L’édition « Règlements enregistrés » est un état de contrôle qui récapitule l’ensemble des encaissements et des incidents de paiement clients saisis dans le système pour une période donnée (généralement la journée comptable en cours).
Cet outil vous permet de contrôler vos flux financiers quotidiens avant la validation définitive ou l’export comptable.
Critères d’édition:
- Code société dépôt
- Date début: date d’enregistrement du règlement (obligatoire). Il s’agit effective de l’enregistrement en base de données (date système) quelque soit la date d’écriture à laquelle le paiement est associé.
- Date fin : date fin d’enregistrement optionnelle. Permet d’interroger les règlements saisis sur plusieurs journées.
- Date d’écriture: date associées au règlement saisie (ou date comptable ). Permet d’interroger les règlements d’une certaine date écritures enregistrées sur une période données.
- Code de paiement: filtre du code mode de paiement associé aux règlements.
- Détail utilisateur: permet d’afficher le détail des règlement saisie par un utilisateur.
Description
1. Entête du document
L’entête regroupe les informations de traçabilité de l’édition :
- Date et Heure d’édition : Indiquent précisément le moment où le document a été généré.
- Utilisateur : Le nom de l’opérateur ayant lancé l’impression (pour une traçabilité optimale).
- Page : La numérotation de la page en cours sur le total des pages de l’édition.
2. Structure du tableau et des colonnes
Le document se présente sous forme de liste détaillée avec les colonnes suivantes :
- Client (Code) : Le numéro de compte tiers attribué au client dans l’ERP.
- Nature : Le type de mouvement comptable enregistré (ex: Reglmt Client, Impayés).
- Montant : La valeur financière de la transaction.
- Date Reg : La date à laquelle le règlement a été saisi ou reçu.
- Échéance : La date d’exigibilité initialement prévue ou celle liée à l’effet.
- Libellé : Commentaire automatique ou manuel associé à l’écriture (ex: précisions sur le type d’impayé ou mentions d’échéances).
- Compte : Le compte comptable de classe 4 utilisé pour l’opération (ex: 41100001 Clients).
- Contrepartie : Le compte financier de classe 5 mouvementé en contrepartie (ex: Banque CAAP, Compte d’affacturage, CB en portefeuille).
3. Ventilation par Mode de Règlement
Pour faciliter le pointage et le rapprochement bancaire, les opérations sont regroupées et totalisées par Code / Mode de Paiement : Exemple virement, impayé, CB selon le paramétrage en vigueur.
A. Bloc « Virement » (Code Paiement : 4)
Regroupe tous les virements bancaires standards reçus des clients sur le compte principal de l’entreprise.
💡 En fin de bloc, vous retrouvez le Montant Total des virements ainsi que le nombre de lignes (Nb) traitées.
B. Bloc « Impayé client » (Code Paiement : 5)
Recense les rejets de paiement (généralement des prélèvements refusés pour motif de provision insuffisante ou refus client). Ces montants apparaissent en négatif car ils viennent contrepasser les encaissements initialement prévus.
C. Bloc « CB » (Code Paiement : 32)
Concerne les règlements par Carte Bancaire. La contrepartie est généralement dirigée vers un compte d’attente (ex: 51140001 CB en portefeuille) avant le crédit effectif en banque.
D. Bloc « Virement CA AFFACTURAGE » (Code Paiement : 106)
Dédié aux clients gérés sous contrat d’affacturage. Les règlements sont comptabilisés dans un sous-compte bancaire spécifique dédié au factor (ex: 512110010 CA AFFACTURAGE).
Totaux et Validation
Chaque section se clôture par une ligne de totalisation automatique :
- Total : Somme algébrique des montants du bloc.
- Nb : Nombre total de mouvements enregistrés dans cette catégorie.
Conseil d’utilisation : Utilisez ces totaux pour les croiser avec vos extraits bancaires journaliers ou les rapports de vos terminaux de paiement (TPE) afin de sécuriser votre clôture de caisse.