Promotions manuelles et automatiques

Il existe deux méthodologies de création des promotions en fonction de votre d’organisation, à savoir :

• Les promotions dites « nationales » définies à partir des articles nationaux.
• Les promotions dites « locales » définies à partir des articles locaux.

Les options utilisées seront donc différentes mais quel que soit le mode d’organisation de la société, la méthodologie d’application est la même et s’appuie sur les principes suivants :

1. La définition des catégories de promotion (1055/880) : La constitution des catégories de promotion est facultative. Elle permet de regrouper les produits en catégorie et d’élaborer la promotion à partir de ces ensembles (= sur une gamme d’articles).
2. La définition des promotions (1056/881) : Cette option permet de configurer la condition initiale permettant le déclenchement de la promotion.
3. L’affectation des promotions (1059/1036): Cette dernière étape permet de déterminer quels sont les clients bénéficiaires de la promotion.

Ci-dessous, un tableau récapitulatif des options à utiliser pour une gestion nationale ou locale des promotions.

	Gestion locale	Gestion nationale
1) Definition des catégories de promotions	Option 1055	Option 880
2) Definition des promotions	Option 1056	Option 881
3) Affectation des promotions	Option 1059	Option 1036

REMARQUE :

Afin de pouvoir créer des promotions dites « locales », il est nécessaire d’activer, au préalable, le paramètre dépôt (option 68) type 118, num 121 (Voir ci-contre)

 

Comment créer des catégories de promotions (880 ou1055)?

Cet écran permet de regrouper un ensemble d’articles sur une même gamme pour pouvoir déclencher des promotions en conditions initiales,

Le cadre sur fond jaune (situé en haut de cet écran) permet de rechercher les catégories de promotions déjà existantes. Un double clic dans la case « Catégorie début » permet de visualiser et sélectionner une liste de catégories déjà créée.

Il est aussi possible de faire une recherche par le libellé d’un article afin d’afficher toutes les catégories de promotions contenant cet article

Etape 1 : Définir les catégories des promotions. Dans la zone « Catégories » :

1. Colonne « Numéro » : elle permet de renseigner un numéro de promotion.
2. Colonne « Libellé » : elle correspond au libellé de la gamme d’articles à créer (exemple : COCA).
3. Colonne « Date de création » : elle se renseigne automatiquement avec la date du jour et elle n’est pas modifiable.

Etape 2 : Sélectionner les articles à associer à cette catégorie. Dans la zone « Articles » :

Cette partie permet d’associer un ensemble d’articles à cette promotion. Ils sont identifiés par le type de facturation définit dans leur fiche article (col ou emballage…).

1. Champ « Insertion par libellé » : Permet d’afficher une liste de choix d’un ensemble d’articles par libellé. Pour cela, taper le nom de l’article recherché et appuyer sur la touche « Entrée ». La liste des articles apparait à l’écran (voir image 10 ci-dessous).
2. Sélectionner les articles à affecter à cette catégorie.
3. Appuyer sur le bouton « valider ».
4. Cliquer sur la disquette

   

   pour enregistrer la catégorie nouvellement créée.

La catégorie créée devient disponible dans l’option « Définition d’une promotion ».

ATTENTION Il n’est pas possible de :

• Mélanger, dans une même catégorie, des articles facturés au col et des articles facturés à l’emballage.
• Renseigner deux fois le même article

Bon à savoir : Après avoir enregistré la nouvelle catégorie de promotion, la liste de choix affichera uniquement les articles qui ne sont pas encore associés à cette catégorie et ayant le même conditionnement.

Comment créer une promotion « automatique » (881 ou 1056)?

Une promotion se définit sur deux types de critères :

• les conditions d’application d’une promotion,
• la nature de la promotion (promotion, dégustation ou remise).

Description de l’écran de « définition des promotions »

La partie supérieure de l’écran (identifiée par un fond jaune) permet de rechercher des promotions déjà existantes en fonction de plusieurs critères de recherche.

Le bouton « afficher la liste » permet de faire apparaitre toutes les promotions définies.

Procédure de création d’une promotion :

Etape 1 : Renseigner la zone « Promotions « 

1. Si nécessaire, rajouter une nouvelle ligne de saisie à l’aide de la touche F6 du clavier.
2. Colonne « N° Promo » : Création d’un numéro de promotion.

Pour une meilleure lisibilité, il est fortement recommandé de commencer par le numéro de l’année, du mois et suivi du numéro de promotion. Ainsi, les promotions les plus récentes s’afficheront en bas de cette zone.

Exemple : pour la création de la dixième promotion de septembre de 2018 : 18090010.

1. Colonne « N° Class » : Ce numéro est indépendant du numéro de promotion. Il permet de déterminer l’ordre d’application des promotions qui possèdent le même article. En effet, un client ne peut pas cumuler des promotions dont la condition initiale et/ou de promotion contient un même article. Le système informatique évaluera la promotion à appliquer en fonction du numéro de classement de la promotion.
2. Colonne « Libellé » : Nommer la promotion.
3. Colonne « date début » & « date de fin » : Permet de définir une date de commencement et de fin de la promotion. Si la promotion est permanente, il est possible de ne pas renseigner une date de fin.
4. Colonne « Actif » : La promotion sera activée dès le premier jour de son commencement (voir ci-dessus). Si cette case est décochée, la promotion ne sera pas activée.
5. Colonne « Erreur » : Indique que la promotion n’est pas applicable. Généralement à la suite d’un paramétrage
6. incomplet.
7. Colonne « Nbcli Aff » : Informe sur le nombre de clients affecté à cette promotion.

Si cette case est vide, cela peut signifier que la promotion n’a pas encore été affectée aux clients (cf : option 1056 ou 1036).

1. Cliquer sur la disquette

   

   pour enregistrer votre saisie.

Etape 2 : Création de la condition initiale.

Cette étape permet de définir la condition initiale (un article ou une catégorie d’articles) qui va déclencher la promotion.

• Colonne « Type » : Possibilité de choisir entre un article ou une catégorie d’articles.
• Colonne « base et libellé » : Renseigner le code article et son libellé ou sélectionner, à l’aide du double clic, une catégorie.
• Colonne « Qté » : Permet de définir le seuil de quantité à acheter pour déclencher la promotion.
• Colonne « Unité » : Choisir entre un col, un emballage, une palette

A savoir : Il est possible de cumuler plusieurs conditions initiales pour déclencher une promotion. Vous pouvez cumuler des conditions initiales à l’article et selon une catégorie.

Etape 3 : Création de la promotion initiale.

Après avoir défini la condition initiale, il est nécessaire de définir l’article ou la catégorie d’articles qui fera l’objet de la promotion.

• Colonne « Type » : Possibilité choisir entre un article ou une catégorie d’articles.

Pour le choix d’une catégorie, le client aura la possibilité de choisir un nombre d’articles supplémentaires au choix. Exemple : Pour 4 bouteilles achetées dans la catégorie promotion « Teisseire », deux bouteilles supplémentaires sont offertes parfum au choix.

• Colonne « Base et libellé » : Renseigner le code article et son libellé ou sélectionner, à l’aide du double clic, une catégorie.

Zone « Quantité » A renseigner uniquement pour des quantités en gratuité.

• Colonne « Qté » : Permet de définir la quantité à acheter pour déclencher la promotion.
• Colonne « Unité » : Choisir entre un col, un emballage, une palette.
• Colonne « Gratuité » : sélectionner un type de gratuité.

Promotion : aura un impact sur la marge Dégustation : A la charge du fournisseur

• Colonne « Qté Incl » : Permet d’inclure ou non la quantité offerte dans le volume commandé. Par exemple : Si la case est cochée, la quantité offerte sera inclue dans le volume commandé.

A savoir : Lorsqu’une gratuité (ex : au col) est comprise dans la quantité d’emballage de la condition initiale (Ex : Pour 2 cartons de 6 bouteilles de vins achetés, une bouteille offerte), cocher la case « Qté emballage ». Ainsi, les préparateurs de commande ne « casseront pas » un emballage pour préparer l’article offert.

Zone « Valeur » A renseigner uniquement pour des promotions en valeur.

• Colonne « Remise » : Permet de choisir le type de remise. 3 choix possibles :
• € : permet de déduire un montant en euro. Par ex : 0.50 cts de réduction sur le prix de l’article.
• % : permet d’appliquer une réduction en pourcentage sur l’article. Par exemple : 1% de réduction.
• « Tar » : Permet d’appliquer un nouveau prix pour l’article en promotion. Prix initial de l’article en promotion : 1,053. Nouveau Prix : 1,020.
• Colonne « Valeur » : Renseigner la valeur de l’article en promotion en fonction de la remise choisie.
• Colonne « Marge Arr (Eur) » : Cette valeur est utilisée notamment pour corriger la marge et ne pas alerter sur la vente à perte. La valeur inscrite est exclusivement en EURO/COL.
• Colonne « Prix Net » : A cocher si la promotion est un tarif « net de remise ». Attention, en cochant cette case, aucune remise (ni ristourne) ne sera appliquée sur cet article.

• 

  Cliquer sur la disquette

  

  pour enregistrer votre saisie.

Attention : Pour un même article en promotion, il n’est pas possible de cumuler une promotion « en gratuité » et une promotion en « valeur »

Promotion supplémentaire

Il est possible de déterminer des conditions et promotions supplémentaires à partir de la condition et de la promotion initiale.

La zone sur fond jaune « Si les deux conditions sont vraies », située en bas de l’écran (cf : image 16 ci-dessous) permet de définir la méthode d’application de la promotion en saisie des commandes entre la condition initiale et supplémentaire.

Pour cela, il faut choisir entre :

• « Cumuler les deux promotions » : Permet de cumuler la promotion initiale et la promotion supplémentaire.
• « Uniquement la promotion supplémentaire » : Permet d’appliquer uniquement la promotion supplémentaire.

Ces deux indicateurs servent à gérer des paliers dans la promotion.

 

Promotions ponctuelle et les conditions habituelles du client, quelle prédominance?

Il est possible de déterminer la prédominance des conditions habituelles du client par rapport à l’application d’une promotion. Ce contrôle est à paramétrer si :

• on ne souhaite pas cumuler la ou les promotion(s) ponctuelle(s) et les conditions habituelles de remise du client,
• les conditions de promotion sont moins intéressantes que les conditions habituelles du client. 3 niveaux de paramétrage possible :

0 🡺Pas de contrôle : Le système applique systématiquement la promotion aux clients éligibles. 1  Comparaison promo : prix net facturé client.

2 🡺Comparaison promo : prix net ristourné.

Pour le code 1 et 2 ci-dessus, le système n’applique pas la promotion si cette dernière est moins intéressante que les conditions habituelles de remise sur et hors facture client.

Comment afficher les promotions sur l’espace client?

ATTENTION : Cette fonctionnalité n’est possible que si un espace client est activé pour votre groupe ou société.

Les articles doivent être, au préalable, activés dans l’onglet « espace client » de la fiche article (option 811 ou 907).

Au moment de la définition de la promotion (option 881 ou 1056), il faudra activer la promotion dans le cadre « espace client ».

Etape 1 (obligatoire) : Cocher la case « Promotion Active sur l’espace client ».

Etape 2 : Personnaliser l’affichage de la promotion sur l’espace client. Il est donc possible de donner :

• Un nom à la promotion,
• Une description courte ou longue de la promotion qui sera visible pour le client dans son espace client.

Edition « Définition des promotions » (1114,1115)

L’option 1114 « Définition des promotions locales » ou l’option 1115 « Définition des promotions nationales » permettent de lancer une édition récapitulative des promotions.

L’édition affiche ainsi les condition d’application de la gratuité (définition de la promotion) et les périmètres d’affectation de celle ci.