Identité
L’écran Identité du client se compose de plusieurs zones d’informations parmi lesquelles on distingue :
La zone Adresse client :
La zone Responsable :
La zone Identité de l’entreprise :
Le “nom du tiré” permet de spécifier le nom du “payeur”, il est exploité lors de la saisie des règlements clients ; si ce dernier est renseigné, il apparaîtra dans la zone “nom du tiré” de la ligne de saisie du règlement, s’il n’est pas renseigné c’est par défaut le nom du client qui apparaîtra.
Le “N° reg du com” et N° “intrastat” sont deux zones d’informations non exploitées dans d’autres programmes.
La zone Clients Groupe :
Un client peut être identifié crée avec deux notions spécifiques :
Le client inter dépôt ou inter magasin : le fait de cocher la case “client inter dépôt indique que le client est un dépôt de la société. Il est nécessaire de compléter le paramétrage avec le code de ce dépôt et le magasin de destination. La notion de “client inter dépôt” génère des conditions de facturations particulières : la facture n’est pas valorisée et les mouvements d’entrées et sorties en stock sont automatisés).
Le client partenaire : un client peut être identifié comme un partenaire de la société. Le code partenaire est défini dans le programme de maintenance des partenaires (menu IAS).
La zone Information création et modification du client :
La case à cocher “supprimé…” permet de supprimer le client logiquement pour l’ensemble des fonctionnalités de facturation.
L’utilisateur auteur de la dernière modification enregistrée est aussi conservé.
Les zones de centralisation :
Centrale fact : Centralisation de la facturation sur un client particulier et des données statistiques.
Centrale relevé : Les factures de plusieurs clients sont regroupées sur un relevé.
Distributeur TAP : Distributeur TAP par défaut
Centrale de paiement : Optimisation de la dispersion des règlements
Typologie
La zone de classification :
Chacune des catégories de classement fait référence à une liste de valeur définie dans les paramètres société.
Le type de contact client (paramsl type 2): personnel, privé, direction, représentant. Le type de société client (paramsl type 3): SARL, SA, EURL. le secteur géo (paramsl type 8).
Les classifications en famille (paramsl type 5) et grande famille client (paramsl type 6) sont obligatoires.
Le Code géo compta :Il permet de classer le client dans un canal de vente (ou catégorie de vente). Ce canal est exploité pour la ventilation comptable des ventes articles (maintenance des articles).
La zone Point de Vente : Zone d’information.
Autre zone de classification :
La zone de suivi historique maintenance :
Dans le cadre de la gestion des droits utilisateurs sur les onglets de la fiche client, toutes les modifications réalisées sont enregistrées et affichées dans le tableau « visu des mises à jour client ».
La Zone information client complémentaire :
Facturation
Le paramétrage du mode de facturation des clients se décompose en plusieurs rubriques :
La TVA :
TVA : Indication du type de TVA auquel le client est assujetti. Les TVA articles auxquelles font référence ces zones sont définies dans les paramètres société type 23
Les droits
Les cases à cocher Droits : appliquent (cochées) ou n’appliquent pas (non cochées) le calcul des droits lors de la facturation des clients. Les droits de circulation, accise ou consommation font référence à des catégories de produits différentes, respectivement les alcools, la bière, le vin.
Client sous douane : zone d’information permettant d’identifier un client autorisé à commander des articles sous douane (voir maintenance des articles) ou hors toutes taxes et droits sur produits alcooliques.
Le type de facturation :
Exclusion calculs des promotions automatiques : le client peut être par défaut associé à un calcul de promotion automatique par l’intermédiaire du code tarif ou famille de client (dossier option 810 ou 1054). C’est indicateur permet de l’exclure de ces types de remise à partir de la fiche individuelle du client.
Tarif PVC : information de référence tarifaire non exploité dans le processus de facturation.
N° prix de revient : permettant d’associer le client à une référence de prix de revient net net (dossier 342 et 960) et de calculer en statistique un montant revient net net.
Exclusion du contrôle prix de revient : Le contrôle de vente à perte est automatiquement appliqué en saisie de commande. Il cependant possible de paramétrer les clients individuellement afin qu’ils soient exclus de ce contrôle systématique. La case à cocher présente en fiche client est un indicateur (non modifiable dans ce programme) du paramétrage appliqué par défaut au client:
- non cochée, le client est soumis au contrôle et un blocage interviendra en cas de détection de prix de vente inférieur au prix de revient en saisie de commande;
- cochée, le client n’est pas contrôlé.
Le paramétrage de l’exclusion se réalise via une option spécifique 985 Exclusion de vente à perte.
Frais de facturation : code de référence de frais de facturation associé au client. Les référence de frais de facturation se détermine par le paramètre société type 12 (option 68 du menu).
Nombre d’exemplaire de facture : détermine le nombre d’exemplaire généré à l’édition des factures.
Cli décons : permet d’associer le client à un compte client dit « emballage ». Lors du calcul des factures le système positionne la marchandise et la consigne (et éventuellement déconsigne) sur deux factures distinctes. Ce type de paramétrage implique que la reprise de vide soit réalisée (manuellement) sur le compte emballage du client.
Gestion de la déconsigne sur facture séparée : Si la case est cochée le système enregistrera les retours de vide sur une facture séparée.
Gestion de la déconsigne sur facture suivante : si la case est cochée la déconsigne du client sera stocké dans le système et lors de la prochaine facturation la déconsigne sera reportée sur celle-ci.
Mercuriale : Indicateur de soumission à un tarif « mercuriale »[2]. Cet indicateur contrôle l’application du tarif mercuriale lors de la saisie de commande.
Trois paramètres possibles :
- « Mercuriale Non », dans ce cas il n’y a pas de contrôle ;
- « Mercuriale Oui », dans ce cas le système en saisie de commande indique à l’utilisateur que le produit saisi n’est pas associé au tarif mercurial du client mais ne bloque pas l’enregistrement de la ligne de commande ;
- « Mercuriale Obligatoire », dans ce cas le système interdit l’enregistrement de commande sur les produits qui ne sont pas associés à la mercuriale.
La facturation séparée : les articles sont classifiés en groupe de facturation et peuvent être séparés ou non sur les factures (Voir Groupe facture dans Identité Article).
Le client intergroupe : zone d’information pour indiquer que le client est une autre société du groupe (assimilable aussi à la notion comptable de “partenaire”)
Facture avec bon de livraison : Édition d’un Bon de livraison (ou facture non valorisée à la place de la facture) lors de l’édition de la facture. Attention la facture n’est pas éditée mais elle est calculée et existe au niveau du compte client en portefeuille (voir calcul et édition des factures).
Rapprochement règlement automatique : activation de l’imputation automatique pour les règlements saisis sur PTC (plus exploité à ce jour).
Classe scoring : zone de classification supplémentaire sur le client (plus exploitée à ce jour).
Le mode de calcul des remises : permet de cumuler ou non les différentes remises clients, remises articles, remises grande famille, remise famille…
Le mode d’édition des remises : paramètre d’édition des remises (plus exploité à ce jour).Frais facture divers : permet d’associer le client à un montant forfaitaire de frais appliqué lors de la génération de facture dans le module « commandes diverses » de BeVor (Ristourne, refacturation sanitation, facturations financières diverses).
Frais de livraison : association du client à l’application de frais de livraison. En fonction de conditions prédéfinis dans le module frais de livraison le système applique un montant forfaitaire lié à la livraison. Exemple non reste de quantité minimum de commande.
Edition du solde antérieur sur facture séparée : radio bouton permettant de générer l’affichage du solde client (avant facture du jour) sur la facture accompagnant la livraison.
Tarif : Paramétrage des tarifs livraison et enlèvement auquel sera soumis le client. La catégorie de tarif “livraison brasserie emballage”, “livraison alcool emballage” sont obligatoires mais il est possible de définir d’autres tarifications spécifiques :
- Le tarif « ref spé » est un tarif refuge intermédiaire
- Le tarif « ref base » est un second tarif intermédiaire.
Tarif général 0
Dans l’application des tarifs, le système vérifie en premier lieu la correspondance de l’article avec le tarif Principal du client (Livraison brasserie emballage et Livraison alcool emballage), s’il ne trouve pas de correspondance,
Il applique éventuellement le tarif refuge spécial puis le tarif refuge de base
Pour remonter en dernier recours au tarif général 0 dans le cas où aucune référence de tarif n’a été trouvée et ce même ce tarif général n’est pas associé au client.
- Déclinaison Palette (livraison brasserie palette et livraison alcool palette : pour les clients facturés à la palette).
- Enlèvement brasserie emballage (ou palette) et Enlèvement alcool emballage (ou palette): pour les livraisons enregistrées avec un code tournée identifié comme étant une tournée enlèvement dans les paramètres société type 13.
Tarif Sanitation : correspond au tarif de refacturation du distributeur TAP (Voir Sanitation et TAP).
Règlement
L’onglet Règlement regroupe l’ensemble des paramètres liés aux conditions de règlement client :
Affichage des factures sur bordereau :
Dans le cas de l’exploitation des bordereaux d’encaissement livreur et représentant « papier » (respectivement option 600 et 165), il est possible de définir à partir du client l’affichage ou non des références de facture dues.
Contrôles des encours
Plusieurs paramètres sont disponibles pour contrôler les soldes clients :
L’indicateur du cycle de relance permet d’associer le client à une procédure de relance appelée « cycle ». Ce cycle est défini via les paramètres société (option 68) type 300, 301, 302 et établi un nombre de relance et un le lien entre les niveaux de relance et les lettres de relance. Il est possible d’éditer les documents ou d’exploiter le module d’envois des mails, onglet lettre de relance (1311).
Ne pas relancer : permet d’exclure le client dans le cadre des traitements des lettres de relance.
La nature comptable : est un code associé au client permettant d’isoler ces facturations dans les processus de recouvrement type « génération Dailly » option 1108 du menu.
Encours autorisé : permet de définir une limite du montant d’en cours autorisé avant le blocage du client en saisie de commande
Délai avant blocage : permet de définir une limite au dépassement de l’échéance avant le blocage du client en saisie de commande
Mt Agrément : Montant indiquant la prise en compte du client dans les processus d’affacturage.
Date d’envoi : date limite de la dernière sélection de facture. Alimenté et exploité automatiquement par le processus d’affacturage.
CA Prévisionnel : zone d’information non exploitée dans d’autres programmes.
Les références bancaires : nom, adresse et coordonnées bancaires sont repris dans le cadre des règlements ou de la remise en banque des paiements par traite. Ces informations sont obligatoires suivant le type de règlement. Il est possible de définir la banque par défaut ainsi qu’une liste de banques potentielles accessible par la saisie des règlements clients[7]
Exemple de paramétrage en mode IBAN
Les conditions de paiement attribuent un type de paiement au client et définissent de l’échéance des règlements en mois, jours, numéro de jour. Les codes brasserie et Alcool sont obligatoires.
Cde Divers : permet d’utiliser des modes de règlements différents pour l’ensemble des facturations gérée dans le module de facturation diverse.
Proforma : permet d’utiliser des modes de règlements différents pour l’ensemble des facturations gérées dans le module de facturation proforma.
Indicateur du mandat sepa actif dans le cadre des prélèvements.
Commercial et exploitant
Visite représentant
Pour chaque client il est possible d’attribuer deux représentants[9]; deux jours de visite[10] .
Les zones Représentant 1 et Jour visite 1 sont obligatoires car indispensables à la prise de commande.
Les champs heure de visite représentant et date de delistage sont à titre informatifs et ne sont plus exploitées à ce jour.
Condition livraison
Le délai de livraison en heure est important pour indiquer légalement la validité du document de livraison accompagnant les alcools.
L’adresse de livraison
Si aucune adresse de livraison n’est renseignée, le système prend en compte l’adresse client de l’écran identité par défaut.
Le client palette : positionne par défaut la saisie de commande[11] en quantité palette.
Interdiction de saisie manuelle des gratuités de type « promotion » sur BeVrep.
Les contrats
Information nécessaire pour la maintenance des contrats. Cette table permet d’associer un ou plusieurs codes et libellés d’exploitant à un client et aux contrats spécifiques qui leurs sont associés.[12]
Télévente
L’écran de télévente est destiné au paramétrage des clients afin qu’ils soient intégrés à une liste d’appels pour les télévendeuses.
On attribue donc à chaque client un numéro de télévendeuse, une indication sur la saisonnalité du client, une heure d’appel (ordre d’apparition dans la liste d’appel), un jour d’appel et une fréquence d’appel. L’ensemble de ces paramètres permet de générer automatiquement des listes d’appels dans un module de prise de commande par téléphone.
Date de dernière livraison théorique + fréquence de livraison – délai entre appel et livraison
= jour d’appel télévente
On distingue aussi dans le même écran trois zones de commentaires libres. Le commentaire 3 peut être reporté sur les éditions de factures.
Remarque : Si le paramètre dépôt 3 numéro 30 contient 1 alors les commentaires des clients s’inscrivent au-dessus des adresses sur les factures.
Enfin les notes client sont datés et signés car elles peuvent être alimentées par différentes sources : les télévendeuses, les représentant via le compte rendu BevRep
Les contacts
Les contacts clients sont définis par catégorie et fonction avec leur coordonnées. Ce module de paramètre peut être exploité dans le cadre des envois de document factures, relevés, ristournes et lettres de relances par messagerie (option 1311).
Les remises actives
Elles sont paramétrées pour une période (début et fin), en pourcentage ou en Euros et avec un montant de remise.
Exclusion des remises clients : lorsque les remises clients se remplacent il est possible d’exclure une catégorie de grandes familles articles, familles articles, ou remises articles par la saisie d’une ligne de remise à 0. (Uniquement si les remises clients se remplacent, onglet facturation).
Chacune de ces remises est prise en compte lors de la facturation sauf dans le cas ou l’article est paramétré pour ne pas prendre en compte la remise générale client(voir maintenance des articles, chapitre tarification).
Remises toutes
Tableau récapitulatif de l’ensembles des configurations de remises accordées au client, actives et non actives.
Logistique
Tournée, livreur
Dans Bevor les conditions de livraison client sont prédéfinis, chaque client est associé de fait à une référence de tournée, un livreur, un jour de livraison théorique qui peut être modifié lors du processus d’optimisation des tournées.
Pour chaque client il est possible d’attribuer plusieurs livreurs ainsi que des jours de livraison et les numéros de tournée .
Il est possible paramétrer jusqu’à 3 tournées, livreurs et jours de livraison par client. Les paramètres 1 seront appliqués par défaut pour toutes saisie de commande réalisée par le programme de saisie de commande. En revanche, les paramètres 1 ou 2 seront appliqués par défaut en fonction des jours de visite dans le cadre d’une prise de commande par outil mobile représentant.
Le paramètre 3 est purement informatif et n’est pas exploité automatiquement par les programmes de saisie de commande.
L’ensemble de ces informations sont utilisées dans les programmes de saisie de commande et optimisation des tournées.
En complément il est possible de renseigner quelques particularités et un nom de transporteur.
Autres Conditions de livraison
Indication des jours de fermeture, heures de livraison, condition d’accès, rive apparaissent sur l’édition du bordereau de chargement des tournées.
L’indication de spéciale palette, implique une préparation de la livraison sur une palette pour l’ensemble des produits commandés par le client. Ce paramètre positionnera les quantités à charger pour le client dans un champs spécifique du bordereau de chargement.
Le convoyeur obligatoire et le nombre de convoyeur sont des informations reportées dans le programme d’optimisation des tournées.
Les jours de fermeture sont définis à titre d’information mais ne sont pas bloquants pour la prise de commande.
Les horaires de livraison permettent d’ordonner par défaut les clients pour le chargement.
Paramètres xdock
Le paramètre xdock permet d’identifier que le client sera préparer en méthode de « cross-docking » (la préparation n’est pas réalisé sur le dépôt d’appartenance du client qui ne détient pas de marchandises mais sur le dépôt principal (ou dépôt « mère »).
Optimisation logistique
Détermination des conditions de livraison (profil de livraison client) Il s’agit ici de zones d’information non exploités dans le processus de préparation et livraison (non exploitée).
Conditions particulières
Les deux tableaux de paramètres permettent d’associer d’une part le groupe de facture à des conditions de paiement (mode de paiement et échéance) et le groupe de facture aux frais de facturation.
Si un groupe n’est pas associé à des conditions particulières le système applique les conditions par défaut du client.
Information de suivi CRM
Tableau récapitulatif des informations de compte rendu de visite enregistrée via l’agenda BeVrep et les informations complémentaires de prospection.
Information complémentaire accès client « espace internet »
