraites en totalité : Ce sont les remises pour lesquelles la totalité des règlements a été extraite.
• Toutes : Le système affiche toutes les remises en banque.

Sélection des règlements à extraire :
L’utilisateur doit se positionner sur l’entête de remise en banque qu’il désire traiter, puis il doit sélectionner les règlements à extraire. S’il désire tout sélectionner, il coche :
qui se trouve au bas à droite.

Remarque : le champ « Banque Second. » ne sera renseigné que pour les règlements saisi manuellement et pour lesquels l’utilisateur a demandé au système d’effectuer le prélèvement sur une des banques secondaires du client.
Lorsque l’utilisateur coche « tout cocher » le système parcourt les règlements et sélectionne tous ceux qui sont valides.
Les règlements valides sont ceux où le code IBAN et le codes BIC sont renseignés et où il existe une RUM
active.
L’utilisateur peut à loisir sélectionner ou désélectionner des lignes. Il ne pourra sélectionner que les lignes valides et non déjà extraites.
Lorsque la sélection est terminée, l’utilisateur appuie sur le bouton « Valider ».

Le système crée le fichier EUROPREL, affiche le message suivant :

Le système ouvre l’explorateur dans le dossier qui a reçu le fichier.
Exemple :

Cas des extractions partielles: Dans le cas où l’utilisateur souhaite effectuer une extraction partielle, le processus est exactement le même que celui décrit ci-dessus.

Cas des ré extractions: Le système permet de ré extraire un fichier complet tel qu’il était lors de son extraction. Par contre, le système ne peut pas extraire de façon unitaire un règlement déjà extrait dans un autre fichier. Pour ré extraire la totalité du fichier, l’utilisateur doit se positionner sur une ligne quelconque du lot (dans l’exemple ci-dessous une ligne du lot 101), le système reporte le numéro 101 dans le champ bleu au bas de l’écran). L’utilisateur appuie sur le bouton, le système refait un fichier et le dépose dans le dossier.

Maintenance des mandats (1820)

Ce programme permet de :

• Effectuer les opérations de maintenance sur les mandats de prélèvement clients
• Créer un nouveau mandat
• Supprimer un mandat non utilisé
• Dupliquer un mandat d’un client vers un autre client.
• Visualiser un historique des « ordres de prélèvements » liés au mandat.
  L’écran est divisé en 4 parties :
  Partie 1 : En haut : les filtres d’affichage
  Partie 2 : Clients : C’est la liste des clients correspondants aux filtres.
  Partie 3 : Mandats du client (il ne peut y avoir qu’un seul mandat actif pour un client.
  Partie 4 : Prélèvements SEPA du mandat

Description des filtres:

• Client début : code du client. La case à cocher signifie que l’on ne souhaite afficher que le client saisi.
• Nom : permet de rechercher un client sur son nom, son adresse, son code postal, sa ville. Utilisation du caractère % possible. Exemple : %AGEFOS%MARSEILLE affiche une liste de valeur des clients nommés AGEFOS à Marseille.

• Avec Mandat : Le système n’affichera que les clients qui ont un mandat.
• En prélèvement : Le système n’affichera que les clients qui paient par prélèvement.
• Mandat : L’utilisateur peut saisir ici ou sélectionner le code RUM qu’il souhaite afficher.

Créer un mandat.
Se positionner sur le client dans la partie Clients
Exemple ci-dessous le client 700060 DIRECT :

Choisir le type de mandat : « Récurrent » ou « Ponctuel » (dans 99,99 % des cas il s’agit de récurrent. Un mandat Ponctuel est un mandat qui ne pourra être utilisé qu’une seule fois).
Si l’utilisateur désire affecter lui-même le code RUM, alors il peut saisir le code RUM dans le champ situé à côté du bouton.

Dans la plus part des cas il faut laisser le système attribuer lui-même un code RUM.

L’utilisateur fait OUI. Le système crée le mandat mais ne l’active pas. C’est l’utilisateur qui doit l’activer.
Une fois que le mandat est créé, l’utilisateur peut imprimer le document « MANDAT de Prélèvement SEPA» à faire compléter et signer au client.

Supprimer un mandat
Un mandat ne peut être supprimé que s’il n’a jamais été utilisé. Appeler le client
Se positionner sur le mandat à supprimer. Supprimer le mandat par le bouton habituel

Dupliquer un mandat vers un autre client
Un mandat de prélèvement est lié à un client (en termes d’entreprise) et à un contrat de fourniture de
marchandise ou de service. Si on a dans la base de données plusieurs enregistrements de la table client avec des codes identiques sur des dépôts différents ou des codes différents sur le même dépôt ou des dépôts différents, qui pointent vers le même client physique, alors il faut attacher tous ces « enregistrements clients » au même code RUM. La manipulation est la suivante :

Le système affiche la liste de valeur « Choix du client » :

L’utilisateur choisit le client, le système duplique le mandat vers le client choisi.

Historique des prélèvements du Mandat
La partie du bas présente l’historique des prélèvements sur ce mandat.

Cas du Rejet sur un prélèvement FRST
Comme nous l’avons vu plus haut, les prélèvements d’un mandat doivent suivre une logique de séquence
imposée.
Rappel : le premier est noté FRST les suivants RCUR. La règle SEPA dit : si un prélèvement FRST sur un mandat donné est rejeté, alors le prochain prélèvement sur ce mandat ne doit pas être RCUR, mais FRST.
Donc, dans le cas de rejet d’un prélèvement FRST, il faut absolument que l’utilisateur vienne marquer le
prélèvement comme « rejeté » (case à cocher ci-dessous) avant de faire un nouveau prélèvement sur ce mandat.
Donc cocher la case, puis enregistrer.

Edition Courrier prélèvement SEPA (1252)

Voici un Exemple du courrier issu directement de l’application : (exemple de courrier adressé aux clients).

C’est Serca qui stocke votre Logo dans la base de données :

Paramétrage des références de la société / dépôt émetteur :
Ceci se paramètre dans le paramètre société Alphanumérique de type 119 : Mettre le code dépôt dans la colonne 1, positionner l’entête dans la colonne « Entête société sur Lettre »
Remarque : pour pouvoir aller à la ligne dans le champ, il faut ouvrir l’éditeur de texte (faire Ctrl + e) et saisir à l’intérieur.

Ceci se paramètre dans le paramètre société Alphanumérique de type 119 (le même type que celui
utilisé pour l’adresse de la société) : Mettre le code dépôt dans la colonne 1
Positionner le libellé de la créance dans l’entête dans la colonne « Intitulé créance Prel Sepa »

Ceci se paramètre dans le paramètre société Alphanumérique de type 120 :
Mettre le code dépôt dans la colonne 1 Positionner le libellé de la créance dans l’entête dans la colonne « Adresse du service client pour la gestion des RUM ».