INFORMATIONS GENERALES :
Pour passer en gestion commerciale, chaque fiche doit être validée et préparée à la facturation : chaque fiche représente une ligne de commande participant.
En général, les participants sont un brasseur et un dépositaire : dans ce cas, 2 commandes sont créées (une au brasseur, l’autre au dépositaire).
Le service commercial se charge ensuite de la facturation proprement dite (module commande diverses dossier 61).
Processus de validation des fiches d’entretiens :
Une fiche validée via l’application mobile BeVsanit pourra être visible sur BeVor au bout de 30 minutes et à la condition que le technicien ait bien réalisé une synchronisation de son application.
Les Bons d’entretien seront visibles dans les états des fiches « réalisées non validées ».
Attention : Le refus de sanitation de l’ensemble des Becs (ou la non réalisation de l’ensemble des becs) interdit la validation du bon sur l’application BeVsanit et donc la mise à jour de l’état de la fiche dans BeVor.
Les fiches clients peuvent être recherchées selon plusieurs critères (cf : zone jaune de l’image ci-après).
Cet écran permet de valider les entretiens réalisés afin de pouvoir transformer les fiches d’entretiens en commandes diverses. Sans cela, la facturation ne sera pas possible.
Informations disponibles et/ou à renseigner avant de valider une ou plusieurs fiches TAP :
1) La date de réalisation.
2) Le code action (fait, fait partiellement, annulé, refusé ou client fermé).
3) Les observations éventuelles du monteur.
4) Pour chaque bec : le code action (fait, non fait ou refusé).
5) Enregistrer les modifications.
Bon à savoir : Le bouton « Application autres modifs » permet de saisir des modifications, par exemple, le changement plastique ou autres observations, suppression ou ajout de becs. Les lignes en rouge concernent les clients pour lesquels il y a un retard dans la réalisation des entretiens.
Pour ne visualiser que les fiches d’entretien à valider, à l’aide du filtre « Etat des fiches », sélectionner les fiches « réalisées non validées ».
Pour valider une ou plusieurs fiches, il faudra :1) Renseigner la date de réalisation de la fiche.2) Valider la fiche manuellement ou à l’aide du bouton sélection automatique. Cette action ne sera possible que sur les sur les fiches non passées en commande, faites ou faites partiellement (avec au moins un bec fait), dont la « date de réalisé » est renseignée.3) Cliquer sur le bouton « valider ».
Le système crée une commande par participant (sans passer par la phase devis) avec autant de lignes que de fiches d’entretien à facturer par participant (quantité 1 et prix unitaire par participant).
Ces fiches se retrouvent sur cet écran au niveau des fiches « réalisées non facturées », quand elles ne sont pas encore facturées par le service comptable, et au niveau des fiches « réalisées facturées » pour celles qui ont été validées.
Il est possible de consulter les commandes et les factures générées, via le bouton « cdes et factures » :
Exemple de commandes diverses visibles via le bouton « cdes et factures »
Bon à savoir :
Il est possible d’apporter des modifications aux fiches, lorsqu’elles ne sont pas encore validées. Si vous souhaitez modifier une fiche TAP qui a été validée, il faudra procéder à l’annulation de la commande diverse. Via l’option 479 :
1. Sélectionner la ou les commandes validées à annuler,
2. Cliquer sur le bouton « suppression cds sélectionnées »,
3. Planifier de nouveau le bon d’entretien pour le retrouver dans l’option 1047.
Si ces opérations ne sont pas possibles, cela signifie que la commande a été facturée. Il faudra annuler la facture (voir Edition des factures et avoirs divers (option 480) du présent document.