Pour passer du rapprochement bancaire « papier » à un rapprochement bancaire « automatique », il sera nécessaire de suivre les étapes ci-dessous développées plus bas :
- Récupération des éléments bancaires et comptables
- Création des chemins d’accès
- Définir les chemins d’accès aux relevés bancaires dans BeVor
- Maintenance des banques (Option 99)
- Génération et maintenance des écritures bancaires (Option 486)
- Maintenance des relevés bancaires (Option 488)
- Rapprochements bancaires (Option 489)
Il est préconisé de se rapprocher de nos équipes pour vous accompagner dans cette démarche
Etape 1 Récupération des éléments bancaires et comptables
Avant toute saisie, il est nécessaire de réunir les éléments ci-dessous :
(pour une mise en œuvre du rapprochement automatique en date du 01 février 2020, il faut un relevé bancaire indiquant le solde à la date du 31 janvier 2020 au soir)
Etape 2 Création des chemins d’accès
Il faudra ensuite créer 2 dossiers dans le répertoire du poste de l’utilisateur C:\ ou sur un serveur X:\, ou autre :
- C:\releves\releve.txt, dossier où enregistrer les relevés bancaires récupérés auprès de la banque
- C:\sauv_releve, dossier pour permettre la sauvegarde du fichier d’origine
Etape 3 Définir les chemins d’accès aux relevés bancaires dans SERCA Initial
Dans le paramètre dépôt (option 69), type 7, num 1 et 3, il suffit de renseigner les chemins d’accès préalablement créés.
Etape 4 Maintenance des banques (Option 99)
Il faut ensuite paramétrer les banques concernées par ce rapprochement.
1 Banque début : à l’aide du double-clique, choisir la banque concernée.
2 Sélectionner le bon compte bancaire (à l’aide du RIB et/ou du compte comptable) et vérifier les informations renseignées.
3 Date début rapprochement : renseigner la date souhaitée du début du rapprochement automatique (dans notre exemple, ce sera en date du 01 février 2020).
4 Enregistrer les modifications à l’aide de la disquette
Etape 5 Génération et maintenance des écritures bancaires (Option 486)
Cette option permet de générer et de maintenir les écritures bancaires issues de la comptabilité et non rapprochées au moment du démarrage.
1 Sélectionner la banque concernée.
2 Renseigner la date du solde du dernier relevé bancaire (dans notre exemple, en date du 31/01/2020).
3 Inscrire le montant du solde
ATTENTION :
Si le solde est créditeur sur votre relevé bancaire, il faudra le renseigner en négatif et vice versa.
Par exemple, mon solde de relevé bancaire est créditeur de 17862.00, je devrais écrire -17862.00 dans cette option.
4 Ecriture bancaire : Saisir les écritures bancaires non rapprochées.
Si d’anciens relevés de banque existent, le message ci-dessous apparait :
Il sera nécessaire de cliquer sur « oui » afin de supprimer les anciens relevés. Cela permettra d’éviter d’avoir des déséquilibres dans le solde du rapprochement bancaire.
ATTENTION :
S’il existe des dates postérieures à la date du démarrage du rapprochement, il ne faudra pas les saisir car cela engendrera des doublons lors du prochain rapprochement automatique généré.
Par exemple, s’il y a deux écritures en date du 20-01-2020 et du 05-02-2020 dans l’état des écritures non rapprochées de notre exemple, il faudra saisir uniquement les écritures antérieures au 01/02/2020.
5 Enregistrer la saisie à l’aide de la disquette.
6 Quitter l’option à l’aide du bouton « fin »
Etape 6 Maintenance des relevés bancaires (Option 488)
ATTENTION :, la situation côté banque est automatiquement initialisée à partir de l’intégration du premier relevé bancaire. L’initialisation « manuelle » du relevé n’est pas possible.
Cette option permettra de, manière exceptionnelle, la maintenance d’un relevé préalablement intégré.
Pour consulter le relevé :
1 A l’aide du double-clique : il faut chercher et sélectionner le compte de la banque concernée.
2 Au démarrage du rapprochement bancaire automatique, le détail du relevé ne doit contenir aucune information. Une fois le premier relevé intégré vous pourvez en consulter le détail.
3 Affichage du solde du premier relevé
4 Pour enregistrer les modifications apportées au relevé
5 Pour quitter le programme
Etape 7 Rapprochement bancaires (option 489)
Cette option permet de contrôler l’équilibre entre le solde de la banque et le solde grand livre.
Le processus de rapprochement peut alors débuter