Cette documentation décrit l’utilisation du programme de « Génération des règlements client à partir de Facture et de relevés ». Ce traitement permet de générer des règlements de type LCR ou Prélèvement et donne la possibilité à l’utilisateur d’agir sur quelques paramètres : sélection ou désélection d’un élément, modification du montant à générer, grouper des éléments …
Prérequis de Paramétrage
Les types de paiement qui seront utilisés par le système pour générer LCR ou PRELEVEMENT sont stockées dans :
- Pour les LCR : PARAM_SL Type 1100 Numéro 58 : MONT1 reçoit le « mode de paiement »
- Pour les relevés : PARAM_SL Type 1100 Numéro 59 : MONT1 reçoit le « mode de paiement »
ATTENTION : le paramétrage ci-dessus est fondamental car le système affichera les éléments (factures ou relevés) qui auront la même CATEGORIE de paiement que le type de paiement paramétré ci-dessus.
Les montants minimums (seuil) en deçà desquels le système ne génère pas le règlement sont paramétrés dans :
- pour lcr : PARAMSL Type 77 numéro 1
- pour prel : PARAMSL Type 77 numéro 2
Le nom du fichier pour la trace des erreurs est paramétrage dans :
PARAM_SDL TYPE 3 Numéro 41 (LIB1 et LIB2)
Onglet tableau de bord
Les 3 champs présentés ici permettent de filtrer le comptage et l’affichage des éléments. Ces filtres sont communs aux factures et relevés. Les 4 boutons représentent les 4 différentes fonctionnalités du programme. L’utilisateur est obligé d’appuyer sur l’un des boutons pour accéder à la fonction désirée. Il ne peut pas naviguer entre les onglets (sauf pour le retour vers le tableau de bord).
Le bouton « Compter » permet de donner à l’utilisateur le nombre de factures ou relevés concernés par le traitement.
Les Onglets Facture et Relevés – Affichage des lignes
L’appui sur un des 4 boutons provoque l’ouverture de l’onglet concerné et l’affichage des données. Selon le type de règlement choisi, le système affiche l’information en en-tête d’onglet sur le type de règlement traité. Pour modifier le type de règlement à traiter, l’utilisateur doit passer par le tableau de bord.
Selon le type de règlement choisi, le système affiche l’information en en-tête d’onglet sur le type de règlement traité. Pour modifier le type de règlement à traiter, l’utilisateur doit passer par le tableau de bord.
Quelles sont les lignes affichées?
Facture :
- Toutes les factures payables par LCR Magnétique ou Prélèvement (selon que l’on a appuyé sur le bouton LCR ou Prélèvement).
- Le système s’appuie sur le type de paiement enregistré dans la facture.
- Le système n’affiche que les factures où le solde est supérieur à zéro (il n’affiche donc pas les avoirs)
- Le système n’affiche que les factures où le solde est supérieur au montant seuil (voir le paramètre ci-dessus)
- Le système n’affiche pas les factures non comptabilisées.
Relevés :
- Tous les relevés payables par LCR Magnétique ou Prélèvement (selon que l’on a appuyé sur le bouton LCR ou Prélèvement).
- Le système s’appuie sur le type de paiement enregistré dans le relevé.
- Le système n’affiche que les relevés où le solde est supérieur à zéro (il n’affiche donc pas les relevés négatifs)
- Le système n’affiche que les relevés où le solde est supérieur au montant seuil (voir le paramètre ci-dessus)
- Le système n’affiche pas les relevés pour lesquels il existe une facture non comptabilisée.
Le système renvoie tous les enregistrements (ALL RECORDS) correspondants aux critères (et non pas uniquement les 15 premiers). Ceci peut provoquer un certain délai dans l’affichage.
Tri : Lorsque l’on entre dans l’onglet, les lignes sont triées par échéance. L’utilisateur peut modifier le tri et obtenir les données dans l’ordre des clients, puis des échéances.
ATTENTION : à chaque fois que l’on clique pour changer le tri, le système ré-exécute la requête, donc toute action de sélection qui aurait été faite est perdue.
Codes couleur :
- Caractères noirs sur fond rouge : le montant du document est créditeur (Avoir).
- Caractères rouges sur fond gris : le solde du client est créditeur
- Caractères bleus sur fond blanc: solde du client débiteur et montant du document débiteur
- Fond bleu ciel : le compte du client contient un règlement non imputé
Les données affichées
Il y a une colonne séparée pour le montant solde et le montant à payer, ceci afin de pouvoir agir sur le montant à payer.
Les 2 colonnes de solde présentent les soldes du compte du client avant la génération des règlements que l’utilisateur va déclencher.
Les manipulations
Les boutons: Pour chacun des boutons, le système parcourt l’ensemble des lignes affichées et effectue les actions suivantes sous certaines conditions.
Remarque : si le nombre de lignes est grand, le traitement peut être assez long.
Au fur et à mesure des sélections, le système fait évoluer les cumuls et compteurs (que les sélections soient faites par l’intermédiaire des boutons ou manuellement)
Ce bouton “Tout sélect” permet de sélectionner toutes les factures (ou relevés) en masse. Si le montant de la facture est supérieur au solde du client alors le système ne sélectionne pas la facture en automatique. Par contre, l’utilisateur pourra la sélectionner à la main.
Ce bouton “Tout déselect” permet de « désélectionner » toutes les lignes sélectionnées.
Ce bouton « groupe » (c’est-à-dire coche la case à cocher « Grouper ») la facture (ou le relevé) uniquement si la facture est déjà sélectionnée. Si la facture n’est pas sélectionnée, et qu’elle a été groupée par une autre manipulation, alors le système « dégroupe la ligne ».
Ce bouton “tout dégrouper” décoche la case à coché de groupement.
Les actions manuelles et la propagation des modifications
- L’utilisateur peut modifier le « montant à payer ». Le système contrôle que le montant saisi par l’utilisateur ne soit pas supérieur au solde de la facture (ou du relevé).
- Si l’utilisateur décoche la case « Sélect » et que la ligne est « groupée » alors le système dégroupe la ligne.
- Si l’utilisateur groupe une ligne et que cette ligne n’est pas sélectionnée, alors le système sélectionne la ligne.
Non enregistrement des données: Toutes les manipulations sont faites dans des champs qui ne sont pas sauvegardables dans des tables. Donc si l’utilisateur refait une requête après des manipulation, l’ensemble des informations positionnées sera perdu.
Détail de la fonction de groupement: La fonction de groupement permet de dire au système de générer un seul règlement pour un client et pour l’ensemble des factures (ou relevés) qui sont cochés « groupés » (et qui sont sélectionnées bien sûr).
- Le système utilisera la date d’échéance la plus haute lors de la génération du règlement. Si pour le même client l’utilisateur a sélectionné 3 factures et si parmi ces 3 factures, 2 sont cochées « groupées », alors le système génèrera 2 règlements (Un pour la facture non groupée et un pour les 2 factures groupées).
- Pour que le groupement ait un sens au niveau visuel, il est recommandé de trier les factures (ou les relevés) dans l’ordre des clients.
- La fonction de groupement permet de grouper des avoirs avec des factures. Le système ne génèrera que des règlements positifs.
Date du règlement et génération: Concernant la date de règlement, l’utilisateur a 2 possibilités :
- soit il saisit une « date de règlement à générer » et le système génèrera l’ensemble des règlements à cette date
- soit il ne saisit pas de date et le système génèrera les règlements à la date de chaque facture ou à la date de fin de chaque relevé. Dans le cas de groupement, le système crée le règlement à la date la plus élevée du groupement du client.
Déclenchement des règlements: Le système ne génère que des règlements positifs. Si des avoirs seuls ont été sélectionnés le système ne les traitera pas.
Le bouton “générer” permet de déclencher les règlements
A la fin du traitement le système affiche le nombre de règlements qu’il est en train de créer puis demande à l’utilisateur de valider l’ensemble du traitement :
- Si l’utilisateur répond « non », alors le système ne valide pas les règlements et revient en arrière.
- Si l’utilisateur répond « oui », les règlements sont définitivement créés.
REMARQUE : Il ne faut pas laisser le programme en attente, sans répondre à la question ci-dessus. En effet de nombreux verrous sont posés par le traitement sur les données de la base de données et ces verrous risquent de bloquer d’autres utilisateurs qui tenteraient d’accéder à ces mêmes données.