L’organisation des préparations marchandises se réalise à partir de l’option 1813. Ce programme permet de visualiser les tournées constituées automatiquement pas les saisies de commande et permet de modifier les affectations par tournée, chauffeur et camion préalablement au déclenchement des préparations marchandises
- Consulter la prise de commande représentant / télévente et d’anticiper au mieux la charge de préparation et de livraison.
- Redéfinir les affectations théoriques des clients par tournée et par chauffeur en cas d’aléas.
- Identifier les éventuelles anomalies de traitement (blocage de commande pour défaut de paiement et verrouillage de commande par un tiers utilisateur, livraison hors jour prévu dans la fiche client).
- Déclencher les édition de support de préparation papier
La procédure de préparation marchandises peut être réalisée en plusieurs phases: préparation individuelle puis préparation globale avec des possibilités d’ajout pour intégrer les retards de commande.
Phase 1 Préparation individuelle client par client via une mise en tournée virtuelle
Phase 2 Edition du « reste à préparer » par tournée
Phase 3 de la préparation à J-1 ou J de la livraison
Réaffectation des clients par tournée en 1813
La réaffectation des clients permet de modifier la constitution théorique proposée par le paramétrage et la saisie de commande. cette phase est préalable à la préparation marchandises. Il existe plusieurs méthodes de réaffectation de client par tournée.
Méthode individuelle par l’ onglet Tableau de bord
Le tableau de bord permet d’avoir une analyse globale et détaillée des commandes pour les prochaines livraisons, il affiche pour une date de livraison donnée:
- La liste des tournées du jour
- La liste des clients affectés à la tournée sélectionnée
- La liste des articles enregistrés sur la commande du client sélectionné
- Le récapitulatif par groupe d’emballage de la tournée sélectionnée
- Le récapitulatif par groupe d’emballage de la commande sélectionnée
- Le détail de l’adresse de livraison du client sélectionné
- La boite de dialogue de réaffectation.
Procédé “pas à pas” de réaffectation ponctuelle en optimisation de tournée via l’onglet tableau de bord
Etape 1: affichage des tournées livraison :
pour afficher les données renseigner la date de livraison souhaitée et appuyer sur la touche « Entrée du clavier »
Etape 2: sélectionner la tournée d’origine du client à l’aide du curseur de la souris dans le tableau de tournée
Etape 3: sélectionner le client destiné à être réaffecté à l’aide du curseur de la souris dans le tableau clients de la tournée.
Etape 4: sélectionner la tournée de destination à l’aide du bouton situé en bout de ligne dans le tableau des tournées
Etape 5: valider la réaffectation proposée dans la boite de dialogue de réaffectation
A noter que le tableau de réaffectation peut être utilisé directement, une fois le client destiné à la réaffectation sélectionné, il est possible de renseigner manuellement les coordonnées Tournée, livreur camion de destination.
Méthode globale par l’onglet Tournée
L’onglet tournée permet de réaffecter tous les clients d’une tournée vers une une autre.
Procédé pas à pas de réaffectation de plusieurs clients sur une tournée
Etape 1: Sélectionner la tournée d’origine à l’aide du curseur de la souris et modifier les critères souhaités Tournée, livreur , camion.
La modification des coordonnées de livraison se réalise sur chaque critère : tournée, livreur et camion. Chaque zone est modifiable et permet par double clic l’accès à des listes de choix.
Etape 2: Enregistrer et actualiser l’affichage à l’écran.
Une fois les paramètres modifier il faut enregistrer et « rafraichir » l’affichage à l’écran afin de regrouper les tournées avec coordonnées communes
Les deux lignes de livraison sont regroupées sur les même critères.
Le bouton “rafraichir” permet d’actualiser l’affichage selon les modifications enregistrées.
Méthode individuelle par l’onglet détail tournée
Procédé pas à pas de réaffectation d’un client sur une tournée
Etape 1: sélectionner la ligne du client et modifier les critères souhaités en bout de ligne (Chaque zone est modifiable et permet par double clic l’accès à des listes de choix tournée, livreur, camion).
Etape 2: Enregistrer et actualiser l’affichage à l’écran.
Une fois les paramètres modifier il faut enregistrer et « rafraichir » l’affichage à l’écran afin de regrouper les tournées avec coordonnées communes
L’interrogation de la tournée d’origine ne fait plus apparaitre le ou les clients réaffectés vers une autre tournée (elles ne font plus parti du détail tournée interrogé).
Méthode individuelle par la carte de livraison (si le mode cartographie est activée)
Etape 1: affichage des tournées de livraison souhaitées sur la carte.
L’onglet d’affichage des tournées de livraison sur la carte permet de sélectionner plusieurs tournées et de réaliser des réaffectations de clients d’une tournée d’origine vers une tournée de destination.
Etape 2: sélection du point de livraison (ou client) à réaffecter.
En cliquant sur le point de livraison à déplacer, une boite de dialogue apparait et permet de sélectionner via une liste de valeur des tournées préalablement sélectionnées pour l’affichage, la tournée de destination.
Etape 3: Enregistrer la réaffectation par le bouton “Valider” de la boite de dialogue permet le rafraichissement de l’organisation des tournées sur la carte actualisée avec la nouvelle affectation du client.
Réaffectation des clients par tournée en 901
Afin de bénéficier d’une affectation par défaut correspondant à l’organisation habituelle, le paramétrage de l’affectation tournée, livreur par jour de livraison peut être enregistré en fiche client (option 901, onglet logistique)
Procédé pas à pas de réaffectation systématique en fiche client
Etape 1: Ouvrir l’option 901 du menu Création et maintenance des clients, rechercher le client souhaité (saisie d’une partie de son nom dans la zone client puis touche entrée au clavier pour afficher la liste de choix) et sélectionner le client souhaité pour affiche le contenu de sa fiche.
Etape 2: Accéder à l’onglet logistique, modifier le ou les codes tournées associés par défaut au client. Chaque champs tournée, livreur est associé à la liste de choix (option 68, type 13 pour les tournées, et type 14 pour les livreurs).
Trois possibilités de paramétrage distincte pour 3 jours de livraison distinct identifiable dans le système.
A noter que dans le cas ou le client peut être livrer tous les jours de la semaine, ils sera associé ou jour de livraison “tous les jours” et à une unique tournée.
Le livreur peut être identifié comme obligatoire (case à cocher) afin d’indiquer (de manière non bloquante) dans l’optimisation des tournées (1813) cette contrainte pour la réaffectation.
Etape 3 enregistré la modification par le raccourci d’enregistrement de la barre d’outils afin de conserver les modification d’affectation par défaut pour les prochaine commande 
.
Autres fonctions de l’option 1813
Indicateurs de blocage et verrouillage
Blocage des tournées pour interdire les modifications de commande
Le blocage des tournées peut être associé ou non à un paramétrage de tournée de débordement.
Le convoyeur: Cette spécificité de livraison est préalablement définie dans la fiche du client (901) onglet logistique à partir d’un indicateur de “convoyeur obligatoire” et un nombre de convoyeur.
Une fois le paramétrage réalisé un indicateur “convoyeur apparait sur l’en-tête de tournée. Il est aussi possible d’affecter un livreur dans le champs Ripeur associé afin de l’identifier de manière précise.
L’indicateur spécial Palette: Les clients à préparer sur palette sont préalablement identifiés en fiche client (901) onglet logistique case à cocher Client Spécial Palette.
Cet indicateur est visible en option 1813, onglet détail tournée
Cet indicateur alimente les colonnes “chargement spéciaux” du bordereau de chargement 37, les pages de chargement en global par code bordereau distingue les quantités à charger sur palette.
Impression et validation des bordereaux
Impression des bordereaux de chargement global tournée avec validation du bordereau de chargement.
Consignation palette
Permet de rajouter la consignation des palettes utilisées pour la préparation et le chargement des produits directement sur la commande du client concerné.
La mise en tournée « Virtuelles »
La mise en tournée virtuelle permet de sélectionner certaines commandes pour déclencher une préparation individuelle.
Option 1813 Onglet mise en tournée virtuelle. (visualisation de l’ensemble des commandes clients quel que soit les tournée d’origines, sélection des clients individuellement, sélection du code tournée virtuelle (tournée temporaire de préparation), validation).
Le bordereau de chargement (option 37) s’affiche par défaut en rupture par client et sans détail par bordereau.
La tournée est considérée par défaut comme bloquée et validée. Il n’est donc pas possible de rajouter des produits sur les commandes concernées.
Une fois les bordereaux édités et la préparation en cours de réalisation Il est possible de ramener les clients en tournées d’origine.
Une fois le retour de tournée virtuelle confirmé, les clients basculent dans les tournées d’origine et sont associés à un indicateur de couleur visible dans le détail tournée.
Les commandes sont débloquées et désormais modifiables.
Editer le bordereau de chargement
Peut être utiliser aussi en complément d’une préparation par scannette.
Exemple d’édition globale tournée sans les alcools
Option 560 : Pour éditer le globale tournée hors alcool par Bordereaux et Tournée pas de saut de pages tournée
Exemple d’édition du détail client spécifiques alcools 37
Exemple de l’édition du bordereau client spécifique alcool option 37
La validation du bordereau de chargement
Pourquoi valider le bordereau de chargement ?
Le postulat de base de Serca Initial est : « toute saisie ou modification de commande est considérée comme un « ajout ».
Cet indicateur est visible dans les onglets de consultation tournée, détail tournée et détail commande :
Exemple onglet tournée
La validation du bordereau de chargement d’une tournée permet d’agir sur cet indicateur, de marquer un jalon dans la préparation marchandises en distinguant les tournées en cours de préparation (« bordereau de chargement validé ») et les tournées non traitées (Bordereau non validé ou présence d’ajout).
Exemple avec la tournée 2 validée en préparation
Quand valider le bordereau de chargement ?
La validation du bordereau de chargement se réalise APRES édition du ou des bordereaux « global tournée » ou « détail client ».
C’est l’indicateur aout qui permet de lister les produits « à préparer », il faut donc en premier lieu éditer le bordereau des ajouts puis supprimer l’indicateur ce qui permettra de réaliser une nouvelle distinction en cas de « rajout sur commande, tournée.
Il reste cependant toujours possible d’éditer la totalité du bordereau « commande initiale + ajout »
Comment valider le bordereau de chargement ?
Option 1813 : En optimisation de tournée pour une validation individuelle.
Le bordereau de chargement se valide individuellement à partir de l’onglet « tournées » de l’optimisation des tournées. Cette validation est automatique dans le cas des envois de préparation s sur scannette.
Option 115 pour une validation de plusieurs tournées
Gestion des commandes en préparation (Traitement des ajouts et édition bordereau complémentaire)
Dans la mesure ou la commande est validé par la validation du bordereau de chargement, elle est en préparation.
Si l’on souhaite réaliser une modification de commande (ajout ou suppression de produit) cela reste possible tant que la tournée n’est pas « bloquée » par le service logistique.
Un message indique la situation de traitement de la commande :
Rajout de 5 caisses de coca 33cl
Incidence en optimisation de tournée
Dans le détail « tournée » par client
Dans le détail de la commande
Comment éditer le bordereau individuel client des ajouts uniquement ? :
Soit l’option 37 (par client)
Toutes les zones avec option ajout uniquement
Soit l’option 560
Toutes zones sauf les alcools (bordereau 10) avec ajout uniquement
Traitement des ruptures
Si une rupture produit est constatée à la préparation et dans le ou l’on souhaite l’indiquer sur la facture de livraison il est possible de mettre à jour l’information via
L’option 88 : interrogation de l’article concerné par la rupture.
Permet l’affichage du stock produit ainsi que la liste des clients avec une ligne de commande en cours.
Option 1 : mise en rupture de la ligne de commande et de l’article 
Les prochaines saisies sur ce produit seront directement en rupture tant qu’il n’y aura pas de réception marchandises réalisées
La ligne de commande du produit est neutralisée mais apparaitra non valorisée mais avec la mention « rupture » sur la facture de livraison.
.
Option 2 : on supprime la ligne en commande client.
A partir de l’option 88 via le raccourci zoom depuis la ligne de commande concerné, le système ouvre la commande en cours
Pour supprimer une ligne de commande, il faut sélectionner la ligne puis cliquer sur le raccourci suppression et confirmer
Refermer l’option de saisie de commande avec traitement
Editer les la liste des articles en rupture commandé 306
Contrôle quai et chargement par tournée
Bordereau chargement récapitulatif 560
Edition de tous les bordereaux par ordre Tournée/Bordereau
Partie détail client
Partie globale tournée
Partie récapitulatif emballage
Départ camion
Le calcul des factures déclenche les mouvements de stock, les mouvements statistiques et la création des factures.
Il n’est plus possible de consulter ou modifier une commande après avoir réalisé le calcul.
Il est en revanche possible de consulter, annuler une facture non comptabilisée.
Le calcul de facture individuelle peut être réalisé avec la fonction cash facture en saisie de commande (890) pour des enlèvements client par exemple.
Le calcul global des factures pour une ou plusieurs tournées se réalise via l’option 45
Dans le cas des livraisons par portable il n’est pas nécessaire d’éditer les documents qui seront édités au moment de la livraison et après reprise de vide.
Envois des tournées vers les portables BeVcam
Les envois des tournées BeVcam se réalise via l’option 1268.
Les livraisons Bevcam disposent d’un code couleur spécifique lorsque le livreur est activé.
« Push » :
Une fois la tournée envoyée vers le BeVcam il n’est pas possible de modifier l’affectation client/tournée/chauffeur via l’optimisation des tournées.
Cela reste possible uniquement après avoir procédé à une annulation de « push » c’est-à-dire un rapatriement des données du portable vers la base de données BeVor.