La procédure de lettre de relance se décompose en plusieurs étapes :
– la création des lettres
– le paramétrage des cycles relance
– la génération des calculs
– l’édition des relances
Le système de relance des règlements client se base sur la création et la génération de courrier de relance.
a création des lettres de relance s’effectue dans le menu “facturation, gestion des paramètres, lettre de relance”.
La création des lettres de relances (option 101)
Pour créer une lettre de relance :
Renseigner le numéro de lettre et valider par la touche Entrée du clavier.
Saisie du texte en zone en-tête, corps haut, Corps bas, Signature.
ATTENTION : ne pas oublier d’enregistrer à chaque création de lettre type
Le paramétrage des cycles de relance (option 68)
Il faut en premier définir le cycle de relance exploité dans la société à partir de deux paramètres sociétés (option 68 du menu) :
Le paramètre 300 : définissant le code, le libellé et le paramètre détail du cycle.
Le paramètre 301 : définissant le détail du cycle de relance
Chaque code de lettre est associé à un numéro d’ordre de relance.
Il faut ensuite associer chaque client au cycle de relance défini via l’option 901 du menu : « client », onglet règlement
Un indicateur permet de renseigner le code de relance client ainsi que l’indicateur ne pas relancer.
La génération des calculs (option 897)
Pour générer des lettres de relance (c’est à dire, la mise en relation du corps du texte et du solde débiteur des comptes clients) il faut borner la relance sur une période d’échéance (généralement un mois) et cliquer sur le bouton « GENERATION ».
Il faut définir la période d’échéance à relancer : la prise en compte d’une période le plus large possible assure une sélection exhaustive des factures. Principalement lors de la période de démarrage du module.
Cliquer sur le bouton de génération afin de lister les factures concernées.
Le système affiche alors dans le tableau le résultat du traitement.
Valider le traitement afin d’enregistrer le résultat.
Il est possible de réaliser des interrogations par représentant, par client ou par période plus restreinte.
Il est possible de diminuer l’incrémentation des niveaux de relance généré.
Il est possible enfin de modifier manuellement l’incrémentation de relance :
ATTENTION : la relance client est fonction du délai de dépassement d’échéance accordé au client et de l’imputation sur le portefeuille.
L’édition des relances
L’édition des relances client se réalise à partir de l’écran de calcul et du bouton de barre d’outils suivant :
Compte tenu de la génération effectuée le système édite les lettres de relance correspondantes
Ouverture de l’option 657 d’édition des lettres de relance et génération automatique de l’édition au format PDF.
Si vous souhaitez apporter des modifications au calcul des relances, il est alors IMPERATIF de fermer l’écran d’exécution des lettres de relance (657).
Liste des relances clients (option 938)
Il est possible d’éditer une liste des relances clients à partir du calcul effectué.
