Dans la distribution de boissons en France, les contrats clients CHR (Cafés, Hôtels, Restaurants) sont des accords commerciaux structurés entre un distributeur et un établissement.
Les contrats encadrent à la fois la relation commerciale, les volumes, les exclusivités et souvent les équipements mis à disposition.
Le programme de maintenance des Contrats permet de référencer, via des prestations de services paramétrables, les spécifiés de ces accords, des engagements et en mesurer leur réalisation.
Les paramètres Prestations
Les prestations sont prédéfinies via les paramètres sociétés (option 68 du menu).
Le paramètre société (numérique) 220 : Famille de prestations
Les familles de prestations sont des catégories de prestation définies par un code numérique et un libellé ainsi que 4 paramètres distinctes :
- Ordre famille : ordre d’affichage en récapitulatif contrat.
- Nombre de mois d’amortissement (à titre d’information pour les listes de valeurs).
- Nature de la prestation (1=catégorie investissement, 2 Catégorie Prêt, vide=catégorie autre).
- Répartition Synthèse réalisé (Répartition pour affichage de la synthèse réalisé client : 1 = Avances sur remises, 2= Immobilisations amortissables, 3= Immobilisations non amortissables).
Le paramètre société (Alphanumérique) 60 : Type de prestation
Les prestations exploitées dans le module contrat sont prédéfinies à partir d’un code Alphanumérique, d’un libellé et d’un ensemble de critères complémentaires :
- La famille de prestation (définie via le paramètre 220),
- La catégorie pour édition lettre contrat (1= Contrat Fourniture de boisson, 2= Contrat de mise à disposition de matériel).
- Indicateur d’édition du montant de la prestation dans la lettre contrat (1= on édite le montant)
- Positionnement des prestations dans la fiche de rentabilité contrat (vide pas d’édition de la prestation, 1,2,3….indique l’ordre d’affichage).
Le Paramètre société (numérique) 217 : Seuil d’alerte.
Permet de définir le seuil en % à partir duquel le système affiche une alerte sur l’écart promis et réalisé client.
Le paramètre société (numérique) 218 : Origine création Contrat.
Permet de définir la liste de choix sur l’origine des contrats
Le paramètre société (numérique) 219 : Statut contrat
Permet de lister les différents statuts d’un contrat (Alerte, Normal, Incident, Contentieux…)
Procédure d’enregistrement d’un contrat
L’en-tête de contrat
Sélectionner le client souhaité et cliquer sur le bouton création pour lui associer un numéro de de contrat et débuter l’enregistrement de ce dernier.
Exemple : contrat Bière Heineken sera identifié en cochant la case de type de contrat correspondante, en sélectionnant l’origine contrat code 3″Heineken” . Il s’agit d’information destinée à facilité la lecture du contrat. Le mode de répartition des prestations des contrats reste à la discrétion des utilisateurs qui gardent la liberté de regrouper l’ensemble des prestations et investissement sous une seule référence contrats ou de répartir celles sous des références contrats différentes.
A ce titre le champs de commentaire libre en en-tête permet de donner un ensemble d’indication complémentaire qui ne serait pas disponibles dans les listes de choix.
Ligne de contrat Investissement
Les contrats se définissent essentiellement au travers de lignes de “prestation”. Les prestations associées à des familles de prestations permettent de caractériser la nature de l’investissement, du prêt ou de la remise commerciale accordée dans un cadre contractuel qui uni Client, distributeur et Brasseur.
Pour enregistrer une prestation il faut en premier lieu choisir la rubrique (Investissement, Prêt, Autres)
Onglet Paramétrage permet de définir l’en-tête de la prestation.
- Choix de la prestation: permet de sélectionner le type de prestation accordée au client
- Evaluation engagement : Case à cocher suivi permet d’indiquer au système le suivi de la prestation afin de permettre la comparaison de l’engagement du client (CA, volume) et le réalisé effectif.
- Groupe de remise: il s’agit du groupe de produit qui est exploité pour l’évaluation de l’engagement du client. Ce groupe de produit emprunte la fonctionnalité de configuration des groupes de remises pour calcul des ristournes (1949, 189). elle permet de spécifier l’analyse de l’engagement client sur un périmètre produit spécifique.
- Statut: indicateur automatique lié à la ligne de prestation (active, alerte , archivée…)
- Unité de la prestation: détermine l’unité de mesure de la prestation..
- Total de la prestation: détermine le montant de la prestation.
- Période d’amortissement: date début et fin et nombre de mois d’amortissement
- Description: commentaire permettant de décrire les spécificités de l’investissement (référence matériel par exemple)
Onglet Suivi: permet de mesure l’engagement du client
- Période réalisée: nombre de mois écoulés sur la durée total de la ligne de prestation
- Engagement client: la nature de l’engagement du client en contrepartie de l’investissement; Engagement en volume cols ou hectos, engagement en chiffre d’affaire exprimé pour une année.
- Total prestation : rappel de la valeur total de l’investissement défini dans l’onglet paramétrage et rapporté à l’année
- Réalisé contrat en moyenne et en cumul: réalisé effectif client sur la période écoulé sur la base des lignes de facturations client.
- Part Brasseur: indique si le matériel est à restituer et la date éventuelle de restitution. indique aussi le pourcentage de participation brasseur sur la valeur globale de la prestation.
Onglet Historique: permet de tracer l’historique d’une prestation, dépôt d’origine, client d’origine, contrat d’origine et réalisé antérieur.
Ligne de contrat Prêts
- Choix de la prestation: permet de sélectionner le type de prestation accordée au client
- Evaluation engagement : Case à cocher suivi permet d’indiquer au système le suivi de la prestation afin de permettre la comparaison de l’engagement du client (CA, volume) et le réalisé effectif.
- Groupe de remise: il s’agit du groupe de produit qui est exploité pour l’évaluation de l’engagement du client. Ce groupe de produit emprunte la fonctionnalité de configuration des groupes de remises pour calcul des ristournes (1949, 189). elle permet de spécifier l’analyse de l’engagement client sur un périmètre produit spécifique.
- Statut: indicateur automatique lié à la ligne de prestation (active, alerte , archivée…)
- Unité de la prestation: détermine l’unité de mesure de la prestation..
- Total de la prestation: détermine le montant de la prestation.
- Période d’amortissement: date début et fin et nombre de mois d’amortissement
- Description: commentaire permettant de décrire les spécificités de l’investissement (référence matériel par exemple)
Onglet suivi de prêt
- Période réalisée: nombre de mois écoulés sur la durée total de la ligne de prestation
- Engagement client: la nature de l’engagement du client en contrepartie de l’investissement; Engagement en volume cols ou hectos, engagement en chiffre d’affaire exprimé pour une année.
- Total prestation : rappel de la valeur total de l’investissement défini dans l’onglet paramétrage et rapporté à l’année
- Réalisé contrat en moyenne et en cumul: réalisé effectif client sur la période écoulé sur la base des lignes de facturations client.
- Part Brasseur: indique la nature du prêt (Brasseur, prêt relais, ligne de crédit, reconnaissance de dette). Indique aussi le niveau de cautionnement sur la valeur globale de la prestation. indique la date à laquelle le prêt est soldé (pas d’automatisation il s’agit uniquement d’une information.
Ligne de contrat Autres
Les lignes de contrat autre peuvent être dédiées aux lignes d’accord sur des remises de fin de période (ristourne). Dans ce contexte il est possible de récupérer et intégrer au contrat les ristournes configurées dans le module de maintenance des paramètres ristournes clients (602).
Onglet Paramétrage : Associer au besoin la ristourne a une prestation et définissez la date de fin.
- Choix de la prestation: permet de sélectionner le type de prestation accordée au client. Dans le cas de l’intégration des ristournes, la prestation sera automatiquement identifiée en RFA.
- Evaluation engagement : Case à cocher suivi permet d’indiquer au système le suivi de la prestation afin de permettre la comparaison de l’engagement du client (CA, volume) et le réalisé effectif.
- Groupe de remise: il s’agit du groupe de produit qui est exploité pour l’évaluation de l’engagement du client. Ce groupe de produit sera dans se cas celui sur lequel s’applique la condition de remise de fin de période.
- Statut: indicateur automatique lié à la ligne de prestation (active, alerte , archivée…)
- Unité de la prestation: détermine l’unité de mesure de la prestation. Ici le taux de remise dans le cas d’une ristourne (aux cols, à l’hectos, au forfait, en pourcentage du chiffre d’affaire)
- Total de la prestation: détermine le montant de la prestation.
- Période d’amortissement: date début et fin et nombre de mois d’amortissement
- Description: commentaire permettant de décrire les spécificités de l’investissement (référence matériel par exemple)
Onglet suivi:
- Période réalisée: nombre de mois écoulés sur la durée total de la ligne de prestation
- Engagement client: la nature de l’engagement du client en contrepartie de l’investissement; Engagement en volume cols ou hectos, engagement en chiffre d’affaire exprimé pour une année.
- Total prestation : rappel de la valeur total de l’investissement défini dans l’onglet paramétrage et rapporté à l’année
- Réalisé contrat en moyenne et en cumul: réalisé effectif client sur la période écoulé sur la base des lignes de facturations client.
Evaluation et suivi des contrats
Suivi des engagements clients.
Pour suivre l’engagement d’un client, il est possible d’associer la prestation à un indicateur de suivi, un groupe de produit (groupe de remise défini dans le cadre des ristournes) et un engagement de Chiffre d’affaires ou de volume.
L’évaluation de l’engagement client se base sur les lignes de facturations concernées pour le groupe de produits associé à la prestation. Le système projette la consommation en cours sur l’année et compare le réalisé à l’engagement initial. Une alerte sera indiqué dans le cas ou l’écart constaté est supérieur à la valeur indiquée dans la table de paramétrage (option 68, type 217)
Synthèse client.
La synthèse client est une édition récapitulative des statistiques, amortissement des investissements, des prêts et ristournes.
La synthèse s’appuis sur un ensemble de paramètres :
Les paramètres famille prestation et type de prestation contrat (paramètre numérique 220 et paramètre alphanumérique 60).
Le paramètre Numérique 525 qui permet d’identifier les articles exploités dans les paramètres ristournes et les associés aux bonnes catégories de la synthèse client.
Le paramètre (numérique) 451 : super grande famille
Ce paramètre permet de réaliser une classification de synthèse pour l’affichage statistiques Graphique BeVrep et édition synthèse client.
Cette classification est ensuite mis en correspondance avec la grande famille article via le paramètre société numérique 19
Option 2200 est composée de plusieurs parties :
Récapitulatif statistiques présente un cumul du chiffre d’affaire hors droits à date d’édition avec l’année en cours et un historique de 5 années précédentes.
Les totaux toutes catégories confondues se décomposent de la manière suivante:
- La total CA hors taxe hors droits: Chiffre d’affaire net facturé hors droits
- La marge brute: Ca net facturé client- montant revient
- Les Ristournes: les provisions de ristournes de type prestation 1
- Les avances: les provisions de ristournes de type prestation 1 configurées en Avance sur remise
- La marge nette: Marge brute – Ristournes- Avances
- Taux de marge nette: Marge nette/total CA
- Amortissement: Montant d’amortissement annuel
- Marge nette nette: Marge nette – montant des armotissements
- Aide marché: Non intégrée au calcul de marge mais visible en fin de tableau. Représente la provision de ristourne pour les types de prestation 2,4,5 et 6.
Le tableau de synthèse des amortissements: se présente sous la forme d’un amortissement linéaire et calendaire. Le système cumul les valeur d’amortissement, proratise et évalue l’amortissement annuelle et en déduit l’amortissement restant à reporter l’année suivante.
Le tableau de synthèse spécifique aux avances de remise est alimenté exclusivement par la prestation ARO (avance remise Obtenue) pour déterminer le montant versé à date. Le remboursement de l’avance est déterminé par l’application d’avoir de remise de fin de période dans le module de ristourne.
Le reste à amortir est déterminé par le solde du compte 417 du client à date d’édition du document
Le tableau de synthèse des prêts établit le récapitulatif des types et montants de prêts. Dans ce cas l’amortissement est linéaire et théorique (montant total/le nombre d’année d’emprunt)
Les autres fonctionnalités
Calcul du réalisé (782)
Le calcul du réalisé est une fonction permettant de déclencher l’évaluation contrat pour un ou plusieurs clients d’un dépôt ou de la société dans son ensemble.
Suivi des contrats et prestations (915)
Cette fonction permet de consulter la statistique mensuelle du réalisé client avec indicateur de couleur sur le respect des engagements. Le système indique au mois le mois la valeur du réalisé sur l’année (volume, CA suivant la nature de l’engagement du client). Un code couleur rouge et bleu indiquant le respect ou non de cet engagement.
Le bouton « Génération BeVrep » permet d’envoyer manuellement une mise à jour de ces données vers les bases mobiles représentant.
Prestations non attachées aux contrats (1874)
Cette fonction liste les prestations de type Immobilisation et/ou ristourne non intégrées dans les contrats clients.
Elle permet soit de les identifier Hors contrats (case à cocher) soit de les intégrer en ayant préalablement renseigné le code type et le numéro de contrat (bouton +).
Edition des contrats (1008)
L’édition des contrats permets de lister les contrats encours pour un ou plusieurs clients. Les filtres « prestation » et période « début fin de la prestation » permettent notamment de lister certains investissements arrivant à échéance (possibilité d’exportation sous Excel).
Edition lettre contrat (948)
L’édition de la lettre contrat permet d’intégrer des éléments de contrats clients dans un corps de texte préalablement défini via l’option 101 sous la référence 997.
Edition de la relance contrat (option 1222)
L’édition de la relance contrat permet d’insérer les lignes contrats dans un courrier de relance préalablement défini en option 101 sous la référence 996
