Préparation inventaire:
Activation des utilisateurs mobiles (858)
La mise en œuvre d’un inventaire implique en premier lieu l’activation des utilisateurs / mobile associés à la réalisation de ce dernier. L’option 858 permet d’associer un utilisateur mobile Inventaire à un périmètre société, dépôt, magasin, type (normal ou contradictoire), date d’inventaire , type d’application et activation.
Date d’inventaire (858)
L’option dispose d’un bouton “Aide pour Date d’inventaire”. Ce module permet de déterminer la date d’inventaire en fonction de la date de comptage effective, les sorties de stock préparation du jour pour livraison le lendemain ou sur lendemain et la date d’inventaire exprimée obligatoirement “au matin” dans Serca initial.
Exemple: si je compte effectivement le dernier jour du mois, la date de l’inventaire saisie sur les mobiles et dans le système est positionnée au premier jour du mois suivant au matin (avant toute sortie de stock).
La date d’inventaire du matin est égale au comptage du stock de la veille au soir.
Dans le cas de la réalisation d’un inventaire avec préparation des marchandises à livrer, il conviendra de déterminer si l’on considère les marchandises préparées comme étant toujours en stock ou non à date d’inventaire.
- Si oui: les quantités des marchandises préparées doivent être comptabilisées dans l’inventaire et la date d’inventaire est positionnée au lendemain du comptage inventaire et de la préparation marchandises.
- Si Non: les quantités des marchandises préparées ne sont pas à comptabiliser dans l’inventaire et la date de ce dernier doit être décalée d’une journée par rapport à la livraison (facturation du lendemain) qui sera effectuée. Il conviendra dans ce second cas de réajuster éventuellement l’inventaire en fonction des sorties complémentaires de marchandises (cash facture de la journée du lendemain par exemple).
Date de régularisation
La date de régularisation intervient toujours la veille au soir de la date d’inventaire. Ainsi l’application de la régularisation est ainsi correctement intégrée pour la mise à jour du stock théorique à date.
La bonne préparation (Articles actifs et emplacements )
La réussite de la procédure d’inventaire repose en grande partie sur la bonne localisation des produits dans les zones et emplacement inventaires. Un contrôle et ou une mise à jour des paramétrages s’impose avant chaque réalisation d’inventaire.
“Néttoyage” préalable des articles inactifs. L’option 1882 Modification des Articles en inactifs permet de lister les articles de passer les articles sans mouvements en inactif et limite la liste des articles à compter. Cependant dans le cadre d’un inventaire globale des régularisations sur les articles inactifs ou supprimés peuvent être envisagé pour els passer à zéro.
Zonage article: Avant tout inventaire, penser à vérifier tous les article qui sont zonés de ceux qui ne le sont pas (ex : la pub etc… ). La répartition des inventaires comme le cheminement des inventorieurs repose en grande partie sur ce paramétrage qui doit être à jour.
La mise à jour des emplacements se réalise via l’option 907 fiche article onglet Art dépôt. Si vous souhaitez mettre à jour uniquement les emplacements inventaires vous pouvez exploiter l’option 846.
1 Art dépôt dans cette onglet de la fiche article
2 Zone et emplacement pour le plein et le vide
Option 846: Permet de consulter la liste des articles (ordonnées par code article ou par zone) et de réaliser l’affectation manuelle des articles aux zones et emplacements.
Toutes les mises à jour seront reportées en fiche article onglet artdépo.
L’onglet Zone permet de créer les codes zones préalablement nécessaires à toute affectation.
1929 Mise à jour de l’emplacement des articles en masse dans l’entrepôt à partir d’un fichier csv.
Saisie Inventaire Mobile
Etape 1: Initialiser l’inventaire sur le mobile
Toutes les machines disposes de la totalité des articles et des coordonnées logistiques (emplacement inventaire) configurés dans la base de donnée.
L’initialisation peut s’accompagner d’une sélection du périmètre à inventorier. Les articles à inventorier peuvent être déterminé par la sélection du code lettre des listes personnalisées (préalablement configurées via l’option facultative 1939).
Cette fonctionnalité facultative peut être exploitée pour les inventaires tournants.
La sélection du périmètre articles à inventorier est aussi déterminée par le filtre sur les coordonnées logistiques des produits zones et emplacements.
Etape 2: compter les quantités marchandises
afin de débuter la saisie d’inventaire cliquer sur le bouton “Lancer l’inventaire”
Le programme affiche le premier article, du premier emplacement sélectionné.
Cliquer dans le champs de saisie des quantités souhaités (palette, emballage, col). Une boite de dialogue avec calculatrice intégrée s’affiche, saisir la quantité et valider; le programme affiche de nouveau l’emplacement article avec la quantité saisie et le volume col associé. A ce stade l’utilisateur peut compléter sa saisie avec un autre conditionnement et/ou valider pour passer à l’article suivant. Une fois la quantité validée, l’article est considéré saisie pour cet emplacement (code couleur vert et bouton validé grisé).
Remarques sur les fonctionnalités de saisie d’inventaire:
Le système affiche les quantités par conditionnement paramétrées en base de donnée.
Le système cumule les quantités saisies par conditionnement.
Le système déduit la quantité palette associée à la saisie des quantités articles si et seulement si l’article est associé à un article palette en fiche article (907, onglet commande fournisseur).
Affichage des quantités déjà saisies se détermine par le menu d’en-tête accessible par les 3 petits points.
Le curseur “Afficher articles validés” permet à tout moment la modification de l’affichage de l’inventaire en visualisant ou non les articles validés.
Dans la mesure ou les articles sont associés à un code EAN 13 (en fiche article (907, onglet identité), la recherche et le rajout d’article à partir du scan est possible.
Le système identifie l’article à partir du code barre et propose de le rajouter dans la zone et l’emplacement en cours d’inventaire. Il est alors possible de saisir les quantités au même titre que les articles préalablement configurés dans la zone.
La loupe de recherche en en-tête permet de faire une recherche article à partir du code barre ou à partir des caractères des libellés 1 et 2 de la fiche article (le clavier de saisie s’ouvre lorsque l’on clique dans le champ de recherche).
Le système affiche alors son positionnement de référence même si ce dernier est “hors zone” du périmètre inventaire sélectionné sur le portable.
la sélection de ce dernier renvois l’utilisateur dans la zone concernée avec la possibilité de saisir la quantité inventaire. Cette fonctionnalité est a utiliser dans des situations très spécifique d’inventaire.
Possibilité de sélectionner les zones (préfiltrées) en en-tête: en cliquant sur la zone, la liste des zones issues du filtre de sélection apparait et permet d’alterner la sélection des zones pour affichage et saisie d’inventaire.
Etape3: synchroniser les saisies en back office.
Les quantités inventaires peuvent être envoyée en base entreprise à tout moment.
l’accès à la synchronisation pour envoyer la saisie se réalise par le menu d’en tête accessible par les 3 petits poinst en haut de l’écran.
Les saisies sont visibles à l’étape de contrôle d’inventaire (866). pour afficher les donner renseigner le code magasin inventorié, la date d’inventaire et cliquer sur le bouton chargement.
Le système affiche la liste des articles selon le mode de “comptage” de la machine (périmètre inventaire normal ou périmètre inventaire contradictoire).
Cette étape permet principalement le contrôle entre deux comptages contradictoires. En cas d’écart il est possible d’éditer un document pdf pour vérification à partir d’un support papier.
Si pas d’écart ou pas de présence d’un inventaire contradictoire deux procedures possibles:
la validation de l’inventaire pour envoyer les données dans le programme de saisie des inventaires (920).
Contrôle inventaire
Etape 4: contrôle écart stock physique et stock théorique.
Option 1: constitution d’une liste d’écart à partir de l’option 1939. Le programme propose, parmi les options de création de liste article, le critère “d’écart pour l’inventaire à date” en nombre de cols ou euros entre la valeur de stock physique inventaire et la valeur de stock théorique.
- Utilisation de la préparation inventaire (1939) afin de générer un listing des articles en écart entre l’inventaire “normal” et le stock “physique” à date d’inventaire. codifié et exploitable sur le portable une fois la mise à jour de données effectuées.
La liste des écart est désormais accéssible sur le portable après synchronisation
Les articles concernés sont recomptés une nouvelle fois et synchronisés
Option 2: Traiter les écart d’inventaire en back office.
Dans ce cas on valide la saisie d’inventaire mobile depuis l’option 866 avec de récupérer les enregistrement dans la saisie d’inventaire de Serca initial (920).
L’analyse des écarts stock physique et stock théorique se réalise dans ce cas par édition
Option 1817
les critères de sélection sont:
- Dépôt
- magasin
- Article début et fin
- Zone inventaire (liste de sélection)
- Division article
- Grande famille article (sélection)
- Grande famille a exclure (sélection)
- Famille à exclure (sélection)
- Date de stock (date d’inventaire)
- Période matin ou soir (stock au matin = stock de la veille au soir)
- Ecart: permet de lister les écarts globaux ou écart sur la liste des articles inventoriés.
- Articles inactifs: tous les articles ou uniquement les articles actifs
- Tri par zone et emplacement ou par ordre alphabétique.
Le système affiche les articles dans l’ordre des zones et emplacements inventaire avec le libellé article, le conditionnement (si l’article est référencé sur plusieurs zones et emplacement les localisations potentielles sont listées sous l’article) .
Il affiche les comparatif des quantités sur 3 colonnes
- le stock physique inventorié
- le stock théorique à date d’inventaire
- l’écart constaté en stock physique et stock théorique
Option 534 Édition contrôle inventaire Valorisé
Les critères d’édition sont:
- Dépôt
- Magasin (tous un magasin spécifique
- Article début et fin
- Zone inventaire (liste de sélection)
- Magasin à exclure (sélection)
- Division article
- Grande famille article (sélection)
- Grande famille a exclure (sélection)
- Famille à exclure (sélection)
- Date de stock (date d’inventaire)
- Période matin ou soir (stock au matin = stock de la veille au soir)
- Détail: édition globale ou avec détail par magasin
- Type Article inventorié uniquement ou la totalité du stock
- Ecart: permet de lister les écarts globaux ou écarts positifs ou négatifs uniquement
- Tri par zone et emplacement ou par ordre alphabétique.
- Articles inactifs articles actifs ou tous les articles.
Le système affiche les articles par l’ordre défini dans les critères de requête (de préférence zone et emplacement) avec le détail de la justification de stock à date d’édition
- Stock début d’exercice
- Mouvements achats (et annulation d’achat)
- Mouvements de ventes (et annulation vente)
- Mouvements Casse, vols, divers
- Mouvements de régularisation cumulé sur la période
- Le stock à date d’édition
Le tableau écarts à date établi le comparatif stock physique inventorié avec le stock théorique calculé et affiche les écarts en quantité et écarts en valeur.
Le contrôle des écarts peut donner les lieu à des corrections sur l’inventaire initial. Il est alors possible de mettre à jour les quantités inventaires saisies via l’option 920.
Mise à jour de stock
Etape 5: placage de l’inventaire en stock (249)
L’application des régularisations d’inventaire sur le stock marchandise se réalise par l’option 249 du menu Serca initial.
Pour réaliser l’application des régularisations il faut renseigner la date d’inventaire début et fin, et le système propose une date de régularisation automatiquement positionnée la veille au soir.
Remarque: Bien que le système laisse la possibilité de sélectionner une plage d’inventaire, le mouvement de régularisation est unique ; dans le cas d’inventaire partiel et successif, nous conseillons d’appliquer une régularisation spécifique par journée d’inventaire et pour cela de procéder à autant de génération que de dates d’inventaire distinctes.
Le bouton de Consultation des Mouvements régularisation permet d’accéder à la consultation de la liste des régularisations appliquées.
Etape 5(bis): Application des régularisations d’inventaire stock comptabilité matière
Pour un entrepositaire de boissons, les régularisations d’inventaire doivent être prises en compte dans la comptabilité matière.
Pourquoi c’est obligatoire
La comptabilité matière (suivi des entrées/sorties de boissons alcoolisées) est encadrée par l’administration des douanes. Elle doit refléter la réalité physique des stocks.
Donc, dès qu’il y a un écart entre le stock théorique et le stock réel (inventaire), une régularisation est nécessaire.
Concrètement Les écarts d’inventaire doivent être :
- constatés (lors d’un inventaire physique)
- justifiés (casse, évaporation, pertes, erreurs…)
- enregistrés dans la comptabilité matière
Cas possibles
- Pertes normales (freinte, casse justifiée) → tolérées mais doivent être tracées
- Manquants non justifiés → peuvent entraîner des taxations (droits d’accises) et sanctions
- Excédents → doivent aussi être intégrés (erreur de saisie ou entrée non enregistrée)
Point important: La comptabilité matière ne peut pas rester “théorique” : elle doit toujours être alignée avec le stock réel, même si cela implique des écritures de régularisation.
Pour autant l’application des régularisations de stock via l’option 249 ne s’exécute pas automatiquement sur le stock comptabilité matière, il est nécessaire de réaliser une génération de régularisation spécifique via l’option 43 du menu.
Le fonctionnement des régularisations est identique au stock marchandises, date d’inventaire début et fin et date de régularisation positionnée la veille au soir.
Etape 5 (ter): Inventaire Partiel ou Inventaire global. Application ou non du complément à zéro pour article non inventorié.
L’application des régularisations d’inventaire repose sur le périmètre article compté et enregistré dans la table d’inventaire (option 920 en back office).
Dans ce cadre un inventaire partiel reposera sur les articles saisis, mais un inventaire global doit concerner l’ensemble des articles identifiés dans le dépôt, actifs ou non, mouvementés ou non, comptés ou non.
Pour rendre un inventaire “global” au delà des articles physiquement comptés, il faut après récupération ou saisie de l’inventaire en option 920, utiliser la fonction dite de “complément à zéro pour articles non inventoriés”.
Le bouton donne ainsi accès une boite de dialogue de génération de complément d’inventaire pour les articles actifs ou supprimés de la base données.
Lors de la génération la procédure rajoute une ligne avec une quantité à zéro pour tous les articles non inventoriés et dont le stock théorique à date d’inventaire est différent de zéro.
Valorisation inventaire et stock
Etape 6: édition de la valorisation d’inventaire
La valorisation d’inventaire peut être éditée par l’option 1132
Les critères de sélection sont
- Code dépot
- date d’inventaire début et fin
- article début et fin
- Date de valorisation (obligatoire)
- Inclusion valeur vignette sécurité sociale
- Tri par défaut code article
Le programme affiche pour chaque article identifié dans la table d’inventaire à date d’inventaire, les quantités inventoriés par conditionnement, le nombre de cols total, le prix de revient unitaire hors droits du produit.
Le système calcul pour chaque ligne la valeur marchandises, la valeur consigne la valeur total et le poids total.
Etape 6 (bis): la valorisation de stock (1130)
L’édition est une édition de stock à date valorisée au prix de revient commercial en vigueur à date d’édition. Cette édition fait référence à la valeur globale du stock, elle sera donc généralement comparable à l’édition d’un inventaire lui aussi global en fin de période (1132)
La requête permet de filtrer sur plusieurs critères:
- Le code dépôt
- Le code magasin: un magasin en particulier ou tous les magasins
- Les articles (sélection code début et sélection code fin).
- l’exclusion famille: permet de ne pas intégrer au résultat une ou plusieurs familles articles
- la date de stock
- la période soir ou matin pour prise en compte des mouvements de la journée ou non.
- la date de valorisation pour prise en comptes des prix et montant de droits en vigueur à date pour une valorisation âgées du stock.
- le détail magasin ou non
- la valorisation de la vignette ou non
- l’exclusion des stock négatif et stock à zéro
La liste des stocks est affichée par code article croissant avec le nombre d’emballage, le nombre de cols associés, le prix unitaire, la valeur marchandises, la valeur de consigne au col, la valeur de consigne emballage, la valeur de la consigne globale, la valeur total par article.
Etape 6 (ter) Valorisation des mouvements de régularisation (1131)
L’édition des mouvements 1131 peut être utilisée pour éditer et valoriser les mouvements de régularisation appliqués lors de l’inventaire.
Les critères de sélection sont:
- Code dépôt
- Code magasin
- Article début et fin
- Familles à exclure (liste)
- Date début et fin des mouvements
- Date de valorisation (obligatoire)
- Mouvements: regu (pour limiter l’interrogation aux mouvements de régularisation utilisé lors du placage de l’inventaire).
- Valorisation des mouvements au prix de revient en vigueur à date de valorisation
Le système ordonne par code article les ligne de régularisation de l’inventaire par magasin avec quantité et valeur globale par ligne.
Le système affiche le cumule total de la valeur des régularisations en fin de liste.
