Facturation

Ce manuel détaille la configuration, la génération et le suivi du module de commissionnement des représentants dans l’application Serca Initial.

Principes Généraux & Paramétrage

Le module repose sur un système structuré combinant des requêtes de sélection globales et une grille de taux personnalisables.

Configuration des Requêtes (Option 591)

L’Option 591 définit et stocke l’ensemble des requêtes système nécessaires au calcul.

• Critère de référence : Elle permet (via le critère 1) d’isoler la table et les champs spécifiques pour appliquer les commissions (ex: Table CLIENT, champ REPRES).
• Bases de calcul prises en compte : Le montant de base servant au calcul peut être évalué selon plusieurs indicateurs configurés en amont :
  • Montant Hors Taxe (HT) facture.
  • Marge réalisée.
  • Chiffre d’affaires spécifique avec exclusion d’articles.
  • Chiffre d’affaires incluant les ristournes.

Saisie des Taux de Commission (Option 592)

L’Option 592 permet de paramétrer les règles de rémunération applicables à chaque situation.

• Combinaison de critères : Le système permet d’associer jusqu’à 9 critères combinés (ex: par représentant, par grande famille ou par famille d’articles).
• Informations par ligne : Pour chaque règle saisie, l’utilisateur gère :
  • Le code représentant associé aux clients.
  • Le type de calcul (Pourcentage % ou Valeur brute).
  • Le montant ou taux de la commission (ex: 1%).
  • La base de calcul appliquée (ex : Sur Marge, Sur Montant HT).
  • Le mode de paiement (prise en compte ou non d’un coefficient de règlement).

💡 Niveau d’autonomie utilisateur : Vous pouvez modifier de manière autonome le mode de calcul (Sur Marge, Sur CA HT) ainsi que la pondération des encaissements. En revanche, la configuration avancée des critères basés sur les grandes familles ou familles d’articles nécessite l’accompagnement de l’équipe support.

Processus de Génération Mensuelle (Option 485)

Le traitement des commissions s’effectue de manière autonome tous les mois, généralement calé au dernier jour du mois concerné.

Lancement du Calcul

Rendez-vous dans l’Option 485.

1. Saisissez la date de fin de période dans le champ Commissions du (ex: 31-05-2025).
2. Définissez la plage de représentants concernée (Représentant début / fin).
3. Cliquez sur le bouton Calcul des Commissions.

Gestion des alertes (Règlements non imputés)

Lors du calcul, une fenêtre d’alerte peut apparaître : Il y a des règlements non imputés. Voulez vous continuez le traitement ?

• Si votre paramétrage est sur le CA ou la Marge hors encaissement : Cette alerte est sans incidence sur le calcul. Cliquez sur [Oui] pour continuer le traitement.
• Si votre commissionnement dépend des encaissements : Cliquez sur [Non] et prenez le temps nécessaire pour vérifier et valider le lettrage de vos comptes clients avant de relancer le calcul. ATTENTION: le système considère aussi en “anomalie” les imputations regroupant plusieurs factures et plusieurs règlements. Dans le cas d’un commissionnement lié à l’encaissement il est préférable de privilégier les imputations individuelles: une facture et un règlement correspondant.

L’édition du contrôle des anomalies d’imputation se réalise via l’option 724

L’option 593 permet quant à elle d’éditer la liste des commissions potentielles sur factures non imputées.

Une fois le calcul finalisé, l’encadré central affiche le statut Traitement terminé.

Correction et Modifications (Annulation / RAZ)

• Bouton « Annulation des Traitements du dernier mois » : Permet d’effacer le calcul d’une période pour le rejouer. Les annulations multiples doivent impérativement respecter l’ordre chronologique inverse (ex: impossible d’annuler avril sans avoir préalablement annulé mai).
• Bouton « Raz des Mts Commission suite chgt param. » : À utiliser impérativement si vous effectuez un changement de taux ou de mode de calcul au cours de la période afin de réinitialiser correctement les valeurs.

⚠️ Note importante sur les éditions : Bien que l’Option 485 s’intitule historiquement “Préparation et édition”, les impressions ne doivent plus être lancées via les boutons internes de cet écran (un message vous invitera à migrer l’édition). Utilisez les options dédiées décrites ci-dessous.

Suivi et Édition des Documents

Pour contrôler la cohérence des montants calculés, deux états principaux sont mis à votre disposition à la fin du traitement. Par défaut, et sans restriction spécifique sur les articles configurés, ces éditions présentent des résultats équivalents.

Option 594 : Détail des Factures Commissionnées

Cette option fournit un état nominatif détaillé par représentant pour la période sélectionnée. Chaque ligne de facture comptabilisée y est répertoriée avec ses indicateurs financiers clés :

• Références de la facture (N°, Date, Client).
• Éléments financiers de base : Montant TTC, Montant HT, Marge réalisée.
• Détails de la commission : Taux ou montant appliqué, Commission totale, coefficient d’imputation et commission finale versée.
• Éléments de règlement éventuels (N° Reglmt, Mt Imputé).

Option 723 : Préparation des Commissions

Cet écran permet d’éditer un état préparatoire de synthèse sur la même structure, mettant en évidence le détail des marges réalisées ainsi que le taux de marge associé au calcul (Tx Mg Comm) pour chaque transaction client.

(Note : Si une facture sur la période concernée est saisie a posteriori dans le système après la clôture du mois de traitement, celle-ci sera automatiquement rattrapée et intégrée sur le calcul du mois suivant).