Le processus de gestion des règlements clients disposes d’un livre de caisse informatique avec l’option 407 pour le suivi spécifique des encaissement et décaissement principalement des espèces mais si les modes chèque et traites peuvent être intégrés.
Le paramétrage :
L’option (84) permet d’associer un code caisse à un compte comptable et des modes de règlements spécifique dans le cas de l’exploitation du module Drinl’s (caisse enregistreuse Serca Caisse).
Le paramétrage des correspondances mode de règlement espèce et caisse : Le schéma d’écriture des règlements espèces est défini via l’option 93 et la correspondance entre les modes de règlements et le numéro de caisse par le paramètre dépôt (69) type 5.
Les mouvements de caisses exploités pour les enregistrements dans le livre de caisse sont définis par l’option (55) :
Chaque mouvement est identifié à partir d’un code, d’un libellé, d’un sens (encaissement ou décaissement, d’un indicateur de comptabilisation et en conséquence du compte comptable associé et d’un code taxe et d’une nature. Le code origine permet d’exploiter les tables des paramètres sociétés pour alimenter les saisies à partir de liste de valeur spécifique (Liste du personnel avec le paramètre société 61, ou une liste de valeur spécifique origine caisse avec le paramètre société 48).
Dans le cas de l’exploitation de la comptabilité analytique chaque mouvement de dépense sera associé aux axes analytiques correspondant en bas de l’écran.
Les mouvements non comptabilisables sont exploités automatiquement en association avec les modes de règlements espèce (encaissement ou remboursement). La correspondance entre les modes de règlements et les mouvements de caisse est établie par le paramètre société 67.
Les mouvements non comptabilisables peuvent être utilisés dans le cadre de régularisation du livre de caisse sans impact sur la comptabilité générale.
Les mouvements comptabilisables sont exploités exclusivement à partir de l’option 407 dans le cadre de décaissement ou sortie d’espèce n’impliquant pas de contrepartie sur un compte de tiers.
Ces mouvements permettent de déclencher des enregistrements de petites dépenses, impliquant le crédit du compte 531 par le débit d’un compte de classe 6 et le compte de tva associé au code taxe
, de remises d’espèces à la banque, impliquant le crédit du compte 531 par le début d’un compte banque ou d’un compte de virement interne 580.
Procédure d’ouverture de folio de caisse :
L’exploitation de numéro de folio permet d’organiser et regrouper les enregistrements par période et facilité le contrôle solde de folio par rapport au solde des écritures comptable qui doit être identique.
La fréquence d’ouverture des folios dépend du nombre d’enregistrement sur la caisse, il est conseillé de définir un folio de caisse journalier en cas de règlement régulier au quotidien et de l’ouvrir de manière hebdomadaire ou mensuel pour des enregistrements moins récurrents.
Pour ouvrir le folio de caisse, le bouton d’ouverture de folio intitulé « Derniers folio de caisse » est disponible dans les options (104) saisie des règlements client et l’option maintenance des mouvements de caisse (407).
L’ouverture des folios de caisse n’est pas automatique, pour réaliser une ouverture de folio il faut ouvrir le programme via le bouton « derniers folios de caisse », sélectionner la ou les caisses concernées avec la case à cocher et cliquer sur le bouton « Création des nouveaux folios.
Les enregistrements étant chronologique, la fermeture d’un folio correspond à l’ouverture du folio suivant. Il est toutefois possible d’enregistrer sur un folio précédent (via l’option 407) en affichant le folio spécifique dans lequel l’enregistrement se destine ou, lors de la saisie des règlements (option 104), en prenant soin de préciser le numéro de folio précédent destiné à recevoir le règlement.
Remarque : il n’existe pas de contrôle automatique des folios, l’utilisateur assurera dans tous les cas, la cohérence entre la chronologie des enregistrements et la chronologie des folios de caisse.
Régularisation caisse :
Dans le cas d’une erreur d’enregistrement sur le livre de caisse et non en comptabilité générale, les mouvements « non comptabilisables » permettent de réajuster les écritures et le solde du livre de caisse sans impact pour la comptabilisation.
Exemple :
Dans le cas d’une erreur de comptabilité générale uniquement, la saisie des écritures (1070) permettra d’enregistrer l’OD nécessaire sans impact sur le livre de caisse ou un mode de paiement de portefeuille client (93) peut être configuré sans lien avec le livre de caisse.
Dans le cas d’une erreur livre de caisse et comptabilité générale, il est possible d’exploiter depuis le livre de caisse des mouvements de contrepassation d’écriture préalablement configurés via l’option 55.
Saisie d’encaissement espèce :
L’encaissement des espèces étant directement associé aux règlements des factures client, les encaissement espèce est généralement issu de la saisie des règlements clients (104). A la comptabilisation du règlement le système déclenche un enregistrement automatique en entrée de caisse visible dans l’option 407 sur le folio du jour.
Selon le paramétrage en vigueur le fonctionnement est identique pour des saisies de remboursement client ou dans le cadre de l’annulation de règlement (106).
Saisie de décaissement espèce
Le décaissement (ou sortie de caisse espèce) est généralement lié à des petites dépenses ou à un processus de remise en banque.
Pour cela interroger le livre de caisse, créer une ligne supplémentaire (touche F6 pour insérer une ligne dans atteindre la fin du tableau).
Saisir la date de mouvement et double cliquer dans la colonne mouvement pour sélectionner le mouvement de remise (selon paramétrage du site).
Renseigner l’origine, un commentaire (facultatif) et le montant à décaisser dans le champ « Montant ». Ce dernier sera signé automatiquement par le paramétrage du type de mouvement, dans le cas d’une remise en banque en négatif.
Cliquer sur le bouton « Comptabiliser » en en-tête pour déclencher l’enregistrement de l’écriture dans le livre de caisse et en comptabilité. La case « comptabiliser » est désormais cochée, l’enregistrement est confirmé.
La procédure est identique pour l’ensemble des mouvements comptabilisables. A noter que dans le cas d’un décaissement avec compte de charge et tva, le montant ttc est saisi en sortie et c’est le code taxe associé qui déterminera automatiquement le montant base tva et montant tva.
Remarque : Des justificatifs avec plusieurs montants base tva seront à enregistrer sur plusieurs clignes dans ce cas si l’on souhaite déclencher l’écriture comptable par ce processus.
Edition du journal de caisse (408)
L’édition du journal de caisse s’exécute de deux manières :
- A partir de la consultation du livre de caisse (407), afficher la consultation du folio souhaité et déclencher l’édition en cliquant sur le raccourci d’édition PDF dans la barre d’outils Serca initial.
Dans ce cas de figure l’édition se limite au folio interrogé.
- A partir de l’option de menu 408 édition du journal de caisse.
Le journal peut s’éditer pour plusieurs folios avec un saut de page par folio.
