Comptabilité Matière & déclaration

Le module comptabilité matière permet de maintenir l’ensemble des mouvements des produits soumis à la réglementation fiscale sur les produits alcooliques.

L’utilisation de la comptabilité matière dans Serca Initial s’articule autour de 4 fonctions distinctes :

• Une fonction de paramétrage pour gérer ou non un article en comptabilité matière, pour classer ce dernier et définir son régime d’entrée sortie.
• Une fonction de saisie des numéros de DSAC, des numéros DAC expédiés, des achats en acquit pour le suivi des mouvements.
• Une fonction de gestion des stocks avec mise à jour automatique ou manuelle des mouvements de marchandises.
• Une fonction d’édition permettant de présenter un récapitulatif des mouvements par régime et par catégorie d’article et permettant de calculer les droits à payer.

Le paramétrage des données de base

 La fiche article (907)

Chaque article est identifié comme étant géré (ou non) en comptabilité matière à partir de la maintenance des articles .

Classification : Les articles, habituellement identifiés par Division, Grande famille et famille régie dans la maintenance des articles sont organisés dans la régie par Groupement comptabilité matière dans les éditions récapitulatives en droit suspendu et droit acquitté.

La liste des groupements de comptabilité matière est créé dans la maintenance des paramètres société type 140.

La fiche fournisseur (899)

La maintenance des fournisseurs (899, onglet commerce) permet de définir les régimes d’entrée en fonction des catégories de droits.

La fiche client (901)

Le client achète droit compris ou non (cases des droits cochées ou non).

Les régimes de circulation

Détermination des régimes entrée / sortie par article

 La détermination des régimes entrée / sortie des articles dépend de plusieurs paramètres :

• Le client pour définir le régime de sortie de l’article
• Le fournisseur pour définir le régime d’entrée de l’article.
• L’appartenance ou à la division 20 « alcool régie » de l’article.

Détermination standard des types de régimes entrée / sortie

Division Article	Fournisseur	Facturation Distributeur	Facturation Client	Régime entrée	Régime sortie
Autre que 20	DA	Droits compris	Droits compris	DA	DA
20	DS	Hors droits	Droits compris	DS	DA

Détermination des régimes entrée / sortie par dépôt

Dans le cadre d’une société multi dépôt de distribution, la gestion de la régie peut ne pas être uniformes d’un dépôt à l’autre (fonction de l’agrément de l’administration des douanes). Il est possible de spécifier le régime associé au dépôt (Paramètre dépôt option 69, type 1 Num 30) : Définition du type régime du dépôt DA (droits acquittés ou DS (droits suspendus).

Le numéro d’identification comptabilité matière

Le numéro d’accise de l’entrepôt est identifié dans le libellé plateforme du dépôt (option 69, type 1 numéro 9)

La saisie des numéros régie (DSAC, DAA…)

Les numéros de « vignette DSAC » (dans le cas de vente en congé), les numéros « DAC expédié » (dans le cas de vente en acquits) s’enregistrent manuellement par numéro de facture et code client dans le module régie (option 536)

Cette mise à jour peut être réalisé en automatique avec un partenaire tiers qui détermine et applique la numérotation spécifique des factures alcool.

Les numéros DAC lié aux achats de marchandises alcool sont enregistrés lors de la réception de marchandises (891-665)

La gestion des stocks marchandises et comptabilité matière

Les marchandises alcools sont gérées parallèlement dans le stock marchandises et le stock comptabilité matière.

Automatisation dans la gestion simultanée des stocks

Les entrées s’enregistrent dans Serca Initial par l’intermédiaire de la validation de réception de commande fournisseur, les sorties s’enregistrent lors du calcul des factures, chacune de ces fonctions alimentent simultanément les stocks marchandises et les stocks comptabilité matière.

Régularisations manuelles de la comptabilité matière

Certains mouvements ne peuvent être enregistrés automatiquement, comme la casse (cass), le vol (vol), les périmés (per), les défectueux (def). Ces mouvements imprévisibles par le système sont donc à saisir par l’utilisateur par l’intermédiaire de l’écran de maintenance des mouvements de comptabilité matière^[7] (cf annexe 10). Cette saisie doit être validée pour mettre à jour automatiquement les stocks de marchandises.

Régularisations automatiques des stocks

Les régularisations automatiques sont de deux natures, celles liées aux écarts d’inventaire et celles liées aux changements de régime

Régularisations liées aux écarts d’inventaire

La gestion de la comptabilité matière et la gestion des stocks sont deux gestions distinctes. Chaque mois l’utilisateur enregistre dans le système un état de son stock physique de marchandises et le compare à un état de stock théorique à la même date. Cette procédure permet de définir l’état du nouveau stock théorique qui débutera la nouvelle période d’activité, et génère éventuellement des écritures de régularisation de stock qui symbolisent les écarts d’inventaire.

Ces écarts ne sont pas automatiquement reportés au niveau de la gestion de ces mêmes articles en comptabilité matière ; il faut reporter volontairement (principalement en début et fin d’exercice civil) les écarts d’inventaire au niveau de la comptabilité matière via le programme génération de réguls (option 43)

Régularisation liée au changement de régime

Le régime d’entrée d’une marchandise ne peut être modifié uniquement lors de la réception de marchandises en stock, le bouton CHANGEMENT DE REGIME dans l’écran de maintenance de saisie des réceptions et l’écran de maintenance des réceptions permet de passer automatiquement les mouvements de régularisation.

Cette procédure est généralement exploitée pour les achats de bière « étrangère » en droits suspendus.

Le changement de régime modifie la réception comme ci-dessous :

• Génération de la sortie en DS identique au volume acheté
• Génération simultanée d’une entrée en DA identique au volume

Ce procédé permet de déclencher le paiement des droits sur les volumes d’achat.

Comment contrôler la régie ?

La régie dans BEVOR s’articule autour de trois grands principes d’enregistrement :

 L’exhaustivité des enregistrements : le paramétrage de la maintenance des articles et la mise à jour conjointe des stocks marchandises et stocks comptabilité matière assurent que tous les articles alcool, bière, vin soumis respectivement aux droits de circulation, d’accise ou de consommation sont gérés dans le module régie.

La traçabilité des enregistrements : les mouvements sont identifiés précisément par type (vente, achat, annulation achat, annulation vente), par régime de droit acquitté ou suspendu (vtea : vente en droit acquitté, vtes : vente en droit suspendu) et par numéro chronologique.

L’intégrité des enregistrements :aucun mouvement ne peut être supprimé dans les écrans de maintenance de comptabilité matière et maintenance des mouvements de stocks. Chaque correction souhaitée par l’utilisateur nécessite une écriture de régularisation identifiée par un mouvement spécifique.

Ces principes renforcent l’efficacité des outils de consultation et d’édition du module régie.

Plusieurs écrans de consultation et de contrôle sont disponibles dans le module de régie. On distingue : le contrôle des séquences par numéro de DSAC, la consultation des mouvements par date ou par numéro chronologique.

Le contrôle des séquences par numéro d’empreinte (538)

Le contrôle des numéros d’empreinte permet de s’assurer sur une période donnée de l’exhaustivité et de la bonne chronologie des enregistrements des numéros d’empreinte.

Chaque mouvement est clairement identifié avec une date d’enregistrement, un type de mouvement, un régime d’entrée ou de sortie, un numéro de vignette, un tiers client ou fournisseur, un numéro de pièce… Des boutons de raccourci permette d’accéder aux stocks par année stock.

Une zone « Anomalie » indique un code « ERREUR » dans le cas où la séquence des numéros d’empreinte est erronée et un code « NULL » dans le cas où l’enregistrement du numéro de vignette n’a pas été effectué.

La consultation des mouvements de comptabilité matière

Cet écran permet de visualiser par date l’ensemble des mouvements détaillés sur les régimes d’entrée et de sortie, sur les volumes totaux (quantité saisie * la contenance), sur les volumes alcool (volume total * le degré /100) .

Option 46: Consultation des mouvements par numéro de chrono.

 Les numéros chronologiques sont des compteurs automatiques (un pour les entrées et un pour les sorties), le système utilise un numéro de chrono par opération, exemple :

Une facture génère un numéro de chrono pour tous les articles concernés par la facture ; une réception de marchandises génère un numéro de chrono pour tous les articles concernés par la réception.

De la même manière l’écran de maintenance des mouvements de comptabilité matière permet de consulter les enregistrements sur un ou plusieurs articles pour un ou plusieurs types de mouvements. Il présente en plus les références des fournisseurs ou des clients à l’origine des mouvements.

Option 527 maintenance des mouvements de comptabilité matière

Option 44: Consultation des mouvements de comptabilité matière par article

ce programme permet d’interroger les mouvements en comptabilité matière d’un article sur une période données.

Il est , par ailleurs, possible de filtrer sur 4 mouvements en simultané et le régime DS/DA associé.

Le système affiche par date , mouvement , régime entrée/Sortie, les volumes d’alcool, le volume total, le tiers (client ou fournisseur) et la pièce concernée.

En bout de tableau vous disposez de la date et de l’heure effective de l’enregistrement.

Les éditions de contrôle du stock

Deux éditions permettent d’exercer un contrôle sur l’état des stocks marchandises et comptabilité matière.

Edition contrôle inventaire (533)

L’édition du contrôle d’inventaire permet de visualiser à priori les écarts, entre le stock théorique comptabilité matière calculé par Serca et le stock physique comptabilisé lors de l’inventaire.

Pour chaque article l’édition présente un récapitulatif des mouvements depuis le début d’exercice stock jusqu’à la date renseignée lors de l’édition (cumul des achats, des ventes, de la casse…). Elle présente aussi en volume total et en volume d’alcool pure le stock physique constaté lors de l’inventaire, le stock théorique calculé par le système et enfin les écarts entre ces deux valeurs.

Edition du comparatif stock marchandise et stock comptabilité matière (543)

L’édition du comparatif permet de visualiser les écarts entre stock marchandises et stock comptabilité matière à un instant T.

Le comparatif classe les articles par famille régie et présente à un instant T que l’on peut définir lors du lancement de l’édition, l’état du stock marchandise et l’état du stock comptabilité matière en volume total et en volume d’alcool pure. La différence (M-CM) est présentée dans la colonne écart.

L’édition est réalisée sur le stock marchandises DS ou DA mais pas sur les deux en même temps. Dans le cas où un article est présent dans les deux stocks, cette information est indiquée par un astérisque sur la ligne article.

Les récapitulatifs mensuels

Il existe plusieurs éditions dans le module comptabilité matière :

• La déclaration mensuelle des produits en suspension de droits
• La déclaration mensuelle des produits en droits acquittés
• La liste des mouvements par nature de produit
• La liste des mouvements par numéro chrono

La déclaration mensuelle des produits en suspension de droit (47)

Cette déclaration ne concerne que les articles dont le régime d’entrée est en droits suspendus (DS). L’édition présente un récapitulatif des mouvements d’entrée sortie par article classé par groupement comptabilité matière. Les articles étant soumis aux droits l’édition calcul le montant d’imposition lié à ces mouvements.

Déclaration mensuelle des produits en droits acquittés (48)

L’édition de la déclaration mensuelle en droit acquitté ne concerne que les articles dont le régime d’entrée est en droits acquittés. Cette édition est identique à la déclaration mensuelle en droit suspendu sur le principe du calcul des entrées et des sorties mais ne présente pas de montant de droit à acquitter.

Liste des mouvements par nature de produit (49)

L’édition de la liste des mouvements par nature de produit peut être éditée pour tous les articles dont le régime d’entrée est en DA ou DS

Cette édition présente le récapitulatif des mouvements d’entrées sorties

• Détaillés par facture client et par réception fournisseur
• Classés par groupement comptabilité matière
• Ordonnés par date de réception.

Liste des mouvements par numéro de chrono (50)

L’édition de la liste des mouvements par nature numéro de chrono peut être éditée pour tous les articles dont le régime d’entrées est en DA ou DS.

Cette édition présente le récapitulatif des mouvements d’entrées sorties

• par facture client et par réception fournisseur
• par groupement comptabilité matière
• par numéro de chrono.

Liste par type de mouvement (542)

L’édition de la liste par type de mouvement peut être éditée pour tous les articles dont le régime d’entrées est en DA ou DS

Cette édition présente le récapitulatif des mouvements articles classés par type de mouvement (achat, vente, annulation achat…) ordonné par date de mouvement avec le volume total, le volume d’alcool, le numéro de document (facture, réception…), le numéro DAC / DSAC.

Bordereau des DSAC (539)

L’édition du bordereau des DSAC récapitule les volumes d’alcool facturés en droit suspendu par client et par numéro d’empreinte ( cf annexe 21). Un récapitulatif par nature de produit (AOC, Rhum, ABV…) est présent en fin de liste.

Bordereau des DAC expédié (540)

L’édition du bordereau des DAC expédiés récapitule les volumes d’alcool facturé en droit acquitté par client et par numéro d’empreinte (cf annexe 22). Un récapitulatif par nature de produit (AOC, Rhum, ABV…) est présent en fin de liste.

Bordereau des DAC reçus (541)

L’édition du bordereau des DAC reçus récapitule les volumes d’alcool réceptionnés par fournisseur et par numéro d’empreinte (cf annexe 23).

Un récapitulatif par nature de produit (AOC, Rhum, ABV…) est présent en fin de liste.

Principes de gestion

Récapitulons grâce à un exemple la procédure complète d’enregistrement en comptabilité matière.

Nous prenons comme exemple l’article 877 « pastis 51 100cl », et l’article 13242 fût 50 litres de « côte de Provence AOC rouge ».

Stock départ

Les stocks début de période de ces deux articles sont respectivement de 1 col pour l’article 877 et 50 cols pour le 13242.

Consultation des stocks par article

Cet état de stock est visible aussi dans le cadre de l’édition du stock alcool pur :

Edition du stock alcool pur

Achat de marchandises et mouvements de comptabilité matière

La procédure d’achat est enregistrée dans le module de saisie de commande, et validée dans la saisie des réceptions de marchandises.

ATTENTION : le numéro d’acquit doit être enregistré à l’étape de saisie de réception ou éventuellement dans la maintenance des réceptions de marchandises.

Saisie réception fournisseur et incidence sur les mouvements de stock et comptabilité matière:

Dans notre exemple nous achetons 20 cols de l’article 877 et 500 cols de l’article 13242. Après la validation des réceptions nous constatons dans l’écran de maintenance des mouvements de stock l’enregistrement des mouvements d’achats :

De la même manière ces réceptions de marchandises sont automatiquement enregistrées en comptabilité matière et consultables dans la maintenance des mouvements de comptabilité matière^[13] :

Maintenance des mouvements de comptabilité matière

NB : sur la droite de l’écran vous trouverez des informations supplémentaires telles

que le tiers, le numéro de pièce et le numéro de DAA.

Ventes de marchandises et mouvements de comptabilité matière

La procédure de vente de marchandises est enregistrée dans le module de commande et de facturation client.

Dans notre exemple nous vendons un total de 4 cols de pastis et 300 cols de rosé de Provence que nous pouvons consulter dans la maintenance des mouvements de stock.

De la même manière, la comptabilité matière est automatiquement mise à jour :

Maintenance des mouvements de comptabilité matière

NB : les annulations d’achat et de vente sont, de la même manière, automatiquement reportées en comptabilité matière.

Régularisations de stock et mouvements de comptabilité matière

Dans le cadre d’une régularisation de stock particulière, la mise à jour n’est pas automatique. En effet tous mouvements imprévisibles par le système, ne sont pas mis à jour automatiquement en comptabilité matière.

Dans notre exemple : nous cassons 2 cols de pastis et nous retournons 2 fût défectueux au fournisseur du Rosé de Provence.

Ces mouvements doivent donc être renseignés dans la maintenance des mouvements de stock pour une gestion au plus juste des stocks au quotidien. Si cela n’est pas le cas le prochain inventaire mettra en évidence ces écarts par des mouvements automatiques de régularisation (« regu »).

Dans le cadre d’une maintenance manuelle des mouvements de stock pour des articles gérés en comptabilité matière, ces mouvements doivent être saisis dans la maintenance des mouvements de comptabilité matière, puis validés pour mettre à jour les mouvements de stock.

Ainsi, toute tentative de saisie d’un mouvement manuel dans la maintenance des mouvements de stock, pour nos deux articles, fera apparaître le message suivant :

Dans notre exemple : nous traitons les deux articles de deux manières différentes

• Nous passons le mouvement de casse pour les 2 cols de pastis ; le stock produit est juste et Il n’y a pas d’écart entre la gestion des stocks d’alcool et la gestion de la comptabilité matière.

Maintenance des mouvements de comptabilité matière

Maintenance des mouvements de stock

• Par exemple, nous ne passons pas de mouvement pour les 100 cols de rosé de Provence, le stock n’est pas juste mais il n’y a pas d’écart entre la gestion des stocks et la gestion de la comptabilité matière.

Procédure de fin de mois

La procédure de fin de mois consiste en une saisie d’inventaire (complète ou partielle), la génération des mouvements de régularisation par application de l’inventaire physique sur le stock théorique et par répercussion de ces éventuels écarts en comptabilité matière afin de faire coïncider le stock d’alcool pur après inventaire et le stock indiqué dans la déclaration mensuelle.

Dans notre exemple récapitulons les mouvements enregistrés sur le mois de février :

	STOCK DEB		ACHA		VTE		CASS / RETF		STOCK THEORIQUE
Articles	Stock	CM	Stock	CM	Stock	CM	Stock	CM
877	1	1	20	20	-4	-4	-2	-2	15
13242	50	50	500	500	-300	-300	*	*	250

* Le retour fournisseur de 100 cols pour l’article 13242 n’a pas été enregistré.

Etape 1 : saisie de l’inventaire

Lors de l’inventaire de la fin du mois de février nous saisissons les stocks physiques suivants :

ATTENTION : si l’inventaire est complet, il faut générer dans la saisie d’inventaire le complément à zéro pour les articles non inventoriés. Le bouton « complément à zéro des articles non inventoriés » permet d’ouvrir la fenêtre suivante :

Etape2 : Application de l’inventaire physique

Nous appliquons l’inventaire physique sur le stock théorique de la manière suivante :

Génération de régul

Dans notre exemple le système passe donc une régularisation de stock en automatique liée à l’écart d’inventaire pour l’article 13242.

Maintenance des mouvements de stock

Dans ce cas de figure, si nous éditons le stock d’alcool pur au 01 mars 2002 et nous éditons la déclaration mensuelle des produits en suspension de droit à la fin du mois de février nous constatons :

Edition du stock d’alcool pur

Edition de la déclaration mensuelle des produits en DS

 

Etape 3 : génération des régularisations en comptabilité matière

Pour rétablir l’identité entre le stock en alcool pur de la gestion des stocks et le stock en alcool pur de la comptabilité matière il faut appliquer les régularisations liées aux écarts d’inventaire sur la comptabilité matière par l’intermédiaire de « la génération des réguls ».

Il est alors possible de visualiser cette “régul” dans la maintenance des mouvements de comptabilité matière :

Maintenance des mouvements de comptabilité matière

Après régularisation au niveau de la comptabilité matière l’édition de la déclaration mensuelle des produits en suspension de droit est désormais conforme au stock d’alcool pur en fin de période :

NB : la régularisation négative de 100 cols est intégrée dans le cumul des quantités imposable en sortie de stock.

La procédure de fin d’année

La procédure de fin d’année est en tout point identique à la procédure de fin de mois, elle comprend la saisie et l’application de l’inventaire physique en tant que stock théorique dans la gestion des stocks produits ; la génération des régularisations d’inventaire dans la gestion de comptabilité matière, l’édition du stock d’alcool pur au 31 décembre et l’édition de la déclaration mensuelle des produits.

Procédure EDI GAMMA

Procédure d’affectation EDI des numéros DSAC, se réalise principalement à partir d’un tableau de bord (Option 1924) qui établit, via un prestataire de service, la communication avec les services des douanes.

Ce programme est indispensable au retour du code CRA pour chaque facture faisant l’objet d’un DSA ou d’un DAE. C’est l’interface permettant d’envoyer les données de Bevor vers le logiciel AKANEA, qui renvoie ensuite ces données retraitées vers les douanes.

Au bout de quelques minutes, les douanes retournent un code CRA par facture (toujours par l’intermédiaire du logiciel AKANEA).

Le code CRA remplace le n° tamponné par la machine SATAS.

Avant le calcul des factures par l’option 45, la colonne est en rouge.

La procédure de communication impose :

Etape 1 : calcul des factures

Option 45 du menu sans édition.

Etape 2 : Envois et réception Gamma

(Option 1924)

Les factures ont été calculées. En Bleu de nombres de DSA à traiter, en Rose le nombre de DAE. Le nombre de DAE et de DSA s’affichent dès que le calcul des factures a été réalisé.

Tant que les factures ne sont pas émises, la colonne apparaît en orange. Pour les émettre, il faut cliquer sur Envoi/Retour GAMMA, soit par tournée, soit globalement pour l’ensemble des tournées.

Au bout de quelques minutes, cliquer encore sur le bouton Envoi/Retour GAMMA, pour intégrer les codes CRA qui sont arrivés dans BEVOR.

Dans l’exemple ci-dessous, 2 tournées attendent le retour de codes CRA. Il est alors utile de cliquer à nouveau sur le bouton Envoi/Retour GAMMA

Lorsque tout est vert, cela veut dire que tous les codes CRA ont été enregistrés.

Dans l’onglet « Détail tournée », vous pouvez visualiser chaque facture avec son code CRA.

Etape 3 Edition des factures

Tous les codes CRA ont été retournés. Il faut ainsi revenir dans l’option 45 pour l’édition des factures.

Le code CRA apparaît en haut à droite de la facture.

Procédure spécifique cash

Dans le cas d’une facture CASH de type DSA ou DAE, la facture se calcule mais ne s’édite pas. Le message suivant apparaît lors du CASH Facture :

Dans l’option 1924, cliquer sur l’Envoi/Retour GAMMA de la tournée concernée par le CASH. Et dès le retour du code CRA ; aller dans l’onglet Détail tournée, puis cliquer sur le bouton « Editer facture » :

Un programme de consultation et contrôle des historiques d’affectation de numéro CRA est disponible en option 1925 Contrôle Gamma.

Procédure EDI Ciel

Paramétrage :

Renseigner les informations du paramètre dépôt 60 num 30 (Option69)

• Chemin : répertoire de destination du ou des fichier(s) XML.
• Nom fichier XSD : Nom du fichier XSD déclaré dans le XML. Le répertoire de ce fichier doit être le même que le chemin du fichier XML.

L’option 2059 (Ciel – DRM – Libellé fiscal) permet de gérer les libellés fiscaux et d’effectuer la correspondance avec les groupements compta matière.

• Colonne Id : Sert de référence pour faire correspondre un libellé fiscal avec un groupement compta matière (Paramètre Dépôt, Type 140).
• Lib Fiscal inf 18 : Libellé fiscal pour les boissons alcoolisées dont le taux d’alcool est inférieur à 18% ou pour les boissons autres que l’alcool.
• Lib inf 18 : Libellé en « clair » du libellé fiscal Inf 18.
• Lib Fiscal Sup 18 : Libellé fiscal pour les boissons alcoolisées dont le taux d’alcool est supérieur ou égal à 18%
• Lib Sup 18 : Libellé en « clair » du libellé fiscal Sup 18.
• Lib Perso : Libellé personnalisé.
• Degrés : Indique si le libellé fiscal correspond à des articles présentant un taux d’alcool.

Exportation XML

Option 2059 (CIEL – Export DRM)

Description

• Période : Format MM-AAAA
• Dossier : Chemin de destination du ou des fichier(s) XML. Par défaut, le chemin du paramètre société alphanumérique 439. Si ce paramètre n’est pas renseigné, ce sera c:\
• Fichier : Nom du fichier XML généré. Composé de DRM_ste_depo_mois_année.xml
• Radio-boutons :
• Complet : Un seul fichier pour tous les types (DS, DA, Empreintes et Boissons sucrées).
• Détail : Un fichier par type. Selon le paramétrage dépôt Type 60, num 20 à 23. Dans ce cas, « _DA », « _DS » ou « _E » sont ajoutés au nom

Onglets

• XML : Affiche le fichier XML généré
• Requête groupe : Affiche le résultat par groupe
• Requête Article : Affiche le résultat par article

Chaque onglet présente la possibilité de filtrer : Par type, DS ou DA et erreur

Génération du fichier

Lors de la génération du fichier, un message indique, de manière générale, les éventuelles erreurs.

Ces erreurs sont des erreurs pour lesquelles ne fichiers ne sera pas accepté par les système CIEL.Elles sont générées lorsque :

• • L’accise n’a pas une longueur de 13 caractères alphanumériques
  • L’accise n’est pas composée de deux caractères alphabétiques puis de 11 caractères alphanumériques.
• Un taux d’alcool inférieur ou égal à 0,5
• Un total sortie négatif