Ecritures de situation et Clôture comptable

L’objectif de ce document est de vous fournir l’ensemble des informations nécessaires à la mise en œuvre et à la gestion de la clôture comptable.

L’accès au programme de clôture se réalise via l’option 679 du menu Serca Initial.

ATTENTION LA PROCEDURE DE CLOTURE IMPOSE L’ARRÊT DES PROCESSUS DE COMPTABILISATION : comptabilisation des factures diverses (ristournes, tap), facturation client via le retour camion, facturation fournisseur via la saisie des écritures, saisie des règlements.

Vérification du mode de report à nouveau

La clôture comptable engendre le solde des comptes de classe 6, 7, 8, 9 ainsi remis à zéro pour le prochain exercice et le report du solde d’un exercice à l’autre pour les comptes des classes 1, 2, 3, 4, 5.

Ce report des écritures s’effectue de plusieurs manières :

Ce report est systématiquement détaillé pour les comptes centralisateurs de tiers (client, fournisseur). En revanche, pour les comptes non centralisateurs, le type de report dépend du paramétrage du compte dans le plan comptable : la zone lettrage dans la définition de chaque compte peut prendre la valeur O (pour oui) ou N (pour non), le report détaillé des écritures non lettrées sera réalisé dans le cas où le paramétrage du compte est à O.

Contacter l’administrateur du plan comptable pour éventuellement signaler une anomalie de paramétrage lors de votre vérification.

Préparation de la clôture

La mise en œuvre de la clôture nécessite quelques paramétrages :

• La création de table et de séquence : « clôture » et « séquences_cloture_nolig ».

• Le paramétrage du résultat : saisie dans le paramètre dépôt, type 4, de l’année dans la colonne numéro (aaaa) et du résultat (positif ou négatif) dans la colonne mont1.

• Le paramétrage des comptes de résultat : bénéfice (paramètre société type 1100 numéro 64, mettre le numéro de compte 120000 dans le libellé 2), perte (paramètre société type 1100 numéro 65, mettre 120000 dans le libellé 2), exploitation (paramètre société type 1100 numéro 66, mettre 890000 dans le libellé 2).
• La création des utilisateurs : « cloture », (en minuscule) dans la maintenance des utilisateurs (menu administration).

La clôture comptable doit être accompagnée d’un ensemble d’éditions obligatoires :

• L’édition des journaux (caisse, banque, achat, vente, inv) accessible par le menu comptabilité édition (option 367).

• L’édition du grand livre : édition du grand livre général sans le détail des tiers (option 362).

• L’édition de la balance générale (369)

• L’édition du journal de report à nouveau. Attention l’édition du journal de report à nouveau s’effectue à partir du menu comptabilité, clôture réouverture situation (option 380).

Quand générer ces éditions ?

Les éditions peuvent être générées avant ou après la clôture ; avant dans le menu comptabilité édition, après dans le menu d’édition comptabilité N-1.

ATTENTION aux particularités comme l’édition de la balance (avec ou sans le résultat) et le grand livre avec reste à lettrer âgé (avant clôture).

Tableau de bord de clôture

La clôture se pilote à partir d’un écran accessible par l’option 679 du menu

L’écran de clôture comptable se décompose en quatre zones distinctes :

• Un récapitulatif des paramètres de définition de la clôture : Cette zone permet de renseigner l’exercice que vous souhaitez clôturer.

• Un récapitulatif des paramètres de définition de la clôture : Seule la zone Exercice est à renseigner, les dates début et fin de l’exercice, le résultat et les différents comptes de résultat (bénéfice, perte, exploitation) ont été paramétrés auparavant et apparaissent automatiquement lors de cette saisie.

Elle permet de vérifier l’état du trigger et l’existence de la table d’archivage.

• Un tableau de commandes: Les boutons matérialisent et démarrent chacune des étapes de la clôture

• Un tableau d’affichage des résultats de chaque étape de la clôture: Le résultat de chacune des étapes s’affiche avec date, heure, commentaire.

Procédure de génération de la clôture comptable

La clôture comptable s’effectue en plusieurs étapes qu’il faut générer via le tableau de commande (de haut en bas et de gauche à droite 

Etape 1 la génération du reste à lettrer agé.

Cette étape permet de rétablir dans une table spécifique la situation de lettrage relative à la date de clôture. Ainsi, pour la génération du reste à lettrer agé au 31 Décembre, le système va faire une copie des écritures et délettrer toutes celles dont la date d’écriture de la contrepartie est supérieure à la date de clôture.

Etape 2 Vérifications des écritures

Vérification du solde des mouvements et des RAL.

Ces deux premières étapes peuvent être générées par anticipation pendant l’exploitation journalière de Bevor afin de réduire au maximum la durée de la clôture.

A PARTIR DE CETTE ETAPE IL FAUT IMPERATIVEMENT ARRETER TOUTES LES COMPTABILISATIONS BEVOR !

Etape 3 Copie de la table ECRITURES

Il s’agit d’une sauvegarde de la table avant le début des traitements.

Etape 4 Création résultat

Il s’agit du solde cumulé des classes 6 et 7 et du passage de l’écriture de résultat du compte 890000 (débit ou crédit en fonction du solde) et du compte de perte ou bénéfice à la date du dernier jour de l’exercice et dans le journal d’inventaire.

Etape 5 Archivage

Le système réalise la copie de toutes les écritures de la table ECR (ECR_1999) concernant l’exercice que l’on clôture (cad toutes les écritures dont la date est inférieure ou égale au dernier jour de l’exercice).

Etape 6 Epuration 6, 7, 8, 9

Cette fonction supprime toutes les écritures des classes 6, 7, 8 et 9 dont la date d’écriture est inférieure ou égale à la date de clôture de l’exercice.

Etape 7 Réouverture

Il s’agit du report du solde des comptes des classes 1 à 5.

2 cas :

Si il n’y a pas de reprise du détail : le système calcul le solde du compte à la date de fin de l’exercice, supprime toutes les écritures comprises dans cet exercice et enfin, crée une écriture correspondant au solde du compte à la date du premier jour du nouvel exercice dans le journal RAN.

Si il y a une reprise en détail des écritures : soit l’écriture est lettrée au 31/12/2008 (le RAL agé = 0), dans ce cas elle est supprimée, soit l’écriture n’est pas lettrée au 31/12/2008 (le RAL agé différent de 0), dans ce cas elle est reportée sur le nouvel exercice. Dans ce deuxième cas, lorsque le RAL bilan est égal au montant des écritures, on reporte le montant par le journal RAN avec l’utilisateur ouverture ; lorsque le RAL bilan est différent du montant des écritures on reporte le RAL bilan par le journal RAN et l’utilisateur ouverture.

Etape 8 Vérification RAN

Vérification que le solde débit moins crédit du journal RAN est égale à zéro au niveau Société, dépôt et exercice

Etape 9 Vérification ecr et ecrcum

Vérification que le solde débit moins crédit de la table ECR est égale à zéro  au niveau société, dépôt et exercice.

Vérification que le solde débit moins crédit de la table ECRCUM est égale à au niveau société, dépôt et exercice.

Etape 10 Poste clôture

Cette dernière étape permet de générer l’accès à l’exercice clôturé via les options de menu comptabilité N-1.