Présentation
Cette option permet d’identifier et de corriger des écarts entre la base des articles sociétés et la base des articles de la centrale d’achat.
A la suite d’un traitement de nuit, les bases des articles C10 et BeVor sont récupérées et les nouveaux écarts, ou les écarts non traités, sont de nouveaux affichés.
Ces écarts sont classés dans 5 différents onglets (voir le chapitre 2 – Description des onglets. de la présente documentation).
Ces écarts peuvent générer des dysfonctionnements au niveau de :
- L’apparition des articles de la société sur l’espace client,
- La commande d’articles via les flux EDI,
- L’envoi des données statistiques à C10,
Cette option permet de traiter les écarts avec 3 possibilités :
- Corriger les données articles dans BeVor
- Demander à C10 de procéder à la correction du référentiel articles C10
- Accepter l’écart car il est « légitime »
Affichage et recherche des écarts
Pour lancer la recherche, il est possible de :
- Renseigner un libellé article (ex : MARTINI)
- De choisir un affichage des articles selon :
- Tous les écarts ou C10 à 0 (donnée non renseignée dans la base des articles de la centrale d’achat) ou Adhérent à 0 (donnée non renseignée dans la base des articles de l’adhérent) ou Différent (donnée différente entre l’adhérent et la centrale d’achat).
- De choisir un affichage de : Tous les articles ou des articles non traités ou ayant fait l’objet d’une demande de correction auprès de C10 supérieure à 15 jours ou des articles ayant fait l’objet d’une demande de correction auprès de C10 inférieure à 15 jours.
- Le bouton « Afficher » permet de visualiser les articles concernés par la recherche.
Utilisation des onglets
Chaque onglet permet de classer les différences existantes entre les articles de la société et les articles de la centrale d’achat.
Au-dessus de chaque onglet (voir image 2), l’utilisateur pourra connaître le nombre d’articles avec un écart entre la centrale d’achat et BeVor.
1eronglet « Degrés » : Cet onglet permet d’identifier les écarts liés au degré d’alcool des articles. Pour rappel, cette information se trouve dans l’onglet « description » de la fiche article BeVor
2ème onglet « Code PLF » :
Le code PLF correspond au code qui permet de passer commande auprès de C10. Cet onglet permet donc d’identifier les écarts liés au code plateforme entre la centrale d’achat et la fiche article BeVor. Pour rappel, cette information se trouve dans l’onglet « cde fournisseur » de la fiche article BeVor.
3ème onglet « Consigne » :
Cet onglet permet d’Identifier les écarts détectés sur la consigne à la vente d’un article.
La fiche article de la centrale d’achat ne gère pas de prix de consigne, mais seulement si l’article est ou n’est pas consigné (Oui/Non). De ce fait, il ne sera pas possible de faire une mise à jour automatique dans BeVor depuis cet écran.
Toutefois, lorsque la correction devra se faire sur BeVor, la fiche article s’ouvrira automatiquement après avoir cliqué sur le bouton « BEVOR ». Vous pourrez ainsi procéder à la modification de la donnée manuellement.
Pour rappel, cette information se trouve dans l’onglet « Tarification Tarif » de la fiche article BeVor.
4ème onglet « Qté emballage » :
Cet onglet permet d’identifier les écarts liés aux quantités d’articles par emballage. Pour rappel, cette information se trouve dans l’onglet « Description » de la fiche article BeVor.
5ème onglet « Volume » :
Cet onglet identifie les écarts liés à la quantité de liquide d’un article. Cette information est donnée au litre ou au kilogramme.
Description des colonnes :
Les différentes colonnes de chaque onglet donnent des informations :
- « Origine de l’écart » : informe sur l’origine de l’écart détecté
- « Code AGORA » : correspond au code article de la centrale d’achat
- « Num Article » : correspond au code article de BeVor
- « Libellé article » : correspond au libellé de la fiche article BeVor
- « Libellé C10 » : correspond au libellé de l’article de la centrale d’achat
- Colonne N°6 : Affiche la donnée renseignée dans la fiche article BeVor
- Colonne n°7 : Affiche la donnée renseignée pour l’article de la centrale d’achat.
- « Dern. Dem » : Affiche la date de la dernière demande de modification de l’article auprès de la centrale d’achat.
- « Appliquer la correction au niveau de » : BeVor : Permet de modifier la donnée immédiatement dans la fiche article BeVor, C10 : Permet d’envoyer une demande de modification de la donnée auprès de la centrale d’achat, Accepter l’écart : Aucun écart n’a été identifié par l’utilisateur et les données restent inchangées que ce soit sur BeVor ou la centrale d’achat.
Correction des écarts
Pour modifier une donnée erronée, il faut sélectionner l’article (surligné en jaune) concerné par la modification et choisir le type de correction.
« Appliquer la correction au niveau de BeVor » : En cliquant sur le bouton « BeVor », cette action va corriger un écart identifié dans la fiche article BeVor avec la donnée de votre centrale d’achat.
Cette correction est immédiate et l’article disparaitra de l’écran.
« Appliquer la correction au niveau de C10 » : En cliquant sur le bouton « C10 », un message automatique va leur être envoyé afin de les informer que l’écart identifié provient de leur base articles. L’article sera alors classé en « Articles avec demande C10 < 15 jours » et il disparaîtra complètement quand C10 apportera les corrections.
Au bout de 15 jours, si C10 n’a pas apporté de correction, il sera classé en « Article non traités ou demande > 15jours ».
La partie « demande » (située en bas à gauche de l’option) : Permet de préciser la raison de la demande de modification auprès de votre centrale d’achat. Après avoir saisie le commentaire, il faudra appuyer sur le bouton « Envoyer la demande ».
ATTENTION :
L’article disparaitra :
- Uniquement lorsque la demande aura été traitée par la centrale d’achat.
- Et après le traitement de nuit qui permet de récupérer la base articles de la centrale d’achat afin d’identifier les écarts.
Si l’écart revient, cela signifie que la demande n’est toujours pas traitée, il faudra se rapprocher de votre centrale d’achat.
La partie « Historique » (située en bas à droite de l’option) affiche l’ensemble des demandes envoyées à la centrale d’achat et qui n’ont pas encore été traitées.
« Accepter l’écart » : Aucun écart fonctionnel est constaté et, de ce fait, il n’y a pas de correction à faire ni du côté de la centrale d’achat, ni du côté de l’adhérent. Cela peut être le cas pour l’emballage des BIB qui n’est pas géré de la même manière entre l’adhérent et la centrale d’achat.
Par exemple : un écart est visible dans l’onglet « Qte emballage » pour un 1 BIB de 6 litres de bière. L’adhérent renseigne le nombre de BIB (soit 1 BIB) alors que la centrale d’achat renseigne sur le nombre de litres contenu dans le BIB (soit 6 Litres). L’écart sera visible car le nombre n’est pas le même mais ils correspondent à la même quantité.
Lorsque l’écart est accepté, Il n’y aura plus d’alerte sur cet écart jusqu’à la prochaine modification de la fiche article (côté BeVor ou C10).
Modification du code Agora :
Si vous constatez une erreur en provenance de la centrale d’achat sur le code AGORA d’un article, il est possible de leur envoyer une demande de modification directement à partir de cet écran.
Pour cela, il faut :
- Sélectionner l’article concerné par la demande,
- Cliquer sur le bouton « Modifier le code Agora »,
- La fenêtre de demande s’ouvre et il sera possible de sélectionner le bon code AGORA à l’aide du catalogue C10.
Pour accéder à ce catalogue, il sera nécessaire de cliquer sur le bouton « Consulter les articles C10 ».
- Double-cliquer sur le nouveau code AGORA pour compléter automatiquement la fenêtre de demande,
- Cliquer sur le bouton « Envoyer la demande de modification ».
