Ce processus permet d’intégrer des écritures comptables à partir d’une fichier texte type dont le format (fixe ou variable) est entièrement paramétrable.
Lorsqu’il s’agit d’écritures réelles, ce module n’intègre pas les pièces avec des comptes d’immobilisation, si le module d’immobilisation est actif.
Lorsqu’il s’agit d’écritures de situation, ce module n’intègre pas les pièces avec des comptes tiers fournisseurs.
Dans tous les cas, il ne peut s’agir d’écritures de compte tiers clients de type 411/416.
Ce processus crée des écritures comptables « réelles » ou « de situation ». Une fois créées, les écritures réelles ne sont pas supprimables. Il convient donc d’effectuer toutes les opérations avec prudence et précision.
Parametrage
Pour la mise en place de l’intégration d’écritures externes, il convient de vous rapprocher des équipes SERCA pour en effectuer le paramétrage.
Différents modèles d’intégration peuvent être créés en fonction de la nature des pièces : paie, frais généraux (crédit-bail ou autre)…
Proposition de fichier excel pour l’intégration de factures de frais généraux.
Le but est d’exporter le fichier EXCEL (ou de produire directement) en fichier CSV avec “;” comme séparateur.
Procédure
Choix du modèle de fichier à intégrer
A l’entrée dans le programme, le système affiche le « Modèle d’intégration » par défaut de l’utilisateur.
La présence d’au moins un modèle au niveau du « groupe » est obligatoire, sinon un message d’erreur apparaît
S’il n’y a pas de « modèle par défaut » pour l’utilisateur connecté alors le système affiche le « premier modèle ».
Etape 1 Choisir le modèle d’intégration (double clic dans le champ pour avoir la liste de valeurs) :
Le système affiche sous le nom du modèle le type d’écritures qui seront générées : « Ecritures réelles » ou « Ecritures de Situation »
Etape 2 Affichage des données
Dès l’entrée dans le programme, le système affiche les données qui seraient éventuellement en attente d’intégration.
Le bouton « Rafraîchir » permet d’afficher les données en attente.
La case à cocher « Visu historique » permet d’afficher l’historique de ce qui a déjà été traité.
Le champ « Numéro de lot » : chaque fichier intégré représente un lot.
Par défaut le système affiche uniquement les lots qu’il a lui-même créés. Il peut visualiser les lots des autres utilisateurs en cochant la case « Visu des autres utilisateurs » mais il ne pourra pas les comptabiliser.
Choix du ficher
L’utilisateur appuie sur le bouton “récupérer les écritures”
La fenêtre de recherche du fichier s’ouvre dans le répertoire défini, l’utilisateur choisit le fichier. Le système commence alors l’intégration.
Le système affiche les lignes chargées et un rapport de l’intégration dans le champ « rapport des traitements » :
- S’il n’y a pas d’erreur de chargement, alors l’utilisateur peut continuer.
- S’il y a des messages d’erreurs, ils sont affichés dans le champ : « rapport des traitements ».
Il peut d’agir d’erreurs dans la structure du fichier. Dans ce cas-là il faut ouvrir le fichier pour l’analyser.
Exemple de rapport sans erreur :
Il est possible de supprimer le lot généré
Vérification et comptabilisation des écritures
La procédure de comptabilisation s’exécute toujours pour un seul « lot ».
La colonne « No de Lot » fait apparaître le numéro de lot que le système vient de créer :
Le système effectue des vérifications multiples sur le lot d’écritures :
- Autorisations d’accès : Le système vérifie que l’utilisateur a accès à la société et à l’établissement comptable qui vont être mouvementés.
- Période comptable : le système vérifie que la période comptable est ouverte.
- Equilibre : Chaque pièce qui va être générée est soumise à un contrôle d’équilibre débit / crédit.
- Existence des comptes et des tiers
- Cohérence comptes de tva et bases de TVA
Si la ligne possède un « code tva » mais que le compte n’est pas une base de tva, ni un compte de tva, alors le système ne tient pas compte du « code de tva »
- Contrôle axes analytiques si nécessaire
- Portefeuille Fournisseur : le système crée une ligne dans la table des échéances fournisseur.
Si le mode de paiement est nul, alors le système positionne le mode de paiement du fournisseur. De même si l’échéance est nulle alors le système positionne la date d’écriture dans le champ échéance.
Saisir ce numéro de lot dans le champ (la sélection peut se faire par double clic dans la colonne vue au-dessus) :
Appuyer sur le bouton “comptabiliser”
Le système comptabilise, l’utilisateur doit vérifier s’il n’y a pas de message d’erreur.
Archivage
Une fois comptabilisées, les enregistrements de la table temporaire sont marqués comme « comptabilisés ». On peut voir le numéro d’écriture dans la colonne :
On ne pourra plus comptabiliser ces écritures.
Le fichier intégré est également archivé.