Le traitement des ruptures est de deux natures (manuel ou automatique).
Mise en rupture automatique
La mise en place des ruptures automatiques repose sur le paramètre société (option 68) type 34 :
Pour chaque division article, le paramètre permet d’activer la mise en rupture automatique avec l’enregistrement d’un code 1 dans la colonne mont1 « Mise en rupture auto ».
Ce paramétrage a pour effet, d’associer l’article à un indicateur de rupture.
- en saisie de commande (option 890) : si, lors de l’enregistrement de la commande client, le stock disponible de l’article est inférieur à la quantité commandée.
- en fiche article (option 907) : si lors de l’enregistrement de la commande client, le stock disponible de l’article est inférieur à zéro.
En conséquence le traitement automatique des ruptures est chronologique selon l’enregistrement des commandes et non selon la date de livraison de la commande.
Il conviendra au responsable logistique d’analyser ces données régulièrement (listes des articles en rupture (88, 305, 306)), afin d’ordonnancer au mieux les livraisons selon le stock disponible, les approvisionnements en cours et les délais de livraisons.
La levée de rupture automatique en saisie de commande fournisseur ne dépend d’aucun paramètre.
Mise ou lever une rupture sur article manuelle
Le traitement des ruptures est consécutif, dans la plus part des cas, à la démarche de préparation des marchandises. Cette étape préalable, permet, suivant la configuration automatisée ou non des traitements, de confirmer, d’infirmer ou de constater la rupture d’un produit.
Plusieurs outils sont disponibles pour réaliser ces traitements: support de préparation, contrôle des préparation, mise à jour des indicateurs ruptures.
Bordereaux de chargement papier
Préparation avec un support bordereau de chargement pdf (37, 1829…)
la rupture constatée en automatique est affichée en barrant le libellé de l’article concerné; tandis que la rupture identifiée par le préparateur sera manuscrite.
Préparation scannette
Préparation avec un support mobile scannette préparation, la rupture automatique n’est pas spécifiée même si l’article peut être envoyé en préparation. Le préparateur identifie les quantités préparées pour chaque article.
Un tableau de bord de contrôle des préparations réalisées (2215) permet d’identifier les écarts entre quantités commandées et quantités préparées.
Mise à jour des indicateurs de rupture:
Consécutivement à l’étape de préparation, le service logistique confirme le constat des ruptures par un traitement global article via l’option 88 ou par un traitement spécifique à la ligne de commande via l’option 890.
Option 88: Le programme de mise et levée de rupture manuelle permet d’identifier par article, le stock disponible et la liste exhaustive des commandes en cours sur le produit.
Il permet ainsi la mise ou la levée de rupture sur l’ensemble des commandes en cours ou une en particulier (case à cocher rupture en ligne de commande).
Il permet la mise ou la levée de rupture sur l’article pour impacter uniquement les futurs enregistrements (boutons mise ou lever de rupture article).
Il permet enfin la mise ou levée de rupture sur article et lignes de commande associées (boutons mise ou lever de rupture commandes et article).
Un filtre de date (prédéfinie en paramètre dépôt option 69, type 154 numéro 1) permet de limiter l’affichage des commandes en cours à une date plafond J+1,2,3.
Option 890: la saisie de commande client, dispose d’un indicateur de rupture en bout de ligne. Selon le paramétrage de mise en œuvre, l’indicateur s’actualise automatiquement ou par manipulation de la télévente.
Remarque: le droit de lever de rupture manuelle en saisie de commande client dépend de l’activation du paramètre société num 118 type 139.
Dans le cas d’une mise à jour manuelle de l’indicateur, il s’agit d’une mise (ou lever) en rupture de la ligne de commande uniquement.
Option 907 la fiche article, onglet « artdépôt », dispose du même indicateur de mise en rupture. Il permet selon les droits accordés à l’utilisateur de mettre à jour le paramètre, il permet aussi de consulter la date de mise en rupture sur le dépôt concerné.
Comment consulter les ruptures?
Option 305 donne la liste des articles en rupture à date d’édition
Option 306 permet d’éditer la liste des articles en rupture sur ligne de commande
Comment analyser les ruptures sur articles ?
Option 1876 Récapitulatif des ruptures permet de visualiser sur un mois complet de facturation (2 mois maximum), le nombre de clients impactés par les ruptures mais aussi le nombre de références articles.
Le récapitulatif s’affiche en 3 parties distinctes :
- Journalier avec le détail jour par jour du nombre total des ruptures
- Par fournisseurs concernés par les ruptures
- Poids par grande famille article.
Les critères d’édition : le dépôt (un seul de dépôt, tous les dépôts en détail, ou tous les dépôts cumulés), la période (sur 2 mois glissants.), le détail article est disponible (mettre « O »), possibilité de faire des extractions par grande famille ou famille article et de sélectionner une grande famille client, avec exclusion d’office des inter- dépôts au lancement mais possibilité de les intégrer dans le cadre d’analyse.
Partie 1 : Récapitulatif journalier
- Le nombre d’articles correspond au nombre de références en rupture au moins une fois sur la journée soit 14 articles dans notre cas.
- Le nombre de cols équivaut au nombre de cols total mis en rupture sur l’intégralité des commandes facturées soit 399 cols dans notre cas.
- Le nombre de client reprend les clients qui ont été une fois en rupture sur la journée soit 16 clients pour le 01 octobre 2015.
- Le % de références en rupture sur le nombre total correspond au nombre d’article en rupture sur le nombre de réf articles facturés : soit (14 /559 =2.50 %).
- Le % de clients en rupture reprend le nombre de clients en rupture sur la journée rapporté au nombre total de clients facturés sur la journée soit (16/162= 9.88 %)
- Le nombre total article ne reprend qu’une seul fois la référence article en rupture sur le mois soit 64 références article rupture.
- Le nombre total de cols est le nombre cols mis en rupture sur les commandes facturées sur le mois.
- Le nombre de clients correspond au clients qui ont été affectés au moins une fois dans le mois par une rupture donc dans notre cas 63 clients.
- Le % de références en rupture et le % de clients en ruptures reprennent les mêmes formules de calcul que celui de la journée.
- La moyenne d’article et le nombre moyen de cols se base l’un comme l’autre sur leurs totaux respectifs divisés par le nombre de jour de livraison (exclusion des avoirs et des codes actions 10 et 12).
Partie 2 : Récapitulatif par Fournisseur
Partie 3 : Récapitulatif par Grande famille
Option 1913 Valorisation des ruptures. Ce programme permet de lister les articles en rupture sur une période donnée et de valoriser les CA non réalisé.
Le programme fonctionne par « groupe de société » avec possibilité de : Sélectionner toutes les sociétés du groupe ou une société ou plusieurs sociétés, Sélectionner tous les dépôts ou un dépôt ou plusieurs dépôts, Date de début et fin obligatoire, Sélectionner les grandes familles articles à exclure, Sélectionner toutes les familles articles ou une ou plusieurs, Type d’édition : T 🡪 Commandes en cours et facturées, C 🡪 Commandes en cours, F 🡪 Commandes facturées uniquement, Tri : C 🡪 Trié par CA hors droit décroissant, M 🡪 Trié par marge décroissante
Cette édition donnera par société et dépôt les lignes de commandes en rupture pour la période demandée.
Données affichées :
- Une ligne par article
- Quantité emballage
- Quantité Col
- CA HT HD
- CA HT DI
- MARGE
- Nombre de clients concernés